የዮኪ ሊን ማሻሻያ - ኩባንያዎች መደበኛ የጥራት ስብሰባዎችን እንዴት ማድረግ አለባቸው?

ክፍል 1

ከስብሰባው በፊት መዘጋጀት—ጥልቅ ዝግጅት ግማሽ ስኬት ነው

[የቀደመውን ሥራ ማጠናቀቅን ይገምግሙ]

በቀደሙት የስብሰባ ቃለ ጉባኤዎች ውስጥ የጊዜ ገደባቸውን የደረሱ የድርጊት ነጥቦች መጠናቀቅን ያረጋግጡ፣ በማጠናቀቂያ ሁኔታ እና ውጤታማነት ላይ ያተኩሩ። ማንኛውም የመፍትሄ ስራ ካልተጠናቀቀ፣ ያልተጠናቀቁበትን ምክንያቶች ይመርምሩ እና ይተንትኑ።

[የተሟላ የጥራት አመልካች ስታቲስቲክስ]

እንደ የመጀመሪያ ማለፊያ ምርት፣ የጥራት ኪሳራ መጠን፣ የቆሻሻ መጣያ መጠን፣ የዳግም ስራ/ጥገና መጠኖች እና የዜሮ ኪሎሜትር ውድቀቶች ያሉ የውስጥ እና የውጭ የጥራት አመልካቾችን ሰብስብ እና ተንትን።

[በወቅቱ የጥራት ክስተቶችን ይተንትኑ]

የምርት ጥራት ችግሮችን በአሃድ፣ በምርት እና በገበያ ይመድቡ። ይህም ፎቶዎችን ማንሳት፣ ዝርዝሮችን መመዝገብ እና የስር መንስኤ ትንተና ማካሄድን ያካትታል። የጥራት ጉዳዮችን ቦታ እና ክስተቶች ለማሳየት፣ መንስኤዎቹን ለመተንተን እና የማስተካከያ እርምጃዎችን ለማዘጋጀት የPPT አቀራረብ ይፍጠሩ።

[የስብሰባ ርዕሶችን አስቀድመው ያብራሩ]

ከስብሰባው በፊት የጥራት ክፍል ኃላፊው ለውይይትና ለመፍትሄ የሚቀርቡ ርዕሶችን መወሰን አለበት። የጥራት አስተዳደር ሰራተኞች ተዛማጅ የስብሰባ ቁሳቁሶችን ለተዛማጅ ክፍሎችና ተሳታፊዎች አስቀድመው ማሰራጨት አለባቸው። ይህም የውይይት ነጥቦቹን አስቀድመው እንዲረዱና እንዲያስቡበት ያስችላቸዋል፣ በዚህም የስብሰባውን ቅልጥፍና ያሻሽላል።

[የኩባንያውን ከፍተኛ አመራሮች እንዲሳተፉ ይጋብዙ]

ሊወያዩባቸው የሚገቡ ቁልፍ ጉዳዮች ከፍተኛ አለመግባባት የሚፈጥሩ እና ስምምነት ላይ ለመድረስ አስቸጋሪ የሚያደርጉ ከሆነ፣ ነገር ግን የውይይት ውጤቶቹ ጥራት ያለው ስራ ላይ ከፍተኛ ተጽዕኖ ያሳድራሉ፣ ሀሳቦችዎን አስቀድመው ለከፍተኛ አመራሮች ያሳውቁ። የእነሱን ይሁንታ ያግኙ እና በስብሰባው ላይ እንዲሳተፉ ይጋብዙ።

መሪዎች በስብሰባው ላይ እንዲገኙ ማድረግ የስብሰባውን አቅጣጫ በቀላሉ ሊወስን ይችላል። ሀሳቦችዎ በመሪዎቹ ዘንድ ተቀባይነት ስላገኙ፣ የስብሰባው የመጨረሻ ውሳኔ እርስዎ የሚጠብቁት ውጤት ይሆናል።

ክፍል 2

በስብሰባው ወቅት ተግባራዊ ማድረግ - ውጤታማ ቁጥጥር ቁልፍ ነው

[መገኘትን ለመረዳት ይግቡ]

የመግቢያ ወረቀት አትም እና ተሳታፊዎች እንዲገቡ ጠይቅ። የመግቢያ ዓላማዎች የሚከተሉት ናቸው፡

1. በቦታው ላይ መገኘትን መቆጣጠር እና ማን እንደቀረ በግልጽ ማሳየት፤

2. ተዛማጅ የግምገማ ስርዓቶች ካሉ ለሚመለከታቸው ግምገማዎች መሰረት ሆኖ ማገልገል፣ በዚህም የሌሎች ክፍሎች ጥራት ላላቸው ስብሰባዎች ያላቸውን ትኩረት ማሳደግ፤

3. ኃላፊነት የሚሰማቸውን ሰዎች የስብሰባ ቀረጻ ለማመቻቸት፡ ሌሎች ክፍሎች የመፍትሄ ጉዳዮችን በኋላ ላይ ተግባራዊ ካላደረጉ ወይም አለማወቅን ከጠየቁ፣ የስብሰባው የመግቢያ ወረቀት እንደ ጠንካራ ማስረጃ ሆኖ ያገለግላል።

[በቀደመው ሥራ ላይ ሪፖርት አድርግ]

በመጀመሪያ፣ ያልተጠናቀቁ ነገሮችን እና ምክንያቶችን ጨምሮ ቀደም ሲል የተከናወኑ ስራዎችን የማጠናቀቂያ ሁኔታ እና ጥራት ሪፖርት ያድርጉ። ቀደም ሲል የተደረጉ የስብሰባ ውሳኔዎችን ተግባራዊ ማድረግ እና የጥራት አመልካቾችን ማጠናቀቅን ሪፖርት ያድርጉ።

[አሁን ስላለው የሥራ ይዘት ተወያዩ]

አስተባባሪው መቆጣጠር እንዳለበት ልብ ይበሉ እናመያዝበስብሰባው ወቅት የንግግር ጊዜ፣ ሂደት እና ጭብጥ። ከስብሰባው ጭብጥ ጋር የማይጣጣም ይዘት መቆም አለበት።

እንዲሁም ቀዝቃዛ ሁኔታዎችን ለማስወገድ ሁሉም ሰው ስለ ቁልፍ የውይይት ነጥቦች እንዲናገር ይምሯቸው።

[የስብሰባ ቀረጻ ሰራተኞችን ያዘጋጁ]

በስብሰባው ወቅት የእያንዳንዱን ክፍል ንግግሮች ዋና ይዘት የሚመዘግቡ የስብሰባ ቀረጻ ባለሙያዎችን መወሰን እና የስብሰባውን የመፍትሄ ነጥቦች መመዝገብ (ይህ ሥራ በጣም አስፈላጊ ነው፣ ምክንያቱም የስብሰባው ዓላማ በእርግጥ ውሳኔዎችን ማዘጋጀት ስለሆነ)።

[ችግሮችን ለማግኘት የሚረዱ ዘዴዎች]

ለተገኙ የጥራት ችግሮች፣ የጥራት ክፍሉ “የጥራት ችግር መዝገብ” (ፎርም) ማዘጋጀት እና ችግሮችን እንደ ባህሪያቸው መመዝገብ አለበት።

የጥራት ክፍሉ የA እና B ክፍል ችግሮችን በመከታተል ላይ ማተኮር እና የችግር አፈታት እድገትን ለማንፀባረቅ የቀለም አስተዳደርን መጠቀም አለበት። በጥራት ወርሃዊ ስብሰባ ላይ፣ በየወሩ፣ በየሩብ ዓመቱ እና በዓመት ወቅታዊ ሪፖርት ማድረግ እና መገምገም (የC ክፍል ችግሮች እንደ ምልከታ ሊተዳደሩ ይችላሉ)፣ ይህም የተለያዩ ችግሮችን መጨመር እና መዝጋትን ያካትታል።

1. የጥራት ችግር ምደባ ደረጃዎች፡

ኤ ክፍል-የቡድን አደጋዎች፣ ተደጋጋሚ ጉድለቶች፣ እንደ ደንቦችን መጣስ ወይም ከህጎች ጋር የሚቃረኑ ተግባራት ያሉ በሰው ልጅ ምክንያቶች የሚፈጠሩ የጥራት ችግሮች።

ቢ ክፍል-እንደ ዲዛይን ወይም ሂደት ባሉ ቴክኒካዊ ምክንያቶች የሚፈጠሩ የጥራት ችግሮች፣ ደንቦች ባለመኖራቸው ወይም ፍጽምና በጎደላቸው ደንቦች ምክንያት የሚከሰቱ የጥራት ችግሮች፣ በቴክኒካል ምክንያቶች እና በአስተዳደር ክፍተቶች ወይም ደካማ አገናኞች ምክንያት የሚከሰቱ የጥራት ችግሮች።  

ሲ ክፍል-መሻሻል የሚያስፈልጋቸው ሌሎች ችግሮች።  

2. እያንዳንዱ የA እና B ክፍል ችግር “የማስተካከያ እና የመከላከያ እርምጃ ሪፖርት ቅጽ” (8D ሪፖርት) ሊኖረው ይገባል፣ ለእያንዳንዱ ችግር አንድ ሪፖርት ማሳካት፣ የችግር-የመከላከያ-ክትትል ወይም የPDCA ዝግ ዑደት መፍጠር አለበት። የመከላከያ እርምጃዎች የአጭር ጊዜ፣ የመካከለኛ ጊዜ እና የረጅም ጊዜ መፍትሄዎችን ማካተት አለባቸው።

በጥራት ወርሃዊ ስብሰባ ላይ፣ ዕቅዱ ተግባራዊ መሆን አለመሆኑን ሪፖርት ማድረግ እና የአተገባበር ውጤቶችን መገምገም ላይ ያተኩሩ።

3. የA ክፍል እና የB ክፍል ችግሮችን ለማስተካከል፣ በፕሮጀክት ላይ የተመሰረቱ የአስተዳደር ዘዴዎችን ይጠቀሙ፣ ልዩ የፕሮጀክት ቡድኖችን ያቋቁሙ እና ችግሮቹን ይተንትኑ።

4. የሁሉም የጥራት ችግሮች መፍትሄ በመጨረሻ ውጤትን ወይም ለውጥን አጠናክሮ መቀጠል አለበት፣ ይህም የረጅም ጊዜ ዘዴ ይሆናል። ይህ የስዕል ወይም የዲዛይን ለውጦችን፣ የሂደት መለኪያ ለውጦችን እና የአሠራር ደረጃዎችን ማሻሻልን ያካትታል ነገር ግን በእነዚህ ብቻ የተወሰነ አይደለም።

5. የጥራት ወርሃዊ ስብሰባ የጥራት ችግሮችን እና የመፍትሄ ሂደቱን ሪፖርት ማድረግ አለበት ነገር ግን የጥራት ወርሃዊ ስብሰባን ለችግሮች መፍትሄ መሰረት ወይም ጥገኛ ማድረግ የለበትም።

ለእያንዳንዱ የጥራት ችግር፣ አንዴ ከተገኘ በኋላ፣ የጥራት ክፍሉ ተዛማጅ ክፍሎችን ማደራጀት እና “የማስተካከያ እና የመከላከያ እርምጃ ሪፖርት ቅጽ” ለማዘጋጀት እና ችግሮችን በዕለት ተዕለት ክትትል ለመፍታት ልዩ ስብሰባዎችን ማድረግ አለበት።

6. አንዳንድ የተዘጉ መፍትሄዎችን ያላዘጋጁ ችግሮች፣ በጥራት ባለው ወርሃዊ ስብሰባ ላይ ሊብራሩ ይችላሉ፣ ነገር ግን አግባብነት ያላቸው ክፍሎች አስቀድመው ለውይይት መዘጋጀት እንዲችሉ ተዛማጅ መረጃዎችን አስቀድመው ማሳወቅ አለባቸው።

ስለዚህ ወርሃዊ የስብሰባ ሪፖርት ቢያንስ ከሁለት የስራ ቀናት በፊት ለተሳታፊዎች መላክ አለበት።

ክፍል 3

ከስብሰባው በኋላ የሚደረግ ክትትል - ተግባራዊነት መሠረታዊ ነው

[ውሳኔዎችን ግልጽ ያድርጉ እና ያወጡ]

ሁሉንም የስብሰባ ውሳኔዎች ግልጽ ማድረግ፣ የተወሰኑ የሥራ ይዘቶችን፣ የጊዜ ኖዶችን፣ የሚጠበቁ ግቦችን፣ የሚሳኩ ውጤቶችን እና ኃላፊነት የሚሰማቸውን ሰዎች እና ሌሎች ቁልፍ ነገሮችን ጨምሮ፣ እና ለኩባንያው ኃላፊ ፊርማ ማረጋገጫ እንዲያቀርቡ ያቅርቡ።

[ክትትል እና ቅንጅት]

የጥራት ክፍሉ የችግሮችን የመፍትሄ አፈጻጸም ሂደት በተከታታይ መከታተል እና የሂደቱን ሂደት በወቅቱ መረዳት አለበት። በአፈፃፀም ወቅት ለሚከሰቱ የተለያዩ ችግሮች፣ በቀጣይ የስራ እድገት ላይ እንቅፋቶችን ለማስወገድ በንቃት ግብረ መልስ መስጠት፣ መነጋገር እና ማስተባበር ያስፈልጋል።