யோக்கி லீன் மேம்பாடு – நிறுவனங்கள் வழக்கமான தரக் கூட்டங்களை எவ்வாறு நடத்த வேண்டும்?

பகுதி 1

கூட்டத்திற்கு முந்தைய தயாரிப்பு—முழுமையான தயாரிப்பே பாதி வெற்றி.

[முந்தைய பணிகளின் நிறைவை மதிப்பாய்வு செய்யவும்]

முந்தைய கூட்டக் குறிப்புகளில் உள்ள, காலக்கெடுவை எட்டிய செயல் திட்டங்கள், அவற்றின் நிறைவு நிலை மற்றும் செயல்திறன் ஆகிய இரண்டின் மீதும் கவனம் செலுத்தி, அவை முடிக்கப்பட்டுள்ளதா எனச் சரிபார்க்கவும். ஏதேனும் தீர்வுப் பணிகள் முடிக்கப்படாமல் இருந்தால், அவை நிறைவடையாததற்கான காரணங்களை ஆராய்ந்து பகுப்பாய்வு செய்யவும்.

[முழுமையான தரக் குறிகாட்டி புள்ளிவிவரங்கள்]

குறிப்பிட்ட காலத்திற்கான முதல்-நிலை உற்பத்தி, தர இழப்பு விகிதம், கழிவு இழப்பு விகிதம், மறுவேலை/பழுதுபார்ப்பு விகிதங்கள் மற்றும் பூஜ்ஜிய-கிலோமீட்டர் தோல்விகள் போன்ற உள் மற்றும் வெளித் தரக் குறிகாட்டிகளைச் சேகரித்துப் பகுப்பாய்வு செய்யவும்.

[இக்காலகட்டத்தில் நிகழ்ந்த தரச் சம்பவங்களைப் பகுப்பாய்வு செய்யவும்]

தயாரிப்புத் தரப் பிரச்சனைகளை அலகு, தயாரிப்பு மற்றும் சந்தை வாரியாக வகைப்படுத்துங்கள். இதில் புகைப்படங்கள் எடுப்பது, விவரங்களைப் பதிவு செய்வது மற்றும் மூல காரணப் பகுப்பாய்வு செய்வது ஆகியவை அடங்கும். தரப் பிரச்சனைகளின் இருப்பிடம் மற்றும் நிகழ்வுகளைக் காண்பிக்கவும், காரணங்களைப் பகுப்பாய்வு செய்யவும், மற்றும் சரிசெய்யும் நடவடிக்கைகளை வகுக்கவும் ஒரு PPT விளக்கக்காட்சியை உருவாக்குங்கள்.

[கூட்டத்தின் தலைப்புகளை முன்கூட்டியே தெளிவுபடுத்திக் கொள்ளவும்]

கூட்டத்திற்கு முன்பு, தரத் துறை மேலாளர் விவாதம் மற்றும் தீர்வுக்கான தலைப்புகளைத் தீர்மானிக்க வேண்டும். தர மேலாண்மைப் பணியாளர்கள், தொடர்புடைய கூட்டப் பொருட்களை சம்பந்தப்பட்ட பிரிவுகளுக்கும் பங்கேற்பாளர்களுக்கும் முன்கூட்டியே விநியோகிக்க வேண்டும். இது, அவர்கள் விவாதப் பொருட்களை முன்கூட்டியே புரிந்துகொண்டு பரிசீலிக்க உதவுகிறது, அதன் மூலம் கூட்டத்தின் செயல்திறனை மேம்படுத்துகிறது.

[நிறுவனத்தின் மூத்த தலைவர்களைக் கலந்துகொள்ள அழைக்கவும்]

விவாதிக்கப்படவிருக்கும் முக்கியத் தலைப்புகள் கணிசமான கருத்து வேறுபாடுகளை ஏற்படுத்தி, ஒருமித்த கருத்தை எட்டுவதைக் கடினமாக்கக்கூடும் என்றாலும், அந்த விவாதத்தின் முடிவுகள் பணியின் தரத்தில் பெரும் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் எனில், உங்கள் யோசனைகளை மூத்த தலைவர்களிடம் முன்கூட்டியே தெரிவியுங்கள். அவர்களின் ஒப்புதலைப் பெற்று, கூட்டத்தில் பங்கேற்க அவர்களை அழையுங்கள்.

தலைவர்கள் கூட்டத்தில் கலந்துகொள்வது, கூட்டத்தின் போக்கை எளிதில் தீர்மானித்துவிடும். உங்கள் யோசனைகள் தலைவர்களால் ஏற்கெனவே அங்கீகரிக்கப்பட்டுவிட்டதால், கூட்டத்தின் இறுதித் தீர்மானம் நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் முடிவாகவே அமையும்.

பகுதி 2

கூட்டத்தின் போது செயல்படுத்துதல்—செயல்திறன் மிக்க கட்டுப்பாடு முக்கியமானது

[வருகைப் பதிவைப் புரிந்துகொள்ள உள்நுழையவும்]

வருகைப் பதிவுத் தாளை அச்சிட்டு, பங்கேற்பாளர்களைக் கையொப்பமிடச் சொல்லுங்கள். கையொப்பமிடுவதன் நோக்கங்கள்:

1. பணியிடத்தில் வருகையைக் கட்டுப்படுத்தவும், யார் வரவில்லை என்பதைத் தெளிவாகக் குறிப்பிடவும்;

2. தொடர்புடைய மதிப்பீட்டு முறைகள் இருக்கும் பட்சத்தில், பொருத்தமான மதிப்பீடுகளுக்கு ஓர் அடிப்படையாகச் செயல்படுவதன் மூலம், தரக் கூட்டங்கள் மீதான பிற துறைகளின் கவனத்தை மேம்படுத்துதல்;

3. கூட்டத்திற்குப் பொறுப்பான நபர்களின் வருகையைப் பதிவு செய்வதை எளிதாக்குவதற்கு. மற்ற துறைகள் பின்னர் தீர்வு விடயங்களைச் செயல்படுத்தத் தவறினாலோ அல்லது அறியாமையைக் காரணம் காட்டினாலோ, கூட்ட வருகைப் பதிவேடு ஒரு வலுவான சான்றாகப் பயன்படும்.

[முந்தைய பணிகள் குறித்த அறிக்கை]

முதலில், முடிக்கப்படாத பணிகள் மற்றும் அதற்கான காரணங்கள், அத்துடன் அபராதச் சூழ்நிலைகள் உட்பட, முந்தைய பணிகளின் நிறைவு நிலை மற்றும் தரம் குறித்து அறிக்கை அளிக்கவும். முந்தைய கூட்டத் தீர்மானங்களின் செயலாக்கம் மற்றும் தரக் குறிகாட்டிகளின் நிறைவு குறித்தும் அறிக்கை அளிக்கவும்.

[தற்போதைய பணி உள்ளடக்கம் குறித்து விவாதிக்கவும்]

நெறியாளர் கட்டுப்படுத்த வேண்டும் என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ளவும்புரிதல்கூட்டத்தின் போது பேசும் நேரம், முன்னேற்றம் மற்றும் கருப்பொருள். கூட்டத்தின் கருப்பொருளுக்கு முரணான உள்ளடக்கம் நிறுத்தப்பட வேண்டும்.

மேலும், சங்கடமான சூழல்களைத் தவிர்ப்பதற்காக, முக்கிய விவாதப் பொருள்கள் குறித்து அனைவரும் பேசுவதற்கு வழிகாட்டுங்கள்.

[கூட்டப் பதிவுப் பணியாளர்களை ஏற்பாடு செய்தல்]

கூட்டத்தின் போது ஒவ்வொரு பிரிவினரின் உரைகளின் முக்கிய உள்ளடக்கத்தையும், கூட்டத் தீர்மான அம்சங்களையும் பதிவு செய்ய, கூட்டப் பதிவாளர்களை நியமிக்கவும் (கூட்டத்தின் உண்மையான நோக்கமே தீர்மானங்களை உருவாக்குவது என்பதால், இந்தப் பணி மிகவும் முக்கியமானது).

[பிரச்சனைகளைக் கண்டறிவதற்கான முறைகள்]

கண்டறியப்பட்ட தரப் பிரச்சனைகளுக்காக, தரத் துறையானது, பிரச்சனைகளை அவற்றின் தன்மைக்கு ஏற்ப ABC எனத் தரம் பிரித்து, ஒரு “தரப் பிரச்சனைப் பதிவேட்டை” (படிவம்) உருவாக்கி, அப்பிரச்சனைகளைப் பதிவு செய்ய வேண்டும்.

தரக் கட்டுப்பாட்டுத் துறை, 'ஏ' மற்றும் 'பி' வகுப்புப் பிரச்சனைகளைப் பின்தொடர்வதில் கவனம் செலுத்த வேண்டும், மேலும் பிரச்சனை தீர்க்கும் முன்னேற்றத்தைப் பிரதிபலிக்க வண்ண மேலாண்மையைப் பயன்படுத்த வேண்டும். தரக் கட்டுப்பாட்டு மாதாந்திரக் கூட்டத்தில், பல்வேறு பிரச்சனைகளைச் சேர்ப்பது மற்றும் முடிப்பது உட்பட, மாதம், காலாண்டு மற்றும் ஆண்டு வாரியாக காலமுறை அறிக்கையிடல் மற்றும் மீளாய்வை நடத்த வேண்டும் ('சி' வகுப்புப் பிரச்சனைகளைக் கண்காணிப்பு அம்சங்களாக நிர்வகிக்கலாம்).

1. தரப் பிரச்சினை வகைப்பாட்டுத் தரநிலைகள்:

ஒரு வகுப்பு–தொகுதி விபத்துகள், தொடர்ச்சியான குறைபாடுகள், விதிமுறைகளை மீறுதல் அல்லது விதிகளுக்கு எதிராகச் செயல்படுதல் போன்ற மனிதக் காரணிகளால் ஏற்படும் தரப் பிரச்சனைகள்.

பி வகுப்பு–வடிவமைப்பு அல்லது செயல்முறை போன்ற தொழில்நுட்பக் காரணிகளால் ஏற்படும் தரப் பிரச்சனைகள், ஒழுங்குமுறைகள் இல்லாததாலோ அல்லது முழுமையற்ற விதிகளாலோ ஏற்படும் தரப் பிரச்சனைகள், தொழில்நுட்பக் காரணிகள் மற்றும் நிர்வாகக் குறைபாடுகள் அல்லது பலவீனமான இணைப்புகள் ஆகிய இரண்டினாலும் ஏற்படும் தரப் பிரச்சனைகள்.  

சி வகுப்பு–மேம்படுத்தப்பட வேண்டிய மற்ற பிரச்சனைகள்.  

2. ஒவ்வொரு A மற்றும் B வகுப்புப் பிரச்சனைக்கும் ஒரு “திருத்த மற்றும் தடுப்பு நடவடிக்கை அறிக்கைப் படிவம்” (8D அறிக்கை) இருக்க வேண்டும். இதன் மூலம், ஒரு பிரச்சனைக்கு ஒரு அறிக்கை என்ற அளவில், பிரச்சனை-எதிர் நடவடிக்கை-பின்தொடர்தல் (PDCA) என்ற ஒரு மூடிய சுழற்சி உருவாகும். எதிர் நடவடிக்கைகளில் குறுகிய கால, நடுத்தர கால மற்றும் நீண்ட காலத் தீர்வுகள் அடங்கியிருக்க வேண்டும்.

மாதாந்திர தரக் கூட்டத்தில், திட்டம் செயல்படுத்தப்பட்டுள்ளதா என்பது குறித்த அறிக்கை அளிப்பதிலும், செயலாக்கத்தின் விளைவுகளை மதிப்பீடு செய்வதிலும் கவனம் செலுத்த வேண்டும்.

3. 'ஏ' பிரிவு மற்றும் சில 'பி' பிரிவு சிக்கல்களின் திருத்தப் பணிக்காக, திட்ட அடிப்படையிலான மேலாண்மை முறைகளைப் பயன்படுத்தி, சிறப்புத் திட்டக் குழுக்களை அமைத்து, சிக்கல்களைத் திட்டங்களாகப் பிரிக்கவும்.

4. அனைத்து தரப் பிரச்சனைகளுக்குமான தீர்வு, இறுதியில் ஒரு உறுதியான வெளியீட்டையோ அல்லது உருமாற்றத்தையோ ஏற்படுத்தி, ஒரு நீண்ட கால செயல்முறையாக மாற வேண்டும். இதில் வரைபடம் அல்லது வடிவமைப்பு மாற்றங்கள், செயல்முறை அளவுரு மாற்றங்கள், மற்றும் செயல்பாட்டுத் தரங்களின் மேம்பாடு ஆகியவை அடங்கும், ஆனால் இவை மட்டுமே அல்ல.

5. தரத்திற்கான மாதாந்திரக் கூட்டத்தில், தரப் பிரச்சனைகள் மற்றும் அவற்றின் தீர்வு முன்னேற்றம் குறித்து அறிக்கை அளிக்கப்பட வேண்டும்; ஆனால், பிரச்சனைகளைத் தீர்ப்பதற்கான ஒரு கருவியாகவோ அல்லது சார்ந்திருக்கும் நிலையாகவோ அந்தக் கூட்டம் அமையக்கூடாது.

ஒவ்வொரு தரப் பிரச்சனையும் கண்டறியப்பட்டவுடன், தரத் துறையானது தொடர்புடைய துறைகளை ஒருங்கிணைத்து சிறப்புக் கூட்டங்களை நடத்தி, அன்றாடப் பின்தொடர் நடவடிக்கைகளில் பிரச்சனைகளைத் தீர்க்கும் வகையில், ஒரு “திருத்த மற்றும் தடுப்பு நடவடிக்கை அறிக்கைப் படிவத்தை” விவாதித்து உருவாக்க வேண்டும்.

6. முழுமையான தீர்வுகள் உருவாகாத சில சிக்கல்களைப் பற்றி தர மதிப்பீட்டு மாதக் கூட்டத்தில் விவாதிக்கலாம், ஆனால் சம்பந்தப்பட்ட துறைகள் விவாதத்திற்கு முன்கூட்டியே தயாராகும் வகையில், அவர்களுக்குத் தேவையான தகவல்கள் முன்கூட்டியே தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.

எனவே, மாதாந்திர கூட்ட அறிக்கை பங்கேற்பாளர்களுக்குக் குறைந்தபட்சம் 2 வேலை நாட்களுக்கு முன்னதாக அனுப்பப்பட வேண்டும்.

பகுதி 3

கூட்டத்திற்குப் பிறகான தொடர் நடவடிக்கை—செயல்படுத்துதல் அடிப்படையானது

[தீர்மானங்களைத் தெளிவுபடுத்தி அவற்றை வெளியிடவும்]

குறிப்பிட்ட பணி உள்ளடக்கம், காலக்கெடு, எதிர்பார்க்கப்படும் இலக்குகள், வழங்கப்பட வேண்டியவை, பொறுப்பான நபர்கள் மற்றும் பிற முக்கிய கூறுகள் உள்ளிட்ட அனைத்து கூட்டத் தீர்மானங்களையும் தெளிவுபடுத்தி, கையொப்ப உறுதிப்படுத்தலுக்காகப் பொறுப்புள்ள நிறுவனத் தலைவரிடம் சமர்ப்பிக்கவும்.

[கண்காணிப்பு மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு]

தரக் கட்டுப்பாட்டுத் துறை, தீர்வு தொடர்பான விஷயங்களின் செயலாக்க செயல்முறையைத் தொடர்ந்து கண்காணித்து, முன்னேற்றத்தை உரிய நேரத்தில் அறிந்துகொள்ள வேண்டும். செயலாக்கத்தின் போது எழும் பல்வேறு சிக்கல்களுக்கு, அடுத்தடுத்த பணிகள் சீராக நடைபெறுவதற்கான தடைகளை நீக்க, முனைப்புடன் பின்னூட்டம் அளித்து, தொடர்புகொண்டு, ஒருங்கிணைக்க வேண்டும்.