योकी लीन इम्प्रूव्हमेंट – कंपन्यांनी नियमित गुणवत्ता बैठका कशा घ्याव्यात?

भाग १

बैठकीपूर्वीची तयारी—सखोल तयारी म्हणजे अर्धे यश

[मागील कामाच्या पूर्ततेचा आढावा घ्या]

मागील बैठकीच्या इतिवृत्तातील ज्या कृती-मुद्द्यांची अंतिम मुदत उलटून गेली आहे, त्यांची पूर्तता तपासा; पूर्ततेची स्थिती आणि परिणामकारकता या दोन्हींवर लक्ष केंद्रित करा. जर कोणतेही निराकरणाचे काम अपूर्ण राहिले असेल, तर ते पूर्ण न होण्याची कारणे शोधा आणि त्यांचे विश्लेषण करा.

[संपूर्ण गुणवत्ता निर्देशक आकडेवारी]

कालावधीसाठी अंतर्गत आणि बाह्य गुणवत्ता निर्देशक गोळा करा आणि त्यांचे विश्लेषण करा, जसे की फर्स्ट-पास यील्ड, गुणवत्ता घट दर, स्क्रॅप घट दर, पुनर्काम/दुरुस्ती दर आणि शून्य-किलोमीटरमधील बिघाड.

[कालावधीतील गुणवत्ताविषयक घटनांचे विश्लेषण करा]

उत्पादनाच्या गुणवत्तेतील समस्यांचे युनिट, उत्पादन आणि बाजारपेठेनुसार वर्गीकरण करा. यामध्ये फोटो काढणे, तपशील नोंदवणे आणि मूळ कारणाचे विश्लेषण करणे यांचा समावेश आहे. गुणवत्तेच्या समस्यांचे स्थान आणि स्वरूप दर्शवण्यासाठी, कारणांचे विश्लेषण करण्यासाठी आणि सुधारणात्मक उपाययोजना तयार करण्यासाठी एक पीपीटी सादरीकरण तयार करा.

बैठकीचे विषय अगोदरच स्पष्ट करा

बैठकीपूर्वी, गुणवत्ता विभागाच्या व्यवस्थापकाने चर्चेचे आणि निराकरणाचे विषय निश्चित केले पाहिजेत. गुणवत्ता व्यवस्थापन कर्मचाऱ्यांनी संबंधित विभागांना आणि सहभागींना बैठकीचे संबंधित साहित्य आगाऊ वितरित केले पाहिजे. यामुळे त्यांना चर्चेचे मुद्दे आधीच समजून घेता येतात आणि त्यावर विचार करता येतो, परिणामी बैठकीची कार्यक्षमता सुधारते.

कंपनीच्या वरिष्ठ नेत्यांना उपस्थित राहण्यासाठी आमंत्रित करा.

जर चर्चेच्या मुख्य विषयांवरून मोठे मतभेद होण्याची आणि एकमत होणे कठीण होण्याची शक्यता असेल, पण तरीही चर्चेच्या परिणामांचा कामाच्या गुणवत्तेवर मोठा प्रभाव पडणार असेल, तर आपल्या कल्पना वरिष्ठ नेत्यांशी आगाऊ संवाद साधून त्यांना कळवा. त्यांची मंजुरी मिळवा आणि त्यांना बैठकीत सहभागी होण्यासाठी आमंत्रित करा.

नेत्यांच्या उपस्थितीमुळे सभेची दिशा सहजपणे ठरवता येते. तुमच्या कल्पनांना नेत्यांकडून आधीच मान्यता मिळालेली असल्यामुळे, सभेचा अंतिम ठराव तुमच्या अपेक्षेप्रमाणेच असेल.

भाग २

बैठकीदरम्यान अंमलबजावणी—प्रभावी नियंत्रण महत्त्वाचे आहे

उपस्थिती समजून घेण्यासाठी साइन-इन करा

उपस्थिती पत्रक छापा आणि उपस्थितांना त्यावर सही करण्यास सांगा. उपस्थिती नोंदवण्याचे उद्देश खालीलप्रमाणे आहेत:

१. प्रत्यक्ष उपस्थितीवर नियंत्रण ठेवणे आणि कोण अनुपस्थित आहे हे स्पष्टपणे दर्शवणे;

२. संबंधित मूल्यांकन प्रणाली अस्तित्वात असल्यास, संबंधित मूल्यांकनांसाठी आधार म्हणून काम करणे, जेणेकरून इतर विभागांचे गुणवत्तापूर्ण बैठकांकडे असलेले लक्ष वाढेल;

३. बैठकीतील जबाबदार व्यक्तींच्या उपस्थितीची नोंद करणे सुलभ करणे. जर इतर विभागांनी नंतर ठरावातील बाबींची अंमलबजावणी केली नाही किंवा त्याबद्दल अनभिज्ञता दर्शवली, तर बैठकीतील उपस्थितीची नोंद एक भक्कम पुरावा म्हणून काम करते.

[मागील कामाचा अहवाल]

सर्वप्रथम, अपूर्ण कामे आणि त्यांची कारणे, तसेच दंडात्मक परिस्थिती यांचा समावेश करून, मागील कामाच्या पूर्ततेची स्थिती आणि गुणवत्तेवर अहवाल सादर करा. मागील बैठकीतील ठरावांच्या अंमलबजावणीवर आणि गुणवत्ता निर्देशकांच्या पूर्ततेवर अहवाल सादर करा.

सध्याच्या कामाच्या आशयावर चर्चा करा

लक्षात ठेवा की नियंत्रकाने नियंत्रण ठेवले पाहिजे आणिपकडसभेदरम्यान बोलण्याचा वेळ, प्रगती आणि विषय. सभेच्या विषयाशी विसंगत असलेला आशय थांबवला पाहिजे.

तसेच, तणावपूर्ण परिस्थिती टाळण्यासाठी प्रत्येकाला चर्चेच्या महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर बोलण्यास मार्गदर्शन करा.

[बैठकीचे रेकॉर्डिंग करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांची व्यवस्था करा]

सभेदरम्यान प्रत्येक विभागाच्या भाषणांमधील मुख्य मजकूर आणि सभेतील ठरावांचे मुद्दे नोंदवण्यासाठी सभेची नोंद करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांची नेमणूक करा (हे काम खूप महत्त्वाचे आहे, कारण सभेचा उद्देशच मुळात ठराव तयार करणे हा असतो).

समस्या शोधण्याच्या पद्धती

आढळून आलेल्या गुणवत्तेच्या समस्यांसाठी, गुणवत्ता विभागाने समस्यांना त्यांच्या स्वरूपानुसार ABC असे श्रेणीबद्ध करून “गुणवत्ता समस्या नोंदवही” (फॉर्म) तयार करावी आणि समस्यांची नोंद करावी.

गुणवत्ता विभागाने 'अ' आणि 'ब' वर्गाच्या समस्यांचा पाठपुरावा करण्यावर लक्ष केंद्रित करावे आणि समस्या निवारणातील प्रगती दर्शवण्यासाठी रंग व्यवस्थापनाचा वापर करावा. गुणवत्ता विभागाच्या मासिक बैठकीत, महिना, तिमाही आणि वर्षानुसार नियतकालिक अहवाल सादर करावा आणि आढावा घ्यावा ('क' वर्गाच्या समस्या निरीक्षणात्मक बाबी म्हणून हाताळल्या जाऊ शकतात), ज्यामध्ये विविध समस्यांचा समावेश करणे आणि त्या बंद करणे यांचा समावेश असेल.

१. गुणवत्ता समस्या वर्गीकरण मानके:

एक वर्ग–बॅचमधील अपघात, वारंवार होणारे दोष, नियमांचे उल्लंघन करणे किंवा नियमांविरुद्ध काम करणे यांसारख्या मानवी घटकांमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या.

बी वर्ग–डिझाइन किंवा प्रक्रिया यांसारख्या तांत्रिक घटकांमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या, नियमांच्या अभावामुळे किंवा अपूर्ण नियमांमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या, तसेच तांत्रिक घटक आणि व्यवस्थापनातील त्रुटी किंवा कमकुवत दुवे या दोन्हींमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या.  

सी वर्ग–सुधारणा आवश्यक असलेल्या इतर समस्या.  

२. प्रत्येक 'अ' आणि 'ब' वर्गाच्या समस्येसाठी एक "सुधारात्मक आणि प्रतिबंधात्मक कृती अहवाल फॉर्म" (8D अहवाल) असणे आवश्यक आहे, ज्यामुळे प्रत्येक समस्येसाठी एक अहवाल तयार होऊन समस्या-प्रतिबंधात्मक उपाय-पाठपुरावा किंवा PDCA नावाचे एक बंद चक्र तयार होते. प्रतिबंधात्मक उपायांमध्ये अल्पकालीन, मध्यमकालीन आणि दीर्घकालीन उपायांचा समावेश असावा.

मासिक गुणवत्ता बैठकीत, योजनेची अंमलबजावणी झाली आहे की नाही याचा अहवाल देणे आणि अंमलबजावणीच्या परिणामांचे मूल्यांकन करणे यावर लक्ष केंद्रित करा.

३. 'अ' वर्ग आणि काही 'ब' वर्ग समस्यांच्या सुधारणा कार्यासाठी, प्रकल्प-आधारित व्यवस्थापन पद्धतींचा वापर करा, विशेष प्रकल्प संघ स्थापन करा आणि समस्यांचे प्रकल्पीकरण करा.

४. सर्व गुणवत्ता समस्यांचे निराकरण अंतिमतः ठोस उत्पादन किंवा परिवर्तनाचे झाले पाहिजे, जे एक दीर्घकालीन यंत्रणा बनेल. यामध्ये रेखाचित्र किंवा डिझाइनमधील बदल, प्रक्रिया मापदंडांमधील बदल आणि कार्यान्वयन मानकांमध्ये सुधारणा यांचा समावेश आहे, परंतु ते इतकेच मर्यादित नाही.

५. गुणवत्ता मासिक बैठकीत गुणवत्तेशी संबंधित समस्या आणि त्यावरील उपाययोजनांमधील प्रगतीचा अहवाल दिला पाहिजे, परंतु समस्या सोडवण्यासाठी या बैठकीचा वापर एक साधन किंवा अवलंबित्व म्हणून केला जाऊ नये.

प्रत्येक गुणवत्तेची समस्या आढळून आल्यावर, गुणवत्ता विभागाने संबंधित विभागांना एकत्र करून विशेष बैठका घ्याव्यात, त्यावर चर्चा करावी आणि “सुधारात्मक व प्रतिबंधात्मक कृती अहवाल” तयार करून दैनंदिन पाठपुराव्याद्वारे समस्यांचे निराकरण करावे.

६. ज्या समस्यांवर क्लोज्ड-लूप सोल्यूशन्स तयार झालेले नाहीत, त्यांवर गुणवत्ता मासिक बैठकीत चर्चा केली जाऊ शकते, परंतु संबंधित विभागांना संबंधित माहिती आगाऊ कळवली पाहिजे जेणेकरून ते चर्चेसाठी आधीच तयारी करू शकतील.

त्यामुळे, मासिक सभेचा अहवाल उपस्थितांना किमान २ कामकाजाच्या दिवसांपूर्वी पाठवला पाहिजे.

भाग ३

बैठकीनंतरचा पाठपुरावा—अंमलबजावणी अत्यावश्यक आहे

[ठराव स्पष्ट करा आणि जारी करा]

बैठकीतील सर्व ठराव, त्यामध्ये कामाचा विशिष्ट तपशील, वेळेचे टप्पे, अपेक्षित उद्दिष्ट्ये, देय वस्तू, जबाबदार व्यक्ती आणि इतर प्रमुख घटकांसह स्पष्टीकरण द्या आणि स्वाक्षरीच्या पुष्टीसाठी संबंधित कंपनी प्रमुखाकडे सादर करा.

[ट्रॅकिंग आणि समन्वय]

गुणवत्ता विभागाने निराकरण प्रकरणांच्या अंमलबजावणी प्रक्रियेचा सातत्याने मागोवा घेणे आणि प्रगती वेळेवर समजून घेणे आवश्यक आहे. अंमलबजावणीदरम्यान उद्भवणाऱ्या विविध समस्यांसाठी, पुढील कामाची प्रगती सुरळीत होण्यासाठी अडथळे दूर करण्याकरिता सक्रियपणे अभिप्राय द्यावा, संवाद साधावा आणि समन्वय साधावा.