تحسين الجودة وفق منهجية يوكي لين - كيف ينبغي للشركات عقد اجتماعات منتظمة للجودة؟

الجزء الأول

التحضير قبل الاجتماع - التحضير الجيد نصف النجاح

[مراجعة إنجاز العمل السابق]

راجع إنجاز بنود العمل الواردة في محاضر الاجتماعات السابقة والتي انتهت مواعيدها النهائية، مع التركيز على حالة الإنجاز وفعاليته. إذا بقي أي عمل متعلق بالقرارات غير مكتمل، فابحث في أسباب عدم إنجازه وحللها.

[إحصائيات مؤشرات الجودة الكاملة]

جمع وتحليل مؤشرات الجودة الداخلية والخارجية للفترة، مثل نسبة العائد من المحاولة الأولى، ومعدل فقدان الجودة، ومعدل فقدان الخردة، ومعدلات إعادة العمل/الإصلاح، وحالات الفشل عند الصفر كيلومتر.

[تحليل حوادث الجودة خلال الفترة]

صنّف مشاكل جودة المنتج حسب الوحدة والمنتج والسوق. يشمل ذلك التقاط الصور وتسجيل التفاصيل وإجراء تحليل للأسباب الجذرية. أنشئ عرضًا تقديميًا باستخدام برنامج PowerPoint لعرض موقع مشاكل الجودة وظواهرها، وتحليل أسبابها، ووضع تدابير تصحيحية.

[توضيح مواضيع الاجتماع مسبقاً]

قبل الاجتماع، يجب على مدير قسم الجودة تحديد مواضيع النقاش والحلول. وينبغي على موظفي إدارة الجودة توزيع مواد الاجتماع ذات الصلة على الوحدات المعنية والمشاركين مسبقًا. وهذا يُمكّنهم من فهم بنود النقاش ودراستها مسبقًا، مما يُحسّن من كفاءة الاجتماع.

[دعوة كبار قادة الشركة للحضور]

إذا كانت المواضيع الرئيسية التي ستُناقش من المرجح أن تُثير خلافات كبيرة وتُصعّب التوصل إلى توافق في الآراء، ومع ذلك ستؤثر نتائج النقاش بشكل كبير على جودة العمل، فقم بإبلاغ كبار القادة بأفكارك مسبقًا. احصل على موافقتهم وادعوهم للمشاركة في الاجتماع.

إن حضور القادة للاجتماع يُسهم بشكل كبير في تحديد مساره. وبما أن أفكارك قد حظيت بموافقة القادة، فإن القرار النهائي للاجتماع سيكون هو النتيجة التي تتوقعها.

الجزء الثاني

التنفيذ أثناء الاجتماع - التحكم الفعال هو المفتاح

[سجل الدخول لفهم الحضور]

اطبع قائمة تسجيل الحضور واطلب من الحضور تسجيل أسمائهم. أهداف تسجيل الحضور هي:

1. للتحكم في الحضور في الموقع وبيان من هو غائب بوضوح؛

2. لتكون بمثابة أساس للتقييمات ذات الصلة إذا كانت هناك أنظمة تقييم ذات صلة، وبالتالي تعزيز اهتمام الإدارات الأخرى بجودة الاجتماعات؛

3. لتسهيل تسجيل حضور الأشخاص المسؤولين عن الاجتماع. إذا لم تقم الإدارات الأخرى بتنفيذ القرارات لاحقًا أو ادعت عدم معرفتها بها، فإن سجل حضور الاجتماع يُعد دليلًا قويًا.

[تقرير عن الأعمال السابقة]

أولاً، قدم تقريراً عن حالة إنجاز وجودة الأعمال السابقة، بما في ذلك البنود غير المنجزة وأسبابها، بالإضافة إلى حالات الجزاءات. ثم قدم تقريراً عن تنفيذ قرارات الاجتماعات السابقة واستكمال مؤشرات الجودة.

[مناقشة محتوى العمل الحالي]

لاحظ أن على المشرف التحكم ويمسكيجب مراعاة وقت الحديث، والتقدم المحرز، والموضوع الرئيسي للاجتماع. وينبغي إيقاف أي محتوى لا يتوافق مع موضوع الاجتماع.

كما يجب توجيه الجميع للتحدث عن بنود النقاش الرئيسية لتجنب المواقف الباردة.

[ترتيب فريق تسجيل الاجتماع]

تحديد موظفي تسجيل الاجتماعات لتسجيل المحتوى الرئيسي لخطابات كل وحدة أثناء الاجتماع وتسجيل بنود قرارات الاجتماع (هذا العمل مهم للغاية، لأن الغرض من الاجتماع هو في الواقع صياغة القرارات).

[طرق اكتشاف المشكلات]

بالنسبة لمشاكل الجودة التي تم اكتشافها، يجب على قسم الجودة إنشاء "سجل مشاكل الجودة" (نموذج) عن طريق تصنيف المشكلات ABC وفقًا لطبيعتها وتسجيل المشاكل.

ينبغي لقسم الجودة التركيز على متابعة المشكلات المصنفة ضمن الفئتين (أ) و(ب)، واستخدام نظام الألوان لتوضيح التقدم المحرز في حل المشكلات. وفي الاجتماع الشهري للجودة، يُجرى إعداد تقارير دورية ومراجعة شهرية وربع سنوية وسنوية (مع إمكانية إدارة مشكلات الفئة (ج) كبنود للملاحظة)، بما في ذلك إضافة المشكلات المختلفة وإغلاقها.

1. معايير تصنيف مشاكل الجودة:

فئة أ–الحوادث العرضية، والعيوب المتكررة، ومشاكل الجودة الناجمة عن عوامل بشرية مثل انتهاك اللوائح أو العمل ضد القواعد.

الفئة ب–مشاكل الجودة الناجمة عن عوامل تقنية مثل التصميم أو العملية، ومشاكل الجودة الناجمة عن نقص اللوائح أو القواعد غير الكاملة، ومشاكل الجودة الناجمة عن كل من العوامل التقنية والثغرات الإدارية أو نقاط الضعف.  

الفئة ج–مشاكل أخرى تحتاج إلى تحسين.  

٢. يجب أن يتضمن كل مشكلة من الفئتين (أ) و(ب) نموذج تقرير "الإجراءات التصحيحية والوقائية" (تقرير 8D)، بحيث يكون هناك تقرير واحد لكل مشكلة، مما يشكل حلقة مغلقة (PDCA) تتضمن المشكلة، والتدابير المضادة، والمتابعة. ينبغي أن تشمل التدابير المضادة حلولاً قصيرة المدى، ومتوسطة المدى، وطويلة المدى.

في الاجتماع الشهري للجودة، ركز على الإبلاغ عما إذا تم تنفيذ الخطة وتقييم آثار التنفيذ.

3. بالنسبة لأعمال تصحيح مشاكل الفئة أ وبعض مشاكل الفئة ب، استخدم أساليب الإدارة القائمة على المشاريع، وقم بإنشاء فرق مشاريع خاصة، وقم بتحويل المشاكل إلى مشاريع.

4. يجب أن يؤدي حل جميع مشاكل الجودة في نهاية المطاف إلى إنتاج أو تحويل ملموس، ليصبح آلية طويلة الأمد. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تغييرات في الرسومات أو التصميم، وتغييرات في معايير العملية، وتحسين معايير التشغيل.

5. يجب أن يقدم الاجتماع الشهري للجودة تقارير عن مشاكل الجودة والتقدم المحرز في حلها، ولكن لا ينبغي أن يجعل الاجتماع الشهري للجودة أداة أو وسيلة لحل المشاكل.

بالنسبة لكل مشكلة تتعلق بالجودة، بمجرد اكتشافها، يجب على قسم الجودة تنظيم الأقسام ذات الصلة لعقد اجتماعات خاصة لمناقشة وتشكيل "نموذج تقرير الإجراءات التصحيحية والوقائية"، وحل المشكلات في المتابعة اليومية.

6. بالنسبة لبعض المشاكل التي لم يتم التوصل إلى حلول لها، يمكن مناقشتها في الاجتماع الشهري للجودة، ولكن يجب إبلاغ الإدارات المعنية بالمعلومات ذات الصلة مسبقًا حتى تتمكن من الاستعداد للمناقشة مسبقًا.

لذلك، ينبغي إرسال تقرير الاجتماع الشهري إلى الحضور قبل يومين عمل على الأقل.

الجزء الثالث

المتابعة بعد الاجتماع - التنفيذ أمر أساسي

[توضيح القرارات وإصدارها]

قم بتوضيح جميع قرارات الاجتماع، بما في ذلك محتوى العمل المحدد، والمواعيد الزمنية، والأهداف المتوقعة، والمخرجات، والأشخاص المسؤولين، والعناصر الرئيسية الأخرى، وقم بتقديمها إلى قائد الشركة المسؤول للتوقيع عليها وتأكيدها.

[التتبع والتنسيق]

يحتاج قسم الجودة إلى متابعة عملية تنفيذ الحلول بشكل مستمر، ورصد التقدم المحرز في الوقت المناسب. وفي حال ظهور أي مشاكل أثناء التنفيذ، يجب تقديم ملاحظات فعّالة، والتواصل والتنسيق لإزالة أي عقبات تعترض سير العمل بسلاسة.