الجزء الأول
التحضير قبل الاجتماع - التحضير الجيد هو نصف النجاح
[مراجعة إنجاز العمل السابق]
تحقق من اكتمال بنود العمل الواردة في محاضر الاجتماعات السابقة التي وصلت إلى مواعيدها النهائية، مع التركيز على حالة الإنجاز وفعاليته. إذا لم يُنجز أيٌّ من أعمال الحل، فابحث في أسباب عدم الإنجاز وحللها.
[إحصائيات مؤشر الجودة الكاملة]
جمع وتحليل مؤشرات الجودة الداخلية والخارجية للفترة، مثل العائد من المرة الأولى، ومعدل فقدان الجودة، ومعدل فقدان الخردة، ومعدلات إعادة العمل/الإصلاح، والفشل على مسافة صفر كيلومتر.
[تحليل حوادث الجودة خلال الفترة]
صنّف مشاكل جودة المنتج حسب الوحدة والمنتج والسوق. يشمل ذلك التقاط الصور وتسجيل التفاصيل وإجراء تحليل للأسباب الجذرية. أنشئ عرضًا تقديميًا لعرض موقع وظواهر مشاكل الجودة، وتحليل أسبابها، ووضع الإجراءات التصحيحية.
[توضيح مواضيع الاجتماع مسبقًا]
قبل الاجتماع، يجب على مدير قسم الجودة تحديد مواضيع النقاش والحلول. وينبغي على موظفي إدارة الجودة توزيع مواد الاجتماع ذات الصلة على الوحدات المعنية والمشاركين مسبقًا، مما يتيح لهم فهم بنود النقاش والنظر فيها مسبقًا، مما يُحسّن كفاءة الاجتماع.
[دعوة كبار قادة الشركة للحضور]
إذا كان من المرجح أن تُسبب المواضيع الرئيسية المطروحة للمناقشة خلافاتٍ كبيرةً وتُصعّب التوصل إلى إجماع، إلا أن نتائج المناقشة ستؤثر بشكلٍ كبير على جودة العمل، فتواصل مع كبار القادة مُسبقًا بشأن أفكارك. احصل على موافقتهم وادعهم للمشاركة في الاجتماع.
إن حضور القادة للاجتماع يُحدد مساره بسهولة. وبما أن أفكاركم قد حظيت بموافقة القادة، فإن القرار النهائي للاجتماع سيكون النتيجة التي تتوقعونها.
الجزء الثاني
التنفيذ أثناء الاجتماع - الرقابة الفعالة هي المفتاح
[تسجيل الدخول لفهم الحضور]
اطبع ورقة تسجيل الدخول واطلب من الحضور تسجيل الدخول. أغراض تسجيل الدخول هي:
1. للسيطرة على الحضور في الموقع وتوضيح من هو الغائب؛
2. أن تكون بمثابة أساس للتقييمات ذات الصلة إذا كانت هناك أنظمة تقييم ذات صلة، وبالتالي تعزيز اهتمام الإدارات الأخرى بالاجتماعات ذات الجودة؛
٣. لتسهيل تسجيل بيانات المسؤولين عن الاجتماع. في حال عدم تنفيذ الإدارات الأخرى لقرارات لاحقة أو ادعاء عدم معرفتها، تُعدّ ورقة تسجيل الحضور دليلاً قاطعاً.
[تقرير عن العمل السابق]
أولاً، يُرجى تقديم تقرير عن حالة إنجاز وجودة الأعمال السابقة، بما في ذلك البنود غير المكتملة وأسبابها، بالإضافة إلى حالات الغرامات. كما يُرجى تقديم تقرير عن تنفيذ قرارات الاجتماعات السابقة، ومدى استيفاء مؤشرات الجودة.
[مناقشة محتوى العمل الحالي]
لاحظ أن المنسق يجب أن يتحكم ويمسكوقت التحدث، وسير العمل، وموضوع الاجتماع. يجب إيقاف أي محتوى يتعارض مع موضوع الاجتماع.
قم أيضًا بإرشاد الجميع للتحدث حول نقاط المناقشة الرئيسية لتجنب المواقف الباردة.
[ترتيب موظفي تسجيل الاجتماع]
تحديد الموظفين المسؤولين عن تسجيل الاجتماعات لتسجيل المحتوى الرئيسي لخطابات كل وحدة أثناء الاجتماع وتسجيل بنود قرارات الاجتماع (هذا العمل مهم جدًا، حيث أن الغرض من الاجتماع في الواقع هو صياغة القرارات).
[طرق اكتشاف المشكلات]
بالنسبة لمشاكل الجودة التي تم اكتشافها، يجب على قسم الجودة إنشاء "سجل مشاكل الجودة" (نموذج) من خلال تصنيف المشكلات ABC وفقًا لطبيعتها وتسجيل المشاكل.
ينبغي أن يركز قسم الجودة على متابعة مشاكل الفئتين (أ) و(ب)، واستخدام إدارة الألوان لعكس تقدم حل المشاكل. في الاجتماع الشهري للجودة، يُجرى إعداد تقارير ومراجعات دورية حسب الشهر والربع والسنة (يمكن إدارة مشاكل الفئة (ج) كبنود ملاحظة)، بما في ذلك إضافة مشاكل مختلفة وإغلاقها.
1. معايير تصنيف مشاكل الجودة:
فئة أ-حوادث الدفعات، والعيوب المتكررة، ومشاكل الجودة الناجمة عن العوامل البشرية مثل انتهاك اللوائح أو العمل ضد القواعد.
الفئة ب-مشاكل الجودة الناجمة عن عوامل تقنية مثل التصميم أو العملية، ومشاكل الجودة الناجمة عن عدم وجود لوائح أو قواعد غير كاملة، ومشاكل الجودة الناجمة عن العوامل التقنية والثغرات الإدارية أو الروابط الضعيفة.
الفئة C-مشاكل أخرى تحتاج إلى تحسين.
٢. يجب أن يكون لكل مشكلة من الفئتين (أ) و(ب) "نموذج تقرير الإجراءات التصحيحية والوقائية" (تقرير ٨ د)، مع تحقيق تقرير واحد لكل مشكلة، مما يُشكل حلقة مغلقة من متابعة المشكلة والتدابير المضادة أو ما يُعرف بـ PDCA. يجب أن تتضمن التدابير المضادة حلولاً قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى.
في الاجتماع الشهري للجودة، ركز على الإبلاغ عما إذا تم تنفيذ الخطة وتقييم تأثيرات التنفيذ.
3. بالنسبة لأعمال تصحيح مشاكل الفئة أ وبعض مشاكل الفئة ب، استخدم أساليب الإدارة القائمة على المشاريع، وقم بتأسيس فرق مشروع خاصة، وقم بتحليل المشاكل.
٤. يجب أن يُفضي حل جميع مشاكل الجودة في نهاية المطاف إلى إنتاج أو تحويل مُعزز، ليصبح آلية طويلة الأمد. ويشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تغييرات الرسومات أو التصميم، وتغييرات معلمات العملية، وتحسين معايير التشغيل.
5. يجب أن يتضمن الاجتماع الشهري للجودة تقريراً عن مشاكل الجودة والتقدم المحرز في الحل، ولكن لا ينبغي أن يجعل الاجتماع الشهري للجودة رافعة أو اعتماداً لحل المشاكل.
بالنسبة لكل مشكلة جودة، بمجرد اكتشافها، يجب على قسم الجودة تنظيم الأقسام ذات الصلة لعقد اجتماعات خاصة لمناقشة وتشكيل "نموذج تقرير الإجراءات التصحيحية والوقائية"، وحل المشكلات في المتابعة اليومية.
6. بالنسبة لبعض المشاكل التي لم تشكل حلولاً مغلقة، فيمكن مناقشتها في الاجتماع الشهري النوعي، ولكن يجب إبلاغ الأقسام ذات الصلة بالمعلومات ذات الصلة مسبقًا حتى تتمكن من الاستعداد للمناقشة مسبقًا.
لذلك، ينبغي إرسال تقرير الاجتماع الشهري إلى الحضور قبل يومين عمل على الأقل.
الجزء الثالث
المتابعة بعد الاجتماع - التنفيذ أمر أساسي
[توضيح القرارات وإصدارها]
توضيح جميع قرارات الاجتماع، بما في ذلك محتوى العمل المحدد، وعقد الوقت، والأهداف المتوقعة، والمنتجات النهائية، والأشخاص المسؤولين، والعناصر الرئيسية الأخرى، وتقديمها إلى قائد الشركة المسؤول للتأكيد بالتوقيع.
[التتبع والتنسيق]
يجب على قسم الجودة متابعة عملية تنفيذ حلول المشكلات باستمرار، ورصد التقدم في الوقت المناسب. في حال ظهور أي مشاكل أثناء التنفيذ، يجب تقديم الملاحظات والتواصل والتنسيق بفعالية لإزالة العوائق لضمان سير العمل بسلاسة.
وقت النشر: ٧ نوفمبر ٢٠٢٥