ইয়োকি লিন উন্নতি - কোম্পানিগুলির নিয়মিত মানসম্মত সভা কীভাবে করা উচিত?

পর্ব ১

সভার আগে প্রস্তুতি—পূর্ণ প্রস্তুতিই অর্ধেক সাফল্য

[পূর্ববর্তী কাজের সমাপ্তি পর্যালোচনা করুন]

পূর্ববর্তী সভার কার্যবিবরণী থেকে নির্ধারিত সময়ের মধ্যে সম্পন্ন হওয়া কার্যবিবরণীগুলির সমাপ্তি পরীক্ষা করুন, সমাপ্তির অবস্থা এবং কার্যকারিতা উভয়ের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। যদি কোনও সমাধানের কাজ অসম্পূর্ণ থেকে যায়, তাহলে অসম্পূর্ণতার কারণগুলি তদন্ত এবং বিশ্লেষণ করুন।

[সম্পূর্ণ গুণমান নির্দেশক পরিসংখ্যান]

এই সময়ের জন্য অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক মানের সূচক সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ করুন, যেমন প্রথম-পাসের ফলন, গুণমান ক্ষতির হার, স্ক্র্যাপ ক্ষতির হার, পুনর্নির্মাণ/মেরামতের হার এবং শূন্য-কিলোমিটার ব্যর্থতা।

[এই সময়কালে ঘটে যাওয়া গুণগত ঘটনা বিশ্লেষণ করুন]

পণ্যের গুণগত সমস্যাগুলিকে ইউনিট, পণ্য এবং বাজার অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করুন। এর মধ্যে রয়েছে ছবি তোলা, বিশদ রেকর্ড করা এবং মূল কারণ বিশ্লেষণ করা। গুণগত সমস্যার অবস্থান এবং ঘটনা প্রদর্শন, কারণ বিশ্লেষণ এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা প্রণয়নের জন্য একটি PPT উপস্থাপনা তৈরি করুন।

[সভার বিষয়গুলি আগে থেকেই স্পষ্ট করুন]

সভার আগে, মান বিভাগের ব্যবস্থাপককে আলোচনা এবং সমাধানের বিষয়গুলি নির্ধারণ করতে হবে। মান ব্যবস্থাপনা কর্মীদের উচিত সংশ্লিষ্ট ইউনিট এবং অংশগ্রহণকারীদের কাছে প্রাসঙ্গিক সভার উপকরণগুলি আগে থেকেই বিতরণ করা। এটি তাদের আলোচনার বিষয়গুলি আগে থেকেই বুঝতে এবং বিবেচনা করতে সাহায্য করে, যার ফলে সভার দক্ষতা উন্নত হয়।

[উর্ধ্বতন কোম্পানির নেতাদের উপস্থিত থাকার জন্য আমন্ত্রণ জানান]

যদি আলোচিত গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি উল্লেখযোগ্য মতবিরোধের কারণ হতে পারে এবং ঐকমত্য অর্জনে অসুবিধা সৃষ্টি করে, তবুও আলোচনার ফলাফল কাজের মানকে ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করে, তাহলে আপনার ধারণাগুলি সিনিয়র নেতাদের সাথে আগে থেকেই যোগাযোগ করুন। তাদের অনুমোদন নিন এবং সভায় অংশগ্রহণের জন্য তাদের আমন্ত্রণ জানান।

নেতাদের সভায় উপস্থিত থাকার মাধ্যমে সভার দিকনির্দেশনা সহজেই নির্ধারণ করা যেতে পারে। যেহেতু আপনার ধারণাগুলি ইতিমধ্যেই নেতাদের দ্বারা অনুমোদিত হয়েছে, তাই সভার চূড়ান্ত সিদ্ধান্তটি আপনার প্রত্যাশিত ফলাফল হবে।

অংশ ২

সভা চলাকালীন বাস্তবায়ন—কার্যকর নিয়ন্ত্রণ গুরুত্বপূর্ণ

[উপস্থিতি বুঝতে সাইন-ইন করুন]

একটি সাইন-ইন শিট প্রিন্ট করুন এবং অংশগ্রহণকারীদের সাইন ইন করতে বলুন। সাইন-ইনের উদ্দেশ্য হল:

১. ঘটনাস্থলে উপস্থিতি নিয়ন্ত্রণ করা এবং কারা অনুপস্থিত তা স্পষ্টভাবে প্রতিফলিত করা;

২. যদি সম্পর্কিত মূল্যায়ন ব্যবস্থা থাকে, তাহলে প্রাসঙ্গিক মূল্যায়নের ভিত্তি হিসেবে কাজ করা, যার ফলে অন্যান্য বিভাগের মানসম্মত সভাগুলিতে মনোযোগ বৃদ্ধি পাবে;

৩. দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের সভার রেকর্ডিং সহজতর করার জন্য। যদি অন্যান্য বিভাগ পরবর্তীতে সমাধানের বিষয়গুলি বাস্তবায়ন না করে বা অজ্ঞতা দাবি করে, তাহলে সভার সাইন-ইন শিটটি শক্তিশালী প্রমাণ হিসেবে কাজ করবে।

[পূর্ববর্তী কাজের প্রতিবেদন]

প্রথমে, পূর্ববর্তী কাজের সমাপ্তির অবস্থা এবং গুণমান সম্পর্কে প্রতিবেদন করুন, যার মধ্যে অসম্পূর্ণ বিষয় এবং কারণগুলি, সেইসাথে শাস্তির পরিস্থিতি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। পূর্ববর্তী সভার সিদ্ধান্তগুলির বাস্তবায়ন এবং গুণমান সূচকগুলির সমাপ্তির প্রতিবেদন করুন।

[বর্তমান কাজের বিষয়বস্তু নিয়ে আলোচনা করুন]

মনে রাখবেন যে মডারেটরকে অবশ্যই নিয়ন্ত্রণ করতে হবে এবংআঁকড়ে ধরাসভার সময়, অগ্রগতি এবং বিষয়বস্তু। সভার বিষয়বস্তুর সাথে অসঙ্গতিপূর্ণ বিষয়বস্তু বন্ধ করা উচিত।

ঠান্ডা পরিস্থিতি এড়াতে সকলকে আলোচনার মূল বিষয়গুলি নিয়ে কথা বলতে নির্দেশনা দিন।

[সভা রেকর্ডিং কর্মীদের ব্যবস্থা করুন]

সভার রেকর্ডিং কর্মীদের নির্ধারণ করুন যারা সভার সময় প্রতিটি ইউনিটের বক্তৃতার মূল বিষয়বস্তু রেকর্ড করবেন এবং সভার সমাধানের বিষয়গুলি রেকর্ড করবেন (এই কাজটি খুবই গুরুত্বপূর্ণ, কারণ সভার উদ্দেশ্য আসলে সমাধান তৈরি করা)।

[সমস্যা আবিষ্কারের পদ্ধতি]

আবিষ্কৃত মানের সমস্যার জন্য, মান বিভাগকে একটি "মান সমস্যা খতিয়ান" (ফর্ম) স্থাপন করতে হবে, যাতে সমস্যাগুলিকে তাদের প্রকৃতি অনুসারে ABC গ্রেড করা যায় এবং সমস্যাগুলি নিবন্ধিত করা যায়।

মান বিভাগের উচিত A এবং B শ্রেণীর সমস্যাগুলি অনুসরণ করার উপর মনোযোগ দেওয়া এবং সমস্যা সমাধানের অগ্রগতি প্রতিফলিত করার জন্য রঙ ব্যবস্থাপনা ব্যবহার করা। মানসম্মত মাসিক সভায়, মাস, ত্রৈমাসিক এবং বছর অনুসারে পর্যায়ক্রমিক প্রতিবেদন এবং পর্যালোচনা পরিচালনা করা (C শ্রেণীর সমস্যাগুলি পর্যবেক্ষণ আইটেম হিসাবে পরিচালনা করা যেতে পারে), বিভিন্ন সমস্যা সংযোজন এবং বন্ধ করা সহ।

১. গুণগত সমস্যা শ্রেণীবিভাগের মান:

একটি শ্রেণী–ব্যাচ দুর্ঘটনা, পুনরাবৃত্তিমূলক ত্রুটি, মানবিক কারণের কারণে সৃষ্ট মানের সমস্যা যেমন নিয়ম লঙ্ঘন করা বা নিয়মের বিরুদ্ধে কাজ করা।

বি ক্লাস–নকশা বা প্রক্রিয়ার মতো প্রযুক্তিগত কারণগুলির কারণে সৃষ্ট মানের সমস্যা, নিয়মকানুন বা অসম্পূর্ণ নিয়মের অভাবের কারণে সৃষ্ট মানের সমস্যা, প্রযুক্তিগত কারণ এবং ব্যবস্থাপনার ত্রুটি বা দুর্বল লিঙ্ক উভয়ের কারণে সৃষ্ট মানের সমস্যা।  

সি ক্লাস–অন্যান্য সমস্যা যার উন্নতি প্রয়োজন।  

২. প্রতিটি A এবং B শ্রেণীর সমস্যার একটি "সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপ প্রতিবেদন ফর্ম" (8D প্রতিবেদন) থাকতে হবে, যা প্রতিটি সমস্যার জন্য একটি প্রতিবেদন অর্জন করবে, একটি সমস্যা-প্রতি-পরিমাপ-ফলো-আপ বা PDCA ক্লোজড লুপ গঠন করবে। প্রতি-পরিমাপে স্বল্পমেয়াদী, মধ্যমেয়াদী এবং দীর্ঘমেয়াদী সমাধান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

মানসম্মত মাসিক সভায়, পরিকল্পনাটি বাস্তবায়িত হয়েছে কিনা তা রিপোর্ট করার এবং বাস্তবায়নের প্রভাব মূল্যায়নের উপর মনোযোগ দিন।

৩. A শ্রেণী এবং কিছু B শ্রেণীর সমস্যার সংশোধনের জন্য, প্রকল্প-ভিত্তিক ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি ব্যবহার করুন, বিশেষ প্রকল্প দল গঠন করুন এবং সমস্যাগুলি প্রজেক্ট করুন।

৪. সকল মানের সমস্যার সমাধানের জন্য অবশ্যই দীর্ঘমেয়াদী প্রক্রিয়ায় পরিণত হতে হবে, যা শেষ পর্যন্ত দৃঢ় আউটপুট বা রূপান্তরের মাধ্যমে সম্পন্ন হবে। এর মধ্যে রয়েছে অঙ্কন বা নকশা পরিবর্তন, প্রক্রিয়ার পরামিতি পরিবর্তন এবং পরিচালনার মান উন্নত করা, তবে সীমাবদ্ধ নয়।

৫. মানসম্মত মাসিক সভায় মানসম্মত সমস্যা এবং সমাধানের অগ্রগতি প্রতিবেদন করা উচিত, তবে মানসম্মত মাসিক সভায় সমস্যা সমাধানের জন্য নির্ভরতা বা নির্ভরতা তৈরি করা উচিত নয়।

প্রতিটি মানের সমস্যা আবিষ্কৃত হওয়ার পর, মান বিভাগকে প্রাসঙ্গিক বিভাগগুলিকে আলোচনা করার জন্য বিশেষ সভা আয়োজনের আয়োজন করতে হবে এবং "সংশোধনমূলক এবং প্রতিরোধমূলক পদক্ষেপ প্রতিবেদন ফর্ম" তৈরি করতে হবে, যা দৈনিক ফলো-আপে সমস্যাগুলি সমাধান করবে।

৬. কিছু সমস্যা যা ক্লোজড-লুপ সমাধান তৈরি করেনি, সেগুলি মানসম্মত মাসিক সভায় আলোচনা করা যেতে পারে, তবে সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলিকে প্রাসঙ্গিক তথ্য আগে থেকেই অবহিত করা উচিত যাতে তারা আগে থেকেই আলোচনার জন্য প্রস্তুতি নিতে পারে।

অতএব, মাসিক সভার প্রতিবেদন কমপক্ষে ২ কর্মদিবস আগে উপস্থিতদের কাছে পাঠানো উচিত।

পার্ট ৩

সভার পর ফলোআপ—বাস্তবায়ন মৌলিক

[সমাধানগুলি স্পষ্ট করুন এবং সেগুলি জারি করুন]

নির্দিষ্ট কাজের বিষয়বস্তু, সময়সূচী, প্রত্যাশিত লক্ষ্য, অর্জনযোগ্য কাজ, দায়িত্বশীল ব্যক্তি এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ উপাদান সহ সমস্ত সভার সিদ্ধান্ত স্পষ্ট করুন এবং স্বাক্ষর নিশ্চিতকরণের জন্য দায়িত্বে থাকা কোম্পানির নেতার কাছে জমা দিন।

[ট্র্যাকিং এবং সমন্বয়]

মান বিভাগকে সমাধান সংক্রান্ত বিষয়গুলির বাস্তবায়ন প্রক্রিয়া ক্রমাগত ট্র্যাক করতে হবে এবং সময়মত অগ্রগতি উপলব্ধি করতে হবে। বাস্তবায়নের সময় উদ্ভূত বিভিন্ন সমস্যার জন্য, পরবর্তী কাজের অগ্রগতি মসৃণ করার জন্য বাধাগুলি অপসারণের জন্য সক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া প্রদান, যোগাযোগ এবং সমন্বয় সাধন করতে হবে।