Parte 1
Preparación previa a la reunión: una buena preparación es la mitad del éxito
[Revisar la finalización del trabajo anterior]
Verificar el cumplimiento de las tareas pendientes de las actas de reuniones anteriores que hayan vencido sus plazos, prestando atención tanto al estado de finalización como a la efectividad. Si alguna tarea de resolución permanece sin terminar, investigar y analizar las razones de su incumplimiento.
[Estadísticas completas de indicadores de calidad]
Recopilar y analizar los indicadores de calidad internos y externos del período, como el rendimiento a la primera, la tasa de pérdida de calidad, la tasa de pérdida de desechos, las tasas de reproceso/reparación y las fallas de kilómetro cero.
[Analizar los incidentes de calidad durante el período]
Clasifique los problemas de calidad del producto por unidad, producto y mercado. Esto incluye tomar fotografías, registrar detalles y realizar un análisis de causa raíz. Cree una presentación de PowerPoint para mostrar la ubicación y las características de los problemas de calidad, analizar las causas y formular medidas correctivas.
[Aclarar los temas de la reunión con antelación]
Antes de la reunión, el responsable del departamento de calidad debe determinar los temas a tratar. El personal de gestión de calidad debe distribuir con antelación el material pertinente a las unidades y participantes correspondientes. Esto les permite comprender y analizar los puntos a tratar previamente, lo que mejora la eficacia de la reunión.
[Invitar a los altos directivos de la empresa a asistir]
Si los temas clave a tratar pueden generar desacuerdos importantes y dificultar el consenso, pero los resultados de la discusión tendrán un gran impacto en la calidad del trabajo, comunique sus ideas a los altos directivos con antelación. Obtenga su aprobación e invítelos a participar en la reunión.
La presencia de los líderes en la reunión puede influir fácilmente en su rumbo. Dado que tus ideas ya han sido aprobadas por ellos, la resolución final será la esperada.
Parte 2
Implementación durante la reunión: el control efectivo es clave
[Inicia sesión para consultar la asistencia]
Imprima una hoja de registro y pida a los asistentes que se registren. Los propósitos del registro son:
1. Controlar la asistencia en el lugar y reflejar claramente quién está ausente;
2. Servir de base para evaluaciones pertinentes si existen sistemas de evaluación relacionados, mejorando así la atención de otros departamentos a las reuniones de calidad;
3. Para facilitar el registro de los responsables de la reunión. Si otros departamentos no implementan posteriormente las resoluciones o alegan desconocimiento, la hoja de asistencia a la reunión sirve como prueba contundente.
[Informe sobre trabajos anteriores]
En primer lugar, informe sobre el estado de avance y la calidad del trabajo previo, incluyendo los trabajos pendientes y sus motivos, así como las situaciones de penalización. Informe también sobre la implementación de las resoluciones de la reunión anterior y el cumplimiento de los indicadores de calidad.
[Discutir el contenido del trabajo actual]
Tenga en cuenta que el moderador debe controlar ycomprenderSe controlará el tiempo de intervención, el progreso y el tema de la reunión. Se deberá interrumpir el contenido que no se ajuste al tema de la reunión.
Asimismo, oriente a todos para que hablen sobre los temas clave de la discusión a fin de evitar situaciones incómodas.
[Organizar al personal encargado de grabar la reunión]
Designar personal encargado de registrar las actas de la reunión para que registre el contenido principal de las intervenciones de cada unidad durante la misma y registre los puntos del orden del día (esta labor es muy importante, ya que el propósito de la reunión es precisamente formular resoluciones).
[Métodos para descubrir problemas]
Para los problemas de calidad que se hayan detectado, el departamento de calidad deberá establecer un “Registro de Problemas de Calidad” (formulario) clasificando los problemas de la A a la B según su naturaleza y registrarlos.
El departamento de calidad debe centrarse en el seguimiento de los problemas de clase A y B, y utilizar la gestión por colores para reflejar el progreso en la resolución de problemas. En la reunión mensual de calidad, se deben realizar informes y revisiones periódicas por mes, trimestre y año (los problemas de clase C se pueden gestionar como observaciones), incluyendo la incorporación y el cierre de diversos problemas.
1. Normas de clasificación de problemas de calidad:
Clase A–Accidentes por lotes, defectos repetitivos, problemas de calidad causados por factores humanos como el incumplimiento de las normas o el funcionamiento en contra de las reglas.
Clase B–Problemas de calidad causados por factores técnicos como el diseño o el proceso, problemas de calidad causados por la falta de regulaciones o normas imperfectas, problemas de calidad causados tanto por factores técnicos como por lagunas o puntos débiles en la gestión.
Clase C–Otros problemas que necesitan mejorar.
2. Cada problema de clase A y B debe contar con un "Informe de Acción Correctiva y Preventiva" (informe 8D), lo que equivale a un informe por problema, conformando un ciclo cerrado de problema-contramedida-seguimiento o ciclo PDCA. Las contramedidas deben incluir soluciones a corto, mediano y largo plazo.
En la reunión mensual de calidad, céntrese en informar si el plan se ha implementado y en la evaluación de los efectos de dicha implementación.
3. Para el trabajo de rectificación de problemas de clase A y algunos de clase B, utilice métodos de gestión basados en proyectos, establezca equipos de proyecto especiales y proyecte los problemas.
4. La resolución de todos los problemas de calidad debe haber consolidado la producción o transformación, convirtiéndose en un mecanismo a largo plazo. Esto incluye, entre otras cosas, cambios en los planos o diseños, cambios en los parámetros del proceso y la mejora de los estándares operativos.
5. La reunión mensual de calidad debe informar sobre los problemas de calidad y el progreso de las soluciones, pero no debe convertirse en una palanca o dependencia para resolver problemas.
Para cada problema de calidad, una vez detectado, el departamento de calidad debe organizar reuniones especiales con los departamentos pertinentes para debatir y elaborar un “Formulario de Informe de Acciones Correctivas y Preventivas”, resolviendo los problemas en el seguimiento diario.
6. Algunos problemas que no han tenido soluciones de ciclo cerrado se pueden discutir en la reunión mensual de calidad, pero los departamentos pertinentes deben ser informados con anticipación para que puedan prepararse para la discusión.
Por lo tanto, el informe de la reunión mensual deberá enviarse a los asistentes con al menos 2 días hábiles de antelación.
Parte 3
Seguimiento posterior a la reunión: la implementación es fundamental.
[Aclarar las resoluciones y emitirlas]
Aclarar todas las resoluciones de la reunión, incluyendo el contenido específico del trabajo, los plazos, los objetivos esperados, los entregables, las personas responsables y otros elementos clave, y enviarlas al líder de la empresa a cargo para su confirmación mediante firma.
[Seguimiento y coordinación]
El departamento de calidad debe realizar un seguimiento continuo del proceso de implementación de las resoluciones y evaluar el progreso oportunamente. Ante cualquier problema que surja durante la implementación, debe proporcionar retroalimentación, comunicarse y coordinar de forma proactiva para eliminar los obstáculos y garantizar un buen desarrollo del trabajo posterior.
Fecha de publicación: 7 de noviembre de 2025