بهبود مستمر یوکی - شرکت‌ها چگونه باید جلسات منظم کیفیت برگزار کنند؟

قسمت ۱

آمادگی قبل از جلسه - آمادگی کامل نیمی از موفقیت است

[بررسی تکمیل کارهای قبلی]

تکمیل موارد عملی از صورتجلسات قبلی که به مهلت مقرر خود رسیده‌اند را بررسی کنید، و هم بر وضعیت تکمیل و هم بر اثربخشی آنها تمرکز کنید. اگر هرگونه کار حل و فصل ناتمام مانده است، دلایل عدم تکمیل را بررسی و تحلیل کنید.

[آمار کامل شاخص کیفیت]

شاخص‌های کیفیت داخلی و خارجی را برای دوره، مانند بازده اولین پاس، نرخ افت کیفیت، نرخ افت ضایعات، نرخ دوباره‌کاری/تعمیر و خرابی‌های صفر کیلومتر، جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل کنید.

[تحلیل رویدادهای کیفی در طول دوره]

مسائل مربوط به کیفیت محصول را بر اساس واحد، محصول و بازار دسته‌بندی کنید. این شامل گرفتن عکس، ثبت جزئیات و انجام تحلیل ریشه‌ای علت می‌شود. یک ارائه پاورپوینت (PPT) ایجاد کنید تا مکان و پدیده‌های مسائل مربوط به کیفیت را نشان دهید، علل را تجزیه و تحلیل کنید و اقدامات اصلاحی را تدوین کنید.

[موضوعات جلسه را از قبل مشخص کنید]

قبل از جلسه، مدیر بخش کیفیت باید موضوعات مورد بحث و حل و فصل را تعیین کند. پرسنل مدیریت کیفیت باید از قبل مطالب مربوط به جلسه را بین واحدهای مرتبط و شرکت‌کنندگان توزیع کنند. این امر به آنها اجازه می‌دهد تا موارد بحث را از قبل درک و بررسی کنند و در نتیجه کارایی جلسه را بهبود بخشند.

[از مدیران ارشد شرکت دعوت کنید تا در جلسه شرکت کنند]

اگر موضوعات کلیدی مورد بحث احتمالاً باعث اختلاف نظر قابل توجهی می‌شوند و رسیدن به اجماع را دشوار می‌کنند، اما نتایج بحث تأثیر زیادی بر کیفیت کار خواهد داشت، ایده‌های خود را از قبل با رهبران ارشد در میان بگذارید. تأیید آنها را بگیرید و از آنها برای شرکت در جلسه دعوت کنید.

حضور رهبران در جلسه می‌تواند به راحتی مسیر جلسه را تعیین کند. از آنجایی که ایده‌های شما قبلاً توسط رهبران تأیید شده است، قطعنامه نهایی جلسه نتیجه‌ای خواهد بود که شما انتظار دارید.

قسمت ۲

اجرا در طول جلسه - کنترل مؤثر کلید اصلی است

[برای اطلاع از حضور و غیاب، وارد شوید]

یک برگه ورود چاپ کنید و از شرکت‌کنندگان بخواهید که وارد شوند. اهداف ورود عبارتند از:

۱. کنترل حضور و غیاب در محل و انعکاس واضح غیبت‌ها؛

۲. در صورت وجود سیستم‌های ارزیابی مرتبط، به عنوان مبنایی برای ارزیابی‌های مربوطه عمل کند و از این طریق توجه سایر بخش‌ها را به جلسات باکیفیت افزایش دهد.

۳. برای تسهیل ثبت نام افراد مسئول جلسه. اگر سایر بخش‌ها بعداً مسائل مربوط به تصمیمات را اجرا نکنند یا ادعای بی‌اطلاعی کنند، برگه ثبت نام جلسه به عنوان مدرک محکمی عمل می‌کند.

[گزارش کارهای قبلی]

ابتدا، گزارشی از وضعیت تکمیل و کیفیت کارهای قبلی، شامل موارد ناتمام و دلایل آن، و همچنین موارد جریمه ارائه دهید. گزارشی از اجرای مصوبات جلسات قبلی و تکمیل شاخص‌های کیفیت.

[بحث در مورد محتوای کار فعلی]

توجه داشته باشید که ناظر باید کنترل ودرک کردنزمان صحبت، پیشرفت و موضوع در طول جلسه. مطالبی که با موضوع جلسه مغایرت دارند باید متوقف شوند.

همچنین برای جلوگیری از ایجاد موقعیت‌های سرد، همه را راهنمایی کنید تا در مورد موارد کلیدی بحث صحبت کنند.

[تشکیل تیم ضبط جلسه]

پرسنل ضبط جلسه را برای ضبط محتوای اصلی صحبت‌های هر واحد در طول جلسه و ثبت موارد مربوط به قطعنامه جلسه تعیین کنید (این کار بسیار مهم است، زیرا هدف از جلسه در واقع شکل‌گیری قطعنامه‌ها است).

[روش‌های کشف مشکلات]

برای مشکلات کیفی کشف‌شده، بخش کیفیت باید با درجه‌بندی مسائل ABC بر اساس ماهیت آنها، یک «دفتر کل مشکلات کیفی» (فرم) ایجاد کند و مشکلات را ثبت کند.

بخش کیفیت باید بر پیگیری مشکلات دسته A و B تمرکز کند و از مدیریت رنگ برای انعکاس پیشرفت حل مسئله استفاده کند. در جلسه ماهانه کیفیت، گزارش‌دهی و بررسی دوره‌ای را به صورت ماهانه، فصلی و سالانه انجام دهید (مشکلات دسته C را می‌توان به عنوان موارد مشاهده مدیریت کرد)، از جمله اضافه کردن و بستن مشکلات مختلف.

۱. استانداردهای طبقه‌بندی مشکلات کیفی:

کلاس A–حوادث دسته‌ای، نقص‌های تکراری، مشکلات کیفی ناشی از عوامل انسانی مانند نقض مقررات یا عمل خلاف قوانین.

کلاس B–مشکلات کیفی ناشی از عوامل فنی مانند طراحی یا فرآیند، مشکلات کیفی ناشی از فقدان مقررات یا قوانین ناقص، مشکلات کیفی ناشی از عوامل فنی و همچنین نقاط ضعف مدیریتی یا حلقه‌های ضعیف.  

کلاس C–مشکلات دیگری که نیاز به بهبود دارند.  

۲. هر مشکل کلاس A و B باید یک «فرم گزارش اقدام اصلاحی و پیشگیرانه» (گزارش ۸D) داشته باشد، که به ازای هر مشکل یک گزارش ارائه می‌دهد و یک حلقه بسته از فرآیند «مشکل-اقدام متقابل-پیگیری» یا PDCA را تشکیل می‌دهد. اقدامات متقابل باید شامل راه‌حل‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت باشد.

در جلسه ماهانه کیفیت، بر گزارش اجرای طرح و ارزیابی اثرات اجرا تمرکز کنید.

۳. برای اصلاح مسائل کلاس A و برخی از مسائل کلاس B، از روش‌های مدیریت مبتنی بر پروژه استفاده کنید، تیم‌های پروژه ویژه تشکیل دهید و مسائل را به صورت پروژه‌ای درآورید.

۴. حل تمام مشکلات کیفی در نهایت باید منجر به خروجی یا تحولی پایدار شود و به یک مکانیسم بلندمدت تبدیل شود. این شامل تغییرات در نقشه یا طراحی، تغییرات پارامترهای فرآیند و بهبود استانداردهای عملیاتی می‌شود، اما محدود به آنها نیست.

۵. جلسه ماهانه کیفیت باید مشکلات کیفیت و پیشرفت راه‌حل‌ها را گزارش دهد، اما نباید آن را به اهرم یا وابستگی برای حل مشکلات تبدیل کند.

برای هر مشکل کیفی، پس از کشف، بخش کیفیت باید بخش‌های مربوطه را برای برگزاری جلسات ویژه جهت بحث و تشکیل «فرم گزارش اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه» سازماندهی کند و مشکلات را در پیگیری‌های روزانه حل کند.

۶. برای برخی از مشکلاتی که راه‌حل‌های حلقه بسته‌ای شکل نگرفته‌اند، می‌توان آنها را در جلسه ماهانه کیفیت مورد بحث قرار داد، اما بخش‌های مربوطه باید از قبل از اطلاعات مربوطه مطلع شوند تا بتوانند از قبل برای بحث آماده شوند.

بنابراین، گزارش جلسات ماهانه باید حداقل ۲ روز کاری قبل برای شرکت‌کنندگان ارسال شود.

قسمت ۳

پیگیری پس از جلسه - اجرا اساسی است

[شفاف‌سازی قطعنامه‌ها و صدور آنها]

تمام مصوبات جلسه، از جمله محتوای خاص کار، گره‌های زمانی، اهداف مورد انتظار، نتایج قابل تحویل، افراد مسئول و سایر عناصر کلیدی را شفاف‌سازی کنید و برای تأیید امضا به رهبر مسئول شرکت ارائه دهید.

[پیگیری و هماهنگی]

بخش کیفیت باید به طور مداوم روند اجرای مسائل مربوط به حل و فصل را پیگیری کند و پیشرفت را به موقع درک کند. برای مشکلات مختلفی که در حین اجرا پیش می‌آید، به طور فعال بازخورد ارائه دهد، ارتباط برقرار کند و هماهنگی لازم را انجام دهد تا موانع پیشرفت روان کار بعدی برطرف شود.