Osa 1
Valmistautuminen ennen kokousta – perusteellinen valmistautuminen on puolet menestyksestä
[Tarkista aiempien töiden valmistuminen]
Tarkista edellisten kokousten pöytäkirjoista määräaikaan mennessä tehtyjen toimenpiteiden valmistuminen keskittyen sekä valmistumisen tilaan että tehokkuuteen. Jos jokin ratkaisutyö jää kesken, tutki ja analysoi valmistumatta jäämisen syyt.
[Täydelliset laatuindikaattoritilastot]
Kerää ja analysoi ajanjakson sisäisiä ja ulkoisia laatuindikaattoreita, kuten ensikierron saanto, laatuhävikkiaste, romuhävikkiaste, uudelleentyöstö-/korjausasteet ja nollakilometrin viat.
[Analysoi laatupoikkeamia ajanjakson aikana]
Luokittele tuotteiden laatuongelmat yksikön, tuotteen ja markkinan mukaan. Tämä sisältää valokuvien ottamisen, tietojen tallentamisen ja perussyyanalyysin suorittamisen. Luo PowerPoint-esitys, joka näyttää laatuongelmien sijainnin ja ilmiöt, analysoi syyt ja muotoile korjaavat toimenpiteet.
[Selvitä kokouksen aiheet etukäteen]
Ennen kokousta laatuosaston päällikön on määriteltävä keskustelunaiheet ja ratkaisuehdotukset. Laadunhallinnan henkilöstön tulee jakaa asiaankuuluvat kokousmateriaalit asianosaisille yksiköille ja osallistujille etukäteen. Näin he voivat ymmärtää ja harkita keskustelunaiheita etukäteen, mikä parantaa kokouksen tehokkuutta.
[Kutsu yrityksen johtoa osallistumaan]
Jos keskeiset keskusteltavat aiheet todennäköisesti aiheuttavat merkittävää erimielisyyttä ja vaikeuttavat yksimielisyyden saavuttamista, mutta keskustelun tulokset vaikuttavat merkittävästi työn laatuun, kerro ideoistasi ylemmälle johdolle etukäteen. Hanki heidän hyväksyntänsä ja kutsu heidät osallistumaan kokoukseen.
Johtajien osallistuminen kokoukseen voi helposti määrittää kokouksen suunnan. Koska johtajat ovat jo hyväksyneet ideasi, kokouksen lopullinen päätös on odottamasi tulos.
Osa 2
Toteutus kokouksen aikana – tehokas valvonta on avainasemassa
[Kirjaudu sisään ymmärtääksesi läsnäolon]
Tulosta kirjautumislomake ja vaadi osallistujia kirjautumaan sisään. Kirjautumisen tarkoitus on:
1. Läsnäolon valvomiseksi paikan päällä ja poissaolijoiden selkeäksi merkitsemiseksi;
2. Toimia pohjana asiaankuuluville arvioinneille, jos olemassa on asiaankuuluvia arviointijärjestelmiä, ja siten lisätä muiden osastojen huomiota laatukokouksiin;
3. Helpottaa vastuuhenkilöiden kokousten kirjaamista. Jos muut osastot eivät pane ratkaisua koskevia asioita täytäntöön myöhemmin tai väittävät tietämättömyyttään, kokouksen allekirjoituslomake toimii vahvana todisteena.
[Raportti aiemmasta työstä]
Ensin on raportoitava aiempien töiden valmistumistilasta ja laadusta, mukaan lukien keskeneräiset kohdat ja niiden syyt sekä mahdolliset sakkomaksut. Raportoidaan aiempien kokouspäätösten täytäntöönpanosta ja laatuindikaattoreiden täyttymisestä.
[Keskustele nykyisen työn sisällöstä]
Huomaa, että moderaattorin on valvottava jaymmärtääpuheaikaa, etenemistä ja teemaa kokouksen aikana. Kokouksen teeman kanssa ristiriidassa oleva sisältö tulee lopettaa.
Ohjaa myös kaikkia puhumaan keskeisistä keskustelunaiheista välttääksesi kylmiä tilanteita.
[Kokouksen tallennuksesta vastaavan henkilöstön järjestäminen]
Määritä kokousten nauhoittajahenkilöstö, joka tallentaa kunkin yksikön puheenvuorojen pääsisällön kokouksen aikana ja kokouksen päätöslauselmakohdat (tämä työ on erittäin tärkeää, koska kokouksen tarkoituksena on itse asiassa muodostaa päätöslauselmia).
[Ongelmien löytämisen menetelmät]
Laatuosaston tulee laatia "laatuongelmien lokikirja" (lomake) havaituista laatuongelmista luokittelemalla ongelmat ABC-järjestykseen niiden luonteen mukaan ja kirjaamalla ongelmat.
Laatuosaston tulisi keskittyä A- ja B-luokan ongelmien seurantaan ja käyttää värienhallintaa ongelmanratkaisun edistymisen heijastamiseen. Laadun kuukausikokouksessa tulisi suorittaa säännöllisiä raportteja ja tarkastuksia kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain (C-luokan ongelmia voidaan hallita havainnointeina), mukaan lukien erilaisten ongelmien lisääminen ja sulkeminen.
1. Laatuongelmien luokittelustandardit:
A-luokka–Eräonnettomuudet, toistuvat viat, inhimillisten tekijöiden, kuten määräysten rikkomisen tai sääntöjen vastaisen toiminnan, aiheuttamat laatuongelmat.
B-luokka–Teknisten tekijöiden, kuten suunnittelun tai prosessin, aiheuttamat laatuongelmat, sääntelyn puutteesta tai epätäydellisistä säännöistä johtuvat laatuongelmat, sekä teknisten tekijöiden että hallinnan porsaanreikien tai heikkojen lenkkien aiheuttamat laatuongelmat.
C-luokka–Muita parannusta vaativia ongelmia.
2. Jokaisella A- ja B-luokan ongelmalla on oltava ”Korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimien raporttilomake” (8D-raportti), jossa kussakin ongelmassa on yksi raportti, joka muodostaa ongelma-vastatoimi-seuranta- tai PDCA-suljetun kierteen. Vastatoimien tulisi sisältää lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin ratkaisuja.
Laadunvalvontakokouksessa keskitytään kuukausittaisessa kokouksessa suunnitelman toteutuksen raportointiin ja toteutuksen vaikutusten arviointiin.
3. A-luokan ja joidenkin B-luokan ongelmien korjaustöissä käytetään projektipohjaisia johtamismenetelmiä, perustetaan erityisiä projektiryhmiä ja projektioidaan ongelmat.
4. Kaikkien laatuongelmien ratkaisun on lopulta johdettava vakiintuneeseen tuotokseen tai muutokseen, josta tulee pitkän aikavälin mekanismi. Tämä sisältää muun muassa piirustusten tai suunnittelun muutokset, prosessiparametrien muutokset ja toimintastandardien parantamisen.
5. Laadunvarmistuskokouksessa tulisi raportoida laatuongelmista ja ratkaisujen edistymisestä, mutta laatukokouksesta ei tulisi tehdä vipuvartta tai riippuvuutta ongelmien ratkaisemisessa.
Jokaista havaittua laatuongelmaa kohden laatuosaston tulee järjestää asiaankuuluville osastoille erityiskokouksia, joissa keskustellaan ja laaditaan "korjaavien ja ennaltaehkäisevien toimenpiteiden raporttilomake" ja ratkaistaan ongelmia päivittäisessä seurannassa.
6. Joistakin ongelmista, joihin ei ole vielä muodostettu suljetun kierron ratkaisuja, voidaan keskustella kuukausittaisessa laatukokouksessa, mutta asiaankuuluville osastoille tulisi ilmoittaa asiaankuuluvista tiedoista etukäteen, jotta ne voivat valmistautua keskusteluun etukäteen.
Siksi kuukausittainen kokousraportti tulisi lähettää osallistujille vähintään kaksi arkipäivää etukäteen.
Osa 3
Kokouksen jälkeinen seuranta – toteutus on olennaista
[Selvennyspäätöslauselmissa ja niiden julkaiseminen]
Selvennä kaikki kokouspäätökset, mukaan lukien työtehtävien sisältö, aikataulut, odotetut tavoitteet, tuotokset ja vastuuhenkilöt sekä muut keskeiset elementit, ja toimita ne yrityksen vastuuhenkilölle allekirjoituksen vahvistamiseksi.
[Seuranta ja koordinointi]
Laatuosaston on jatkuvasti seurattava ratkaisujen toteutusprosessia ja ymmärrettävä edistyminen ajallaan. Täytäntöönpanon aikana ilmenevien ongelmien osalta on aktiivisesti annettava palautetta, viestittävä ja koordinoitava esteiden poistamiseksi sujuvan myöhemmän työn etenemisen varmistamiseksi.
Julkaisun aika: 07.11.2025