યોકી લીન સુધારણા - કંપનીઓએ નિયમિત ગુણવત્તા બેઠકો કેવી રીતે યોજવી જોઈએ?

ભાગ ૧

મીટિંગ પહેલાં તૈયારી - સંપૂર્ણ તૈયારી એ અડધી સફળતા છે

[પાછલા કાર્યની પૂર્ણતાની સમીક્ષા કરો]

અગાઉની મીટિંગ મિનિટ્સમાંથી જે કાર્યવાહીની વસ્તુઓ તેમની સમયમર્યાદા સુધી પહોંચી ગઈ છે તેની પૂર્ણતા તપાસો, પૂર્ણતાની સ્થિતિ અને અસરકારકતા બંને પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો. જો કોઈ ઉકેલ કાર્ય અધૂરું રહે છે, તો પૂર્ણ ન થવાના કારણોની તપાસ અને વિશ્લેષણ કરો.

[સંપૂર્ણ ગુણવત્તા સૂચક આંકડા]

આ સમયગાળા માટે આંતરિક અને બાહ્ય ગુણવત્તા સૂચકાંકો એકત્રિત કરો અને તેનું વિશ્લેષણ કરો, જેમ કે પ્રથમ-પાસ ઉપજ, ગુણવત્તા નુકશાન દર, ભંગાર નુકશાન દર, પુનઃકાર્ય/સમારકામ દર અને શૂન્ય-કિલોમીટર નિષ્ફળતા.

[સમયગાળા દરમિયાન ગુણવત્તાયુક્ત ઘટનાઓનું વિશ્લેષણ કરો]

ઉત્પાદન ગુણવત્તા સમસ્યાઓને એકમ, ઉત્પાદન અને બજાર દ્વારા વર્ગીકૃત કરો. આમાં ફોટા લેવા, વિગતો રેકોર્ડ કરવા અને મૂળ કારણ વિશ્લેષણ કરવાનો સમાવેશ થાય છે. ગુણવત્તા સમસ્યાઓના સ્થાન અને ઘટના દર્શાવવા, કારણોનું વિશ્લેષણ કરવા અને સુધારાત્મક પગલાં ઘડવા માટે PPT પ્રેઝન્ટેશન બનાવો.

[મીટિંગના વિષયો પહેલાથી સ્પષ્ટ કરો]

મીટિંગ પહેલાં, ગુણવત્તા વિભાગના મેનેજરે ચર્ચા અને નિરાકરણ માટેના વિષયો નક્કી કરવા જોઈએ. ગુણવત્તા વ્યવસ્થાપન કર્મચારીઓએ સંબંધિત એકમો અને સહભાગીઓને સંબંધિત મીટિંગ સામગ્રી અગાઉથી વિતરિત કરવી જોઈએ. આનાથી તેઓ ચર્ચાના મુદ્દાઓને પહેલાથી સમજી શકે છે અને ધ્યાનમાં લઈ શકે છે, જેનાથી મીટિંગની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો થાય છે.

[વરિષ્ઠ કંપનીના નેતાઓને હાજરી આપવા આમંત્રણ આપો]

જો ચર્ચા કરવાના મુખ્ય વિષયો પર નોંધપાત્ર મતભેદ થવાની શક્યતા હોય અને સર્વસંમતિ સુધી પહોંચવામાં મુશ્કેલી પડે, છતાં ચર્ચાના પરિણામો ગુણવત્તાયુક્ત કાર્ય પર ભારે અસર કરશે, તો તમારા વિચારો વરિષ્ઠ નેતાઓ સાથે અગાઉથી વાતચીત કરો. તેમની મંજૂરી મેળવો અને તેમને મીટિંગમાં ભાગ લેવા માટે આમંત્રિત કરો.

નેતાઓને મીટિંગમાં હાજર રાખવાથી મીટિંગની દિશા સરળતાથી નક્કી થઈ શકે છે. તમારા વિચારોને નેતાઓ દ્વારા પહેલાથી જ મંજૂરી આપવામાં આવી હોવાથી, મીટિંગનો અંતિમ ઠરાવ તમારી અપેક્ષા મુજબનો પરિણામ હશે.

ભાગ ૨

મીટિંગ દરમિયાન અમલીકરણ—અસરકારક નિયંત્રણ મુખ્ય છે

[હાજરી સમજવા માટે સાઇન-ઇન કરો]

સાઇન-ઇન શીટ છાપો અને ઉપસ્થિતોને સાઇન ઇન કરવા માટે કહો. સાઇન-ઇનના હેતુઓ છે:

૧. સ્થળ પર હાજરીને નિયંત્રિત કરવી અને કોણ ગેરહાજર છે તે સ્પષ્ટ રીતે પ્રતિબિંબિત કરવું;

2. જો સંબંધિત મૂલ્યાંકન પ્રણાલીઓ હોય તો સંબંધિત મૂલ્યાંકન માટે આધાર તરીકે સેવા આપવી, જેનાથી ગુણવત્તાયુક્ત બેઠકો પર અન્ય વિભાગોનું ધ્યાન વધશે;

૩. જવાબદાર વ્યક્તિઓની મીટિંગનું રેકોર્ડિંગ સરળ બનાવવા માટે. જો અન્ય વિભાગો પછીથી ઉકેલની બાબતોનો અમલ ન કરે અથવા અજ્ઞાનતાનો દાવો કરે, તો મીટિંગ સાઇન-ઇન શીટ મજબૂત પુરાવા તરીકે કામ કરે છે.

[પાછલા કાર્ય પર અહેવાલ]

પ્રથમ, અગાઉના કાર્યની પૂર્ણતાની સ્થિતિ અને ગુણવત્તાનો અહેવાલ આપો, જેમાં અધૂરા મુદ્દાઓ અને કારણો, તેમજ દંડની પરિસ્થિતિઓનો સમાવેશ થાય છે. અગાઉની મીટિંગના ઠરાવોના અમલીકરણ અને ગુણવત્તા સૂચકાંકોની પૂર્ણતાનો અહેવાલ આપો.

[વર્તમાન કાર્ય સામગ્રીની ચર્ચા કરો]

નોંધ કરો કે મોડરેટરે નિયંત્રિત કરવું જોઈએ અનેપકડવુંમીટિંગ દરમિયાન બોલવાનો સમય, પ્રગતિ અને થીમ. મીટિંગ થીમ સાથે અસંગત સામગ્રી બંધ કરવી જોઈએ.

ઠંડીની પરિસ્થિતિઓ ટાળવા માટે ચર્ચાના મુખ્ય મુદ્દાઓ પર બોલવા માટે દરેકને માર્ગદર્શન આપો.

[મીટિંગ રેકોર્ડિંગ કર્મચારીઓની વ્યવસ્થા કરો]

મીટિંગ દરમિયાન દરેક યુનિટના ભાષણોની મુખ્ય સામગ્રી રેકોર્ડ કરવા અને મીટિંગના ઠરાવની વસ્તુઓ રેકોર્ડ કરવા માટે મીટિંગ રેકોર્ડિંગ કર્મચારીઓ નક્કી કરો (આ કાર્ય ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે મીટિંગનો હેતુ ખરેખર ઠરાવો બનાવવાનો છે).

[સમસ્યાઓ શોધવા માટેની પદ્ધતિઓ]

શોધાયેલી ગુણવત્તા સમસ્યાઓ માટે, ગુણવત્તા વિભાગે "ગુણવત્તા સમસ્યા ખાતાવહી" (ફોર્મ) સ્થાપિત કરવું જોઈએ, જેમાં મુદ્દાઓને તેમના સ્વભાવ અનુસાર ABC ગ્રેડ કરવામાં આવશે અને સમસ્યાઓની નોંધણી કરવામાં આવશે.

ગુણવત્તા વિભાગે A અને B વર્ગની સમસ્યાઓનું અનુસરણ કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ અને સમસ્યાનું નિરાકરણ પ્રગતિને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે રંગ વ્યવસ્થાપનનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. ગુણવત્તા માસિક બેઠકમાં, મહિના, ત્રિમાસિક અને વર્ષ (C વર્ગની સમસ્યાઓનું નિરીક્ષણ વસ્તુઓ તરીકે સંચાલન કરી શકાય છે) દ્વારા સમયાંતરે રિપોર્ટિંગ અને સમીક્ષા કરો, જેમાં વિવિધ સમસ્યાઓનો ઉમેરો અને સમાપ્તિનો સમાવેશ થાય છે.

1. ગુણવત્તા સમસ્યા વર્ગીકરણ ધોરણો:

એક વર્ગ–બેચ અકસ્માતો, પુનરાવર્તિત ખામીઓ, નિયમોનું ઉલ્લંઘન કરવા અથવા નિયમો વિરુદ્ધ કાર્ય કરવા જેવા માનવ પરિબળોને કારણે ગુણવત્તા સમસ્યાઓ.

બી વર્ગ–ડિઝાઇન અથવા પ્રક્રિયા જેવા ટેકનિકલ પરિબળોને કારણે થતી ગુણવત્તા સમસ્યાઓ, નિયમો અથવા અપૂર્ણ નિયમોના અભાવને કારણે થતી ગુણવત્તા સમસ્યાઓ, ટેકનિકલ પરિબળો અને મેનેજમેન્ટ છટકબારીઓ અથવા નબળી કડીઓ બંનેને કારણે થતી ગુણવત્તા સમસ્યાઓ.  

સી ક્લાસ–અન્ય સમસ્યાઓ જેમાં સુધારાની જરૂર છે.  

2. દરેક A અને B વર્ગની સમસ્યામાં "સુધારાત્મક અને નિવારક કાર્યવાહી અહેવાલ ફોર્મ" (8D અહેવાલ) હોવો જોઈએ, જે દરેક સમસ્યા માટે એક અહેવાલ પ્રાપ્ત કરે છે, જે સમસ્યા-પ્રતિકાર-અનુસરણ અથવા PDCA બંધ લૂપ બનાવે છે. પ્રતિકારમાં ટૂંકા ગાળાના, મધ્યમ ગાળાના અને લાંબા ગાળાના ઉકેલોનો સમાવેશ થવો જોઈએ.

ગુણવત્તાયુક્ત માસિક બેઠકમાં, યોજના અમલમાં મુકાઈ છે કે નહીં તેની જાણ કરવા અને અમલીકરણની અસરોના મૂલ્યાંકન પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો.

3. A વર્ગ અને કેટલીક B વર્ગ સમસ્યાઓના સુધારણા કાર્ય માટે, પ્રોજેક્ટ-આધારિત વ્યવસ્થાપન પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરો, ખાસ પ્રોજેક્ટ ટીમો સ્થાપિત કરો અને સમસ્યાઓનું પ્રોજેક્ટાઇઝેશન કરો.

4. બધી ગુણવત્તા સમસ્યાઓના નિરાકરણમાં આખરે મજબૂત આઉટપુટ અથવા પરિવર્તન હોવું જોઈએ, જે લાંબા ગાળાની પદ્ધતિ બનશે. આમાં ચિત્રકામ અથવા ડિઝાઇન ફેરફારો, પ્રક્રિયા પરિમાણ ફેરફારો અને કામગીરી ધોરણોમાં સુધારો શામેલ છે પરંતુ તે મર્યાદિત નથી.

૫. ગુણવત્તાયુક્ત માસિક મીટિંગમાં ગુણવત્તા સમસ્યાઓ અને ઉકેલની પ્રગતિનો અહેવાલ આપવો જોઈએ પરંતુ ગુણવત્તાયુક્ત માસિક મીટિંગને સમસ્યાઓના ઉકેલ માટે લીવર અથવા નિર્ભરતા ન બનાવવી જોઈએ.

દરેક ગુણવત્તા સમસ્યા માટે, એકવાર શોધાયા પછી, ગુણવત્તા વિભાગે સંબંધિત વિભાગોને ચર્ચા કરવા અને "સુધારાત્મક અને નિવારક કાર્યવાહી અહેવાલ ફોર્મ" બનાવવા માટે ખાસ બેઠકો યોજવા જોઈએ, જે દૈનિક ફોલો-અપમાં સમસ્યાઓનું નિરાકરણ લાવે છે.

૬. કેટલીક સમસ્યાઓ માટે કે જેના ઉકેલો બંધ-લૂપમાં નથી આવ્યા, તેમની ચર્ચા ગુણવત્તાયુક્ત માસિક બેઠકમાં કરી શકાય છે, પરંતુ સંબંધિત વિભાગોને સંબંધિત માહિતી અગાઉથી જાણ કરવી જોઈએ જેથી તેઓ અગાઉથી ચર્ચા માટે તૈયારી કરી શકે.

તેથી, માસિક મીટિંગનો અહેવાલ ઓછામાં ઓછા 2 કાર્યકારી દિવસ અગાઉ ઉપસ્થિતોને મોકલવો જોઈએ.

ભાગ ૩

મીટિંગ પછી ફોલો-અપ—અમલીકરણ મૂળભૂત છે

[ઠરાવો સ્પષ્ટ કરો અને તેમને બહાર પાડો]

ચોક્કસ કાર્ય સામગ્રી, સમય નોડ્સ, અપેક્ષિત ધ્યેયો, ડિલિવરેબલ્સ, અને જવાબદાર વ્યક્તિઓ અને અન્ય મુખ્ય ઘટકો સહિત તમામ મીટિંગ ઠરાવો સ્પષ્ટ કરો અને સહીની પુષ્ટિ માટે કંપનીના ઇન્ચાર્જ લીડરને સબમિટ કરો.

[ટ્રેકિંગ અને કોઓર્ડિનેશન]

ગુણવત્તા વિભાગે નિરાકરણ બાબતોની અમલીકરણ પ્રક્રિયા પર સતત નજર રાખવાની અને સમયસર પ્રગતિને સમજવાની જરૂર છે. અમલીકરણ દરમિયાન ઉદ્ભવતી વિવિધ સમસ્યાઓ માટે, કાર્યની સરળ પ્રગતિ માટે અવરોધોને દૂર કરવા માટે સક્રિયપણે પ્રતિસાદ આપો, વાતચીત કરો અને સંકલન કરો.