Bagian 1
Persiapan Sebelum Pertemuan—Persiapan yang Matang adalah Setengah dari Kesuksesan
[Tinjau Penyelesaian Pekerjaan Sebelumnya]
Periksa penyelesaian poin-poin tindakan dari notulen rapat sebelumnya yang telah mencapai tenggat waktunya, dengan fokus pada status penyelesaian dan efektivitasnya. Jika ada pekerjaan penyelesaian yang belum selesai, selidiki dan analisis alasan ketidakselesaiannya.
[Statistik Indikator Kualitas Lengkap]
Mengumpulkan dan menganalisis indikator kualitas internal dan eksternal untuk periode tersebut, seperti tingkat produksi lulus pertama, tingkat kehilangan kualitas, tingkat kehilangan barang cacat, tingkat pengerjaan ulang/perbaikan, dan kegagalan pada jarak tempuh nol.
[Analisis Insiden Kualitas Selama Periode Tersebut]
Kategorikan masalah kualitas produk berdasarkan unit, produk, dan pasar. Ini termasuk mengambil foto, mencatat detail, dan melakukan analisis akar penyebab. Buat presentasi PPT untuk menampilkan lokasi dan fenomena masalah kualitas, menganalisis penyebabnya, dan merumuskan langkah-langkah perbaikan.
[Klarifikasi Topik Pertemuan Sebelumnya]
Sebelum rapat, manajer departemen mutu harus menentukan topik diskusi dan penyelesaian. Personel manajemen mutu harus mendistribusikan materi rapat yang relevan kepada unit dan peserta terkait terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan mereka untuk memahami dan mempertimbangkan poin-poin diskusi sebelumnya, sehingga meningkatkan efisiensi rapat.
[Undang Para Pemimpin Senior Perusahaan untuk Hadir]
Jika topik-topik utama yang akan dibahas kemungkinan besar akan menimbulkan perbedaan pendapat yang signifikan dan menyulitkan tercapainya konsensus, namun hasil diskusi akan sangat berdampak pada kualitas pekerjaan, komunikasikan ide-ide Anda dengan para pemimpin senior terlebih dahulu. Dapatkan persetujuan mereka dan undang mereka untuk berpartisipasi dalam pertemuan tersebut.
Kehadiran para pemimpin dalam rapat dapat dengan mudah menentukan arah rapat. Karena ide-ide Anda telah disetujui oleh para pemimpin, resolusi akhir rapat akan menjadi hasil yang Anda harapkan.
Bagian 2
Implementasi Selama Pertemuan—Kontrol yang Efektif adalah Kuncinya
[Masuk untuk Memahami Kehadiran]
Cetak lembar daftar hadir dan wajibkan peserta untuk mengisi daftar hadir. Tujuan dari pengisian daftar hadir adalah:
1. Untuk mengontrol kehadiran di lokasi dan secara jelas menunjukkan siapa yang absen;
2. Untuk menjadi dasar bagi penilaian yang relevan jika terdapat sistem evaluasi terkait, sehingga meningkatkan perhatian departemen lain terhadap pertemuan berkualitas;
3. Untuk mempermudah pencatatan kehadiran orang-orang yang bertanggung jawab dalam rapat. Jika departemen lain tidak melaksanakan hal-hal yang diputuskan kemudian atau mengaku tidak tahu, daftar hadir rapat berfungsi sebagai bukti yang kuat.
[Laporan tentang Pekerjaan Sebelumnya]
Pertama, laporkan status penyelesaian dan kualitas pekerjaan sebelumnya, termasuk item yang belum selesai dan alasannya, serta situasi penalti. Laporkan pelaksanaan resolusi rapat sebelumnya dan penyelesaian indikator kualitas.
[Diskusikan Isi Pekerjaan Saat Ini]
Perlu diingat bahwa moderator harus mengontrol danmencengkeramWaktu berbicara, perkembangan, dan tema selama pertemuan. Konten yang tidak sesuai dengan tema pertemuan harus dihentikan.
Selain itu, arahkan semua orang untuk berbicara tentang poin-poin diskusi utama untuk menghindari situasi yang dingin.
[Atur Personel Perekaman Rapat]
Tentukan personel perekam rapat untuk merekam isi utama pidato setiap unit selama rapat dan merekam butir-butir resolusi rapat (pekerjaan ini sangat penting, karena tujuan rapat sebenarnya adalah untuk merumuskan resolusi).
[Metode untuk Menemukan Masalah]
Untuk masalah kualitas yang telah ditemukan, departemen kualitas harus membuat “Buku Besar Masalah Kualitas” (formulir) dengan mengklasifikasikan masalah ABC sesuai dengan sifatnya dan mencatat masalah tersebut.
Departemen mutu harus fokus pada tindak lanjut masalah kelas A dan B serta menggunakan manajemen warna untuk mencerminkan kemajuan penyelesaian masalah. Dalam rapat bulanan mutu, lakukan pelaporan dan tinjauan berkala berdasarkan bulan, kuartal, dan tahun (masalah kelas C dapat dikelola sebagai item observasi), termasuk penambahan dan penutupan berbagai masalah.
1. Standar Klasifikasi Masalah Mutu:
Kelas A–Kecelakaan dalam satu batch produksi, cacat berulang, masalah kualitas yang disebabkan oleh faktor manusia seperti pelanggaran peraturan atau pengoperasian yang melanggar aturan.
Kelas B–Masalah kualitas yang disebabkan oleh faktor teknis seperti desain atau proses, masalah kualitas yang disebabkan oleh kurangnya regulasi atau aturan yang tidak sempurna, masalah kualitas yang disebabkan oleh faktor teknis dan celah atau kelemahan manajemen.
Kelas C–Masalah lain yang perlu diperbaiki.
2. Setiap masalah kelas A dan B harus memiliki “Formulir Laporan Tindakan Korektif dan Preventif” (laporan 8D), sehingga menghasilkan satu laporan per masalah, membentuk siklus tertutup masalah-penanggulangan-tindak lanjut atau PDCA. Penanggulangan harus mencakup solusi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
Dalam rapat bulanan terkait kualitas, fokuslah pada pelaporan apakah rencana telah dilaksanakan dan evaluasi dampak pelaksanaannya.
3. Untuk pekerjaan perbaikan masalah kelas A dan beberapa masalah kelas B, gunakan metode manajemen berbasis proyek, bentuk tim proyek khusus, dan proyeksikan masalah tersebut.
4. Penyelesaian semua masalah kualitas pada akhirnya harus menghasilkan output atau transformasi yang nyata, menjadi mekanisme jangka panjang. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, perubahan gambar atau desain, perubahan parameter proses, dan peningkatan standar operasional.
5. Rapat bulanan tentang kualitas harus melaporkan masalah kualitas dan kemajuan penyelesaiannya, tetapi rapat bulanan tentang kualitas tidak boleh menjadi alat atau ketergantungan untuk menyelesaikan masalah.
Untuk setiap masalah kualitas, setelah ditemukan, departemen kualitas harus mengorganisir departemen terkait untuk mengadakan pertemuan khusus guna membahas dan membentuk "Formulir Laporan Tindakan Korektif dan Preventif," serta menyelesaikan masalah dalam tindak lanjut sehari-hari.
6. Untuk beberapa masalah yang belum membentuk solusi siklus tertutup, masalah tersebut dapat dibahas dalam rapat kualitas bulanan, tetapi departemen terkait harus diberi tahu informasi yang relevan terlebih dahulu agar mereka dapat mempersiapkan diskusi sebelumnya.
Oleh karena itu, laporan rapat bulanan harus dikirimkan kepada peserta setidaknya 2 hari kerja sebelumnya.
Bagian 3
Tindak Lanjut Setelah Pertemuan—Implementasi Sangat Penting
[Klarifikasi Resolusi dan Terbitkan]
Klarifikasi semua resolusi rapat, termasuk isi pekerjaan spesifik, titik waktu, tujuan yang diharapkan, hasil yang diharapkan, dan penanggung jawab, serta elemen-elemen penting lainnya, dan serahkan kepada pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab untuk konfirmasi tanda tangan.
[Pelacakan dan Koordinasi]
Departemen mutu perlu terus memantau proses implementasi penyelesaian masalah dan memahami perkembangannya secara tepat waktu. Untuk berbagai masalah yang muncul selama implementasi, berikan umpan balik secara aktif, berkomunikasi, dan berkoordinasi untuk menghilangkan hambatan demi kelancaran proses kerja selanjutnya.
Waktu posting: 07-Nov-2025