Bagian 1
Persiapan Sebelum Rapat—Persiapan yang Matang adalah Setengah dari Kesuksesan
[Tinjau Penyelesaian Pekerjaan Sebelumnya]
Periksa penyelesaian item tindakan dari notulen rapat sebelumnya yang telah mencapai tenggat waktu, dengan fokus pada status penyelesaian dan efektivitasnya. Jika ada pekerjaan resolusi yang belum selesai, selidiki dan analisis alasan ketidakselesaiannya.
[Statistik Indikator Kualitas Lengkap]
Kumpulkan dan analisis indikator kualitas internal dan eksternal untuk periode tersebut, seperti hasil lintasan pertama, tingkat kehilangan kualitas, tingkat kehilangan sisa, tingkat pengerjaan ulang/perbaikan, dan kegagalan nol kilometer.
[Analisis Insiden Kualitas Selama Periode]
Kategorikan masalah kualitas produk berdasarkan unit, produk, dan pasar. Ini termasuk mengambil foto, mencatat detail, dan melakukan analisis akar penyebab. Buat presentasi PPT untuk menampilkan lokasi dan fenomena masalah kualitas, menganalisis penyebabnya, dan merumuskan langkah-langkah perbaikan.
[Perjelas Topik Rapat Sebelumnya]
Sebelum rapat, manajer departemen mutu harus menentukan topik yang akan dibahas dan diselesaikan. Personel manajemen mutu harus mendistribusikan materi rapat yang relevan kepada unit terkait dan peserta terlebih dahulu. Hal ini memungkinkan mereka untuk memahami dan mempertimbangkan pokok bahasan diskusi sebelumnya, sehingga meningkatkan efisiensi rapat.
[Undang Pimpinan Perusahaan Senior untuk Hadir]
Jika topik-topik utama yang akan dibahas kemungkinan akan menimbulkan perselisihan yang signifikan dan menyulitkan tercapainya konsensus, namun hasil diskusi akan sangat memengaruhi kualitas kerja, komunikasikan ide Anda dengan para pemimpin senior terlebih dahulu. Dapatkan persetujuan mereka dan undang mereka untuk berpartisipasi dalam rapat.
Kehadiran para pemimpin dalam rapat dapat dengan mudah menentukan arah rapat. Karena ide-ide Anda telah disetujui oleh para pemimpin, keputusan akhir rapat akan sesuai dengan harapan Anda.
Bagian 2
Implementasi Selama Rapat—Kontrol yang Efektif adalah Kuncinya
[Masuk untuk Memahami Kehadiran]
Cetak lembar daftar hadir dan minta peserta untuk mendaftar. Tujuan pendaftaran adalah:
1. Untuk mengontrol kehadiran di tempat dan secara jelas mencerminkan siapa yang tidak hadir;
2. Sebagai dasar penilaian relevan apabila terdapat sistem evaluasi terkait, sehingga meningkatkan perhatian departemen lain terhadap rapat mutu;
3. Untuk memudahkan pencatatan penanggung jawab rapat. Jika departemen lain tidak melaksanakan penyelesaian masalah di kemudian hari atau mengaku tidak tahu, lembar tanda tangan rapat berfungsi sebagai bukti yang kuat.
[Laporan Pekerjaan Sebelumnya]
Pertama, laporkan status penyelesaian dan kualitas pekerjaan sebelumnya, termasuk item yang belum selesai beserta alasannya, serta situasi penalti. Laporkan implementasi resolusi rapat sebelumnya dan penyelesaian indikator kualitas.
[Diskusikan Konten Pekerjaan Saat Ini]
Perlu diketahui bahwa moderator harus mengontrol danmencengkeramWaktu bicara, kemajuan, dan tema selama rapat. Konten yang tidak sesuai dengan tema rapat harus dihentikan.
Bimbing juga semua orang untuk berbicara mengenai pokok bahasan diskusi yang penting guna menghindari situasi yang dingin.
[Atur Personel Perekam Rapat]
Tentukan personel perekam rapat untuk merekam isi pokok pembicaraan masing-masing unit selama rapat berlangsung dan merekam pokok-pokok resolusi rapat (pekerjaan ini sangat penting, karena tujuan rapat sebenarnya adalah untuk membuat resolusi).
[Metode Penemuan Masalah]
Untuk masalah kualitas yang telah ditemukan, departemen kualitas harus membuat “Buku Besar Masalah Kualitas” (formulir) dengan mengelompokkan masalah ABC sesuai dengan sifatnya dan mencatat masalah tersebut.
Departemen mutu harus berfokus pada tindak lanjut masalah kelas A dan B dan menggunakan manajemen warna untuk mencerminkan kemajuan penyelesaian masalah. Dalam rapat bulanan mutu, lakukan pelaporan dan tinjauan berkala per bulan, kuartal, dan tahun (masalah kelas C dapat dikelola sebagai item observasi), termasuk penambahan dan penutupan berbagai masalah.
1. Standar Klasifikasi Masalah Kualitas:
Kelas A–Kecelakaan batch, cacat berulang, masalah kualitas yang disebabkan oleh faktor manusia seperti pelanggaran peraturan atau beroperasi melawan aturan.
Kelas B–Masalah kualitas disebabkan oleh faktor teknis seperti desain atau proses, masalah kualitas disebabkan oleh kurangnya regulasi atau aturan yang tidak sempurna, masalah kualitas disebabkan oleh faktor teknis dan celah manajemen atau mata rantai yang lemah.
Kelas C–Masalah lain yang memerlukan perbaikan.
2. Setiap masalah kelas A dan B harus memiliki "Formulir Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan" (laporan 8D), yang terdiri dari satu laporan per masalah, sehingga membentuk siklus tertutup masalah-tindakan penanggulangan-tindak lanjut atau PDCA. Tindakan penanggulangan harus mencakup solusi jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.
Dalam rapat bulanan yang bermutu, fokuslah pada pelaporan apakah rencana telah dilaksanakan dan evaluasi dampak pelaksanaan.
3. Untuk pekerjaan perbaikan masalah kelas A dan beberapa masalah kelas B, gunakan metode manajemen berbasis proyek, bentuk tim proyek khusus, dan proyeksikan masalahnya.
4. Penyelesaian semua masalah kualitas pada akhirnya harus menghasilkan keluaran atau transformasi yang solid, menjadi mekanisme jangka panjang. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, perubahan gambar atau desain, perubahan parameter proses, dan peningkatan standar operasional.
5. Rapat bulanan mutu hendaknya melaporkan masalah mutu dan kemajuan penyelesaian, tetapi tidak menjadikan rapat bulanan mutu sebagai pendorong atau ketergantungan dalam penyelesaian masalah.
Untuk setiap masalah kualitas, setelah ditemukan, departemen kualitas harus mengorganisasikan departemen terkait untuk mengadakan pertemuan khusus guna membahas dan membentuk “Formulir Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan,” memecahkan masalah dalam tindak lanjut harian.
6. Untuk beberapa permasalahan yang belum terbentuk solusi loop tertutup, dapat dibahas dalam rapat bulanan mutu, namun sebaiknya departemen terkait diberitahu terlebih dahulu informasi yang relevan sehingga dapat mempersiapkan pembahasan terlebih dahulu.
Oleh karena itu, laporan rapat bulanan harus dikirimkan kepada peserta setidaknya 2 hari kerja sebelumnya.
Bagian 3
Tindak Lanjut Pasca Pertemuan—Implementasi adalah Hal yang Fundamental
[Memperjelas Resolusi dan Mengeluarkannya]
Perjelas semua resolusi rapat, termasuk konten pekerjaan spesifik, jadwal, tujuan yang diharapkan, hasil yang diharapkan, dan orang yang bertanggung jawab, dan elemen penting lainnya, dan serahkan kepada pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab untuk konfirmasi tanda tangan.
[Pelacakan dan Koordinasi]
Departemen mutu perlu terus memantau proses implementasi penyelesaian masalah dan memahami perkembangannya secara tepat waktu. Untuk berbagai masalah yang muncul selama implementasi, berikan umpan balik secara aktif, komunikasikan, dan koordinasikan untuk mengatasi hambatan demi kelancaran proses kerja selanjutnya.
Waktu posting: 07-Nov-2025