1. hluti
Undirbúningur fyrir fundinn — Ítarlegur undirbúningur er helmingur árangursins
[Endurskoða lokið fyrri verk]
Kannaðu hvort verkþættir úr fyrri fundargerðum hafi verið lokið og fresturinn hafi náðst, með áherslu á bæði stöðu og árangur verkefna. Ef einhverjar lausnir eru enn óloknar skaltu rannsaka og greina ástæður þess að þær eru ekki kláraðar.
[Heill tölfræði um gæðavísa]
Safnaðu og greindu innri og ytri gæðavísa fyrir tímabilið, svo sem afköst í fyrstu umferð, gæðatapshlutfall, brottapshlutfall, endurvinnslu-/viðgerðarhlutfall og bilanir innan við núll kílómetra.
[Greina gæðaatvik á tímabilinu]
Flokkaðu vandamál með gæði vöru eftir einingu, vöru og markaði. Þetta felur í sér að taka myndir, skrá upplýsingar og framkvæma greiningu á rót vandans. Búðu til PowerPoint kynningu til að sýna staðsetningu og fyrirbæri gæðavandamála, greina orsakir þeirra og móta úrbætur.
[Skýrið fundarefni fyrirfram]
Fyrir fundinn verður gæðastjóri að ákveða umræðuefni og lausnarefni. Starfsfólk gæðastjórnunar ætti að dreifa viðeigandi fundargögnum til viðkomandi eininga og þátttakenda fyrirfram. Þetta gerir þeim kleift að skilja og íhuga umræðuefnin fyrirfram og þar með bæta skilvirkni fundarins.
[Bjóðið framkvæmdastjórnendum fyrirtækisins að mæta]
Ef lykilatriði sem ræða á eru líkleg til að valda verulegum ágreiningi og gera það erfitt að ná samstöðu, en niðurstöður umræðunnar munu samt sem áður hafa mikil áhrif á gæði vinnunnar, skaltu miðla hugmyndum þínum til yfirstjórnenda fyrirfram. Fáðu samþykki þeirra og bjóddu þeim að taka þátt í fundinum.
Að hafa leiðtoga viðstadda fundinn getur auðveldlega ákvarðað stefnu fundarins. Þar sem hugmyndir þínar hafa þegar verið samþykktar af leiðtogunum, verður lokaniðurstaða fundarins sú sem þú væntir.
2. hluti
Innleiðing á fundi - skilvirk stjórnun er lykilatriði
[Skráðu þig inn til að skilja mætingarupplýsingar]
Prentið innskráningarblað og krefjið þátttakendur um að skrá sig inn. Tilgangur innskráningarinnar er:
1. Að hafa eftirlit með mætingu á staðnum og sýna skýrt hverjir eru fjarverandi;
2. Að þjóna sem grundvöllur fyrir viðeigandi mat ef til staðar eru tengd matskerfi og þannig auka athygli annarra deilda á gæðafundum;
3. Til að auðvelda upptöku funda ábyrgðaraðila. Ef aðrar deildir innleiða ekki úrlausnarmál síðar eða halda fram vanþekkingu, þá þjónar undirskriftarblaðið fyrir fundinn sem sterk sönnunargögn.
[Skýrsla um fyrri verk]
Fyrst skal greina frá stöðu og gæðum fyrri verka, þar á meðal ókláruð atriði og ástæður þeirra, sem og viðurlög. Skýrsla um framkvæmd fyrri fundarályktana og framkvæmd gæðavísa.
[Ræðið efni núverandi verka]
Athugið að stjórnandi verður að hafa stjórn á oggrípaRæðutími, framgangur og þema fundarins. Efni sem ekki stangast á við þema fundarins ætti að hætta.
Leiðbeinið einnig öllum að tjá sig um lykilatriði til að forðast kalda stöðu.
[Sjáðu starfsfólk til að taka upp fund]
Ákveðið starfsmann til að taka upp aðalefni ræðu hverrar einingar á fundinum og taka upp fundarályktunartillögur (þetta starf er mjög mikilvægt þar sem tilgangur fundarins er í raun að móta ályktanir).
[Aðferðir til að uppgötva vandamál]
Fyrir gæðavandamál sem hafa komið upp ætti gæðadeildin að setja upp „Gæðavandamálabók“ (eyðublað) með því að flokka mál eftir eðli þeirra og skrá vandamálin.
Gæðadeildin ætti að einbeita sér að því að fylgja eftir vandamálum í A- og B-flokki og nota litastjórnun til að endurspegla framfarir í lausn vandamála. Á mánaðarlegum gæðafundum skal framkvæma reglulega skýrslugjöf og endurskoðun eftir mánuðum, ársfjórðungum og árum (hægt er að stjórna vandamálum í C-flokki sem athugunaratriðum), þar á meðal að bæta við og loka ýmsum vandamálum.
1. Staðlar fyrir flokkun gæðavandamála:
A-flokkur–Lotuslys, endurteknir gallar, gæðavandamál af völdum mannlegra þátta, svo sem brot á reglum eða framferði gegn reglum.
B-flokkur–Gæðavandamál af völdum tæknilegra þátta eins og hönnunar eða ferlis, gæðavandamál af völdum skorts á reglugerðum eða ófullkominna reglna, gæðavandamál af völdum bæði tæknilegra þátta og stjórnunargalla eða veikra tengla.
C-flokkur–Önnur vandamál sem þarfnast úrbóta.
2. Fyrir hvert vandamál í A- og B-flokki verður að vera „skýrsluform um leiðréttingar- og fyrirbyggjandi aðgerðir“ (8D skýrsla), þar sem ein skýrsla er gerð fyrir hvert vandamál, og myndar lokaða hringrás vandamáls-mótvægisaðgerða-eftirfylgni eða PDCA. Mótvægisaðgerðir ættu að fela í sér skammtíma-, meðallangtíma- og langtímalausnir.
Í mánaðarlegum gæðafundi skal einbeita sér að því að greina frá því hvort áætluninni hefur verið hrint í framkvæmd og meta áhrif framkvæmdarinnar.
3. Til að leiðrétta vandamál í A-flokki og sumum B-flokki skal nota verkefnamiðaðar stjórnunaraðferðir, stofna sérstök verkefnateymi og skipuleggja vandamálin.
4. Lausn allra gæðavandamála verður að lokum að leiða til traustrar afkösta eða umbreytingar, sem verða langtímaferli. Þetta felur í sér en takmarkast ekki við breytingar á teikningum eða hönnun, breytingar á ferlisbreytum og umbætur á rekstrarstöðlum.
5. Mánaðarfundurinn um gæðamál ætti að greina frá gæðavandamálum og framvindu lausna en ætti ekki að gera mánaðarfundinn að stjórntæki eða háð lausn vandamála.
Fyrir hvert gæðavandamál, þegar það uppgötvast, ætti gæðadeildin að skipuleggja sérstaka fundi viðkomandi deilda til að ræða og búa til „skýrsluform um leiðréttingar- og fyrirbyggjandi aðgerðir“ og leysa vandamálin í daglegri eftirfylgni.
6. Fyrir sum vandamál sem ekki hafa myndað lokaðar lausnir er hægt að ræða þau á mánaðarlegum gæðafundi, en viðeigandi deildir ættu að fá upplýsingar fyrirfram svo þær geti undirbúið sig fyrir umræður fyrirfram.
Þess vegna ætti að senda fundarmönnum mánaðarskýrsluna með minnst tveggja virkra daga fyrirvara.
3. hluti
Eftirfylgni eftir fundinn — Innleiðing er grundvallaratriði
[Skýrið ályktanir og gefið þær út]
Skýrið allar fundarályktanir, þar á meðal tiltekið efni vinnunnar, tímasetningar, væntanleg markmið, afhendingar og ábyrgðaraðila, og aðra lykilþætti, og sendið þær til ábyrgðaraðila fyrirtækisins til staðfestingar á undirskrift.
[Eftirfylgni og samhæfing]
Gæðadeildin þarf stöðugt að fylgjast með innleiðingarferlinu til að leysa úr málum og fylgjast tímanlega með framvindu þeirra. Ef upp koma vandamál við innleiðingu þarf að veita virka endurgjöf, eiga samskipti og samhæfa starfsemi til að fjarlægja hindranir og tryggja greiða framgang verksins.
Birtingartími: 7. nóvember 2025