Parte 1
Preparazione prima della riunione: una preparazione accurata è metà del successo
[Rivedere il completamento dei lavori precedenti]
Verificare il completamento delle azioni previste dai verbali delle riunioni precedenti, per le quali sono scadute le scadenze, concentrandosi sia sullo stato di avanzamento che sull'efficacia. Qualora alcune attività di risoluzione risultassero ancora incomplete, indagare e analizzare le ragioni del mancato completamento.
[Statistiche complete sugli indicatori di qualità]
Raccogliere e analizzare gli indicatori di qualità interni ed esterni relativi al periodo, come la resa al primo passaggio, il tasso di perdita per difetti di qualità, il tasso di scarti, i tassi di rilavorazione/riparazione e i guasti a zero chilometri.
[Analisi degli incidenti relativi alla qualità verificatisi durante il periodo]
Classificare i problemi di qualità del prodotto per unità, prodotto e mercato. Ciò include scattare foto, registrare i dettagli e condurre un'analisi delle cause principali. Creare una presentazione PowerPoint per illustrare la posizione e le manifestazioni dei problemi di qualità, analizzarne le cause e formulare misure correttive.
[Chiarire in anticipo gli argomenti della riunione]
Prima della riunione, il responsabile del reparto qualità deve definire gli argomenti di discussione e le relative decisioni. Il personale addetto alla gestione della qualità dovrebbe distribuire in anticipo il materiale informativo relativo alla riunione alle unità interessate e ai partecipanti. Ciò consente loro di comprendere e valutare in anticipo gli argomenti di discussione, migliorando così l'efficacia della riunione.
[Invitare i dirigenti aziendali di alto livello a partecipare]
Se i temi chiave da discutere rischiano di generare notevoli disaccordi e di rendere difficile il raggiungimento di un consenso, ma i risultati della discussione avranno un impatto significativo sulla qualità del lavoro, comunicate le vostre idee ai dirigenti senior in anticipo. Ottenete la loro approvazione e invitateli a partecipare alla riunione.
La presenza dei leader alla riunione può facilmente influenzarne l'andamento. Poiché le tue idee sono già state approvate dai leader, la risoluzione finale della riunione sarà quella che ti aspetti.
Parte 2
Implementazione durante la riunione: un controllo efficace è fondamentale.
[Accedi per monitorare le presenze]
Stampa un foglio presenze e chiedi ai partecipanti di firmarlo. Gli scopi della firma sono:
1. Controllare le presenze in loco e registrare chiaramente le assenze;
2. Servire da base per valutazioni pertinenti qualora esistano sistemi di valutazione correlati, in modo da accrescere l'attenzione degli altri dipartimenti verso le riunioni sulla qualità;
3. Per facilitare la registrazione delle presenze alle riunioni. Qualora altri dipartimenti non diano seguito alle decisioni prese o si dichiarino all'oscuro dei fatti, il verbale di presenza alla riunione funge da prova inconfutabile.
[Relazione sui lavori precedenti]
Innanzitutto, riferire sullo stato di avanzamento e sulla qualità del lavoro svolto in precedenza, inclusi gli elementi non completati e le relative motivazioni, nonché le situazioni che comportano sanzioni. Riportare inoltre l'attuazione delle delibere delle riunioni precedenti e il raggiungimento degli indicatori di qualità.
[Discussione sul contenuto del lavoro attuale]
Si noti che il moderatore deve controllare epresaIl tempo di parola, lo svolgimento e il tema della riunione devono essere monitorati. I contenuti non coerenti con il tema della riunione devono essere interrotti.
Inoltre, invitate tutti a parlare sui punti chiave della discussione per evitare situazioni di stallo.
[Organizzare la registrazione della riunione]
Individuare il personale addetto alla verbalizzazione della riunione, incaricato di registrare il contenuto principale degli interventi di ciascun gruppo e di verbalizzare i punti all'ordine del giorno (questo compito è molto importante, poiché lo scopo della riunione è proprio quello di formulare delle risoluzioni).
[Metodi per individuare i problemi]
Per i problemi di qualità riscontrati, il reparto qualità deve istituire un "Registro dei problemi di qualità" (modulo) classificando i problemi da ABC a ABC in base alla loro natura e registrandoli.
Il reparto qualità dovrebbe concentrarsi sul follow-up dei problemi di classe A e B e utilizzare la gestione dei colori per riflettere i progressi nella risoluzione dei problemi. Durante la riunione mensile sulla qualità, condurre report periodici e revisioni mensili, trimestrali e annuali (i problemi di classe C possono essere gestiti come elementi di osservazione), includendo l'aggiunta e la chiusura di vari problemi.
1. Standard di classificazione dei problemi di qualità:
Una classe–Incidenti di produzione, difetti ripetitivi, problemi di qualità causati da fattori umani come la violazione di regolamenti o il funzionamento contrario alle norme.
Classe B–Problemi di qualità causati da fattori tecnici quali progettazione o processo, problemi di qualità causati dalla mancanza di regolamenti o da norme imperfette, problemi di qualità causati sia da fattori tecnici che da lacune o punti deboli nella gestione.
Classe C–Altri problemi che necessitano di miglioramenti.
2. Per ogni problema di classe A e B deve essere redatto un "Modulo di segnalazione delle azioni correttive e preventive" (rapporto 8D), con un rapporto per problema, formando così un ciclo chiuso problema-contromisura-follow-up o PDCA. Le contromisure devono includere soluzioni a breve, medio e lungo termine.
Durante la riunione mensile sulla qualità, concentrarsi sulla segnalazione dell'avvenuta implementazione del piano e sulla valutazione dei relativi effetti.
3. Per la risoluzione dei problemi di classe A e di alcuni problemi di classe B, utilizzare metodi di gestione basati su progetti, istituire team di progetto specifici e suddividere i problemi in progetti.
4. La risoluzione di tutti i problemi di qualità deve in ultima analisi concretizzarsi in un risultato o una trasformazione consolidata, diventando un meccanismo a lungo termine. Ciò include, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, modifiche ai disegni o alla progettazione, modifiche ai parametri di processo e miglioramento degli standard operativi.
5. La riunione mensile sulla qualità dovrebbe riferire sui problemi di qualità e sui progressi nella loro risoluzione, ma non dovrebbe diventare una leva o un fattore determinante per la risoluzione dei problemi.
Per ogni problema di qualità, una volta individuato, il reparto qualità dovrebbe organizzare riunioni specifiche con i reparti competenti per discuterne e redigere un "Modulo di segnalazione di azioni correttive e preventive", al fine di risolvere i problemi attraverso un monitoraggio quotidiano.
6. Per alcuni problemi che non hanno ancora trovato soluzioni a ciclo chiuso, è possibile discuterne durante la riunione mensile sulla qualità, ma i reparti interessati devono essere informati in anticipo delle informazioni rilevanti in modo che possano prepararsi alla discussione.
Pertanto, il resoconto della riunione mensile deve essere inviato ai partecipanti almeno 2 giorni lavorativi prima della data prevista.
Parte 3
Il follow-up dopo la riunione: l'implementazione è fondamentale.
[Chiarire le risoluzioni e emanarle]
Chiarire tutte le delibere della riunione, inclusi i contenuti specifici del lavoro, le tempistiche, gli obiettivi previsti, i risultati attesi, i responsabili e altri elementi chiave, e sottoporre il tutto al responsabile aziendale per la conferma della firma.
[Tracciamento e coordinamento]
Il reparto qualità deve monitorare costantemente il processo di implementazione delle soluzioni e valutare tempestivamente i progressi. Per i problemi che dovessero sorgere durante l'implementazione, è fondamentale fornire feedback proattivi, comunicare e coordinarsi per rimuovere gli ostacoli e garantire un regolare svolgimento delle attività successive.
Data di pubblicazione: 07-11-2025