שיפור יוקי לין – כיצד חברות צריכות לקיים פגישות איכות קבועות?

חלק 1

הכנה לפני הפגישה - הכנה יסודית היא חצי מההצלחה

[סקירת השלמת עבודה קודמת]

בדקו את השלמת סעיפי הפעולה מפרוטוקולי ישיבות קודמות שהגיעו למועד האחרון שלהם, תוך התמקדות הן במצב ההשלמה והן ביעילות. אם עבודת פתרון כלשהי נותרה לא גמורה, חקרו ונתחו את הסיבות לאי-השלמה.

[סטטיסטיקה מלאה של אינדיקטור איכות]

איסוף וניתוח של מדדי איכות פנימיים וחיצוניים לתקופה, כגון תפוקה במעבר ראשון, שיעור אובדן איכות, שיעור אובדן גרוטאות, שיעורי עיבוד חוזר/תיקון וכשלים עד אפס קילומטר.

[ניתוח אירועי איכות במהלך התקופה]

סיווג בעיות איכות מוצר לפי יחידה, מוצר ושוק. זה כולל צילום תמונות, רישום פרטים וביצוע ניתוח גורמי שורש. צור מצגת PowerPoint כדי להציג את המיקום והתופעות של בעיות איכות, לנתח את הגורמים ולגבש אמצעים מתקנים.

[הבהרת נושאי הפגישה מראש]

לפני הפגישה, מנהל מחלקת האיכות חייב לקבוע את נושאי הדיון והפתרון. אנשי ניהול האיכות צריכים לחלק מראש את חומרי הפגישה הרלוונטיים ליחידות ולמשתתפים הרלוונטיים. זה מאפשר להם להבין ולשקול את נושאי הדיון מראש, ובכך לשפר את יעילות הפגישה.

[הזמינו מנהיגים בכירים בחברה להשתתף]

אם נושאים מרכזיים לדיון צפויים לגרום לחילוקי דעות משמעותיים ולהקשות על הגעה לקונצנזוס, אך תוצאות הדיון ישפיעו רבות על איכות העבודה, שתפו את רעיונותיכם עם מנהיגים בכירים מראש. קבלו את אישורם והזמינו אותם להשתתף בפגישה.

נוכחות של מנהיגים בפגישה יכולה לקבוע בקלות את כיוון הפגישה. מכיוון שהרעיונות שלכם כבר אושרו על ידי המנהיגים, ההחלטה הסופית של הפגישה תהיה התוצאה שאתם מצפים לה.

חלק 2

יישום במהלך הפגישה - שליטה יעילה היא המפתח

[התחבר כדי להבין את נושא הנוכחות]

הדפס גיליון הרשמה ודרוש מהמשתתפים להירשם. מטרות ההרשמה הן:

1. לשלוט בנוכחות באתר ולשקף בבירור מי נעדר;

2. לשמש בסיס להערכות רלוונטיות אם קיימות מערכות הערכה קשורות, ובכך להגביר את תשומת הלב של מחלקות אחרות לפגישות איכות;

3. כדי להקל על רישום פגישות של האחראים. אם מחלקות אחרות אינן מיישמות את ענייני הפתרון מאוחר יותר או טוענות לבורות, טופס ההרשמה לפגישה משמש כראיה חזקה.

[דו"ח על עבודה קודמת]

ראשית, דווח על סטטוס השלמת העבודה ואיכותה, כולל פריטים שלא הושלמו וסיבותיהם, וכן מצבי עונשים. דווח על יישום החלטות ישיבות קודמות והשלמת מדדי איכות.

[דון בתוכן העבודה הנוכחית]

שים לב שהמנחה חייב לשלוט וללִתְפּוֹסזמן הדיבור, ההתקדמות והנושא במהלך הפגישה. יש להפסיק את הדיון בתכנים שאינם תואמים את נושא הפגישה.

כמו כן, הנחו את כולם לדבר על נושאי דיון מרכזיים כדי להימנע ממצבים קרים.

[ארגון אנשי הקלטת פגישה]

קביעת צוות הקלטה של ​​פגישות שיתעד את התוכן העיקרי של נאומי כל יחידה במהלך הפגישה ויתעד את סעיפי ההחלטה (עבודה זו חשובה מאוד, שכן מטרת הפגישה היא למעשה גיבוש החלטות).

[שיטות לגילוי בעיות]

עבור בעיות איכות שהתגלו, על מחלקת האיכות ליצור "פנקס בעיות איכות" (טופס) על ידי דירוג בעיות ABC לפי אופיין ורישום הבעיות.

על מחלקת האיכות להתמקד במעקב אחר בעיות מסוג A ו-B ולהשתמש בניהול צבעים כדי לשקף את התקדמות פתרון הבעיות. בפגישה החודשית של האיכות, יש לערוך דיווח וסקירה תקופתיים לפי חודש, רבעון ושנה (ניתן לנהל בעיות מסוג C כפריטי תצפית), כולל הוספה וסגירה של בעיות שונות.

1. סטנדרטים לסיווג בעיות איכות:

כיתה א'–תאונות אצווה, פגמים חוזרים ונשנים, בעיות איכות הנגרמות מגורמים אנושיים כגון הפרת תקנות או פעולה בניגוד לחוקים.

מחלקה B–בעיות איכות הנגרמות מגורמים טכניים כגון תכנון או תהליך, בעיות איכות הנגרמות מחוסר תקנות או כללים לא מושלמים, בעיות איכות הנגרמות הן מגורמים טכניים והן מפרצות ניהוליות או חוליות חלשות.  

C קלאס–בעיות נוספות הדורשות שיפור.  

2. לכל בעיה מסוג A ו-B חייב להיות "טופס דוח פעולה מתקנת ומונעת" (דו"ח 8D), המספק דוח אחד לכל בעיה, ויוצר לולאה סגורה של בעיה-אמצעי נגד-מעקב או PDCA. אמצעי נגד צריכים לכלול פתרונות לטווח קצר, לטווח בינוני ולטווח ארוך.

בפגישה החודשית בנושא איכות, יש להתמקד בדיווח האם התוכנית יושמה ובהערכת השפעות היישום.

3. לצורך תיקון בעיות מסוג A וכמה בעיות מסוג B, יש להשתמש בשיטות ניהול מבוססות פרויקטים, להקים צוותי פרויקטים מיוחדים וליצור פרויקטים של הבעיות.

4. פתרון כל בעיות האיכות חייב בסופו של דבר להביא לגיבוש תפוקה או טרנספורמציה, ולהפוך למנגנון ארוך טווח. זה כולל, אך לא רק, שינויים בשרטוט או בתכנון, שינויים בפרמטרים של התהליך ושיפור תקני התפעול.

5. יש לדווח על בעיות איכות ועל התקדמות הפתרונות בפגישת האיכות החודשית, אך לא להפוך את הפגישה החודשית למנוף או תלות בפתרון בעיות.

עבור כל בעיית איכות, לאחר גילויה, על מחלקת האיכות לארגן מחלקות רלוונטיות לקיום פגישות מיוחדות כדי לדון ולגבש "טופס דוח פעולה מתקנת ומונעת", תוך פתרון הבעיות במסגרת מעקב יומיומי.

6. עבור בעיות מסוימות שלא יצרו פתרונות בלולאה סגורה, ניתן לדון בהן בפגישה החודשית האיכותית, אך יש ליידע את המחלקות הרלוונטיות על מידע רלוונטי מראש כדי שיוכלו להתכונן לדיון מראש.

לכן, יש לשלוח את דוח הפגישה החודשי למשתתפים לפחות יומיים עסקים מראש.

חלק 3

מעקב לאחר הפגישה - יישום הוא בסיסי

[להבהיר את ההחלטות ולהוציא אותן]

יש להבהיר את כל החלטות הפגישה, כולל תוכן העבודה הספציפי, לוחות הזמנים, היעדים הצפויים, התוצרים והאנשים האחראים, ואלמנטים מרכזיים אחרים, ולהגישם למנהל החברה האחראי לאישור חתימה.

[מעקב ותיאום]

מחלקת האיכות צריכה לעקוב באופן רציף אחר תהליך היישום של בעיות פתרון בעיות ולזהות את ההתקדמות בזמן. עבור בעיות שונות המתעוררות במהלך היישום, לספק משוב באופן פעיל, לתקשר ולתאם כדי להסיר מכשולים להתקדמות חלקה בהמשך העבודה.