파트 1
회의 전 준비 - 철저한 준비는 성공의 절반입니다
[기존 업무 완료 현황 검토]
이전 회의록에 기록된 기한이 지난 조치 사항들의 완료 여부를 확인하고, 완료 상태와 효과성을 중점적으로 검토하십시오. 미완료된 사항이 있다면 그 원인을 조사하고 분석하십시오.
[종합 품질 지표 통계]
해당 기간 동안의 최초 합격률, 품질 손실률, 불량품 손실률, 재작업/수리율, 주행 중 고장률 등과 같은 내부 및 외부 품질 지표를 수집하고 분석합니다.
[해당 기간 동안 발생한 품질 문제 분석]
제품 품질 문제를 단위, 제품, 시장별로 분류합니다. 여기에는 사진 촬영, 세부 정보 기록, 근본 원인 분석이 포함됩니다. 품질 문제의 발생 위치와 현상, 원인 분석, 시정 조치를 보여주는 PPT 프레젠테이션을 제작합니다.
[회의 주제를 사전에 명확히 하세요]
회의에 앞서 품질 관리 부서장은 논의 및 해결 과제를 결정해야 합니다. 품질 관리 담당자는 관련 회의 자료를 관련 부서 및 참석자들에게 사전에 배포해야 합니다. 이를 통해 참석자들은 논의 사항을 미리 파악하고 고려할 수 있으므로 회의 효율성을 높일 수 있습니다.
[회사 고위 임원들을 초청하여 참석하게 하십시오]
논의할 핵심 주제가 상당한 의견 차이를 불러일으키고 합의에 도달하기 어렵게 만들 가능성이 높지만, 논의 결과가 업무의 질에 큰 영향을 미칠 것으로 예상된다면, 사전에 고위 경영진에게 아이디어를 전달하고 승인을 받은 후 회의에 참여하도록 요청하십시오.
회의에 지도자들이 참석하면 회의의 방향을 쉽게 결정할 수 있습니다. 여러분의 아이디어가 이미 지도자들의 승인을 받았기 때문에 회의의 최종 결과는 여러분이 기대하는 대로 나올 것입니다.
파트 2
회의 중 실행 - 효과적인 통제가 핵심입니다
[로그인하여 출석 현황을 확인하세요]
참석자 서명 용지를 인쇄하여 참석자들에게 서명하도록 하십시오. 서명의 목적은 다음과 같습니다.
1. 현장 출석을 관리하고 결석자를 명확하게 파악하기 위함;
2. 관련 평가 시스템이 있는 경우, 관련 평가의 기초 자료로 활용하여 다른 부서에서 질적 회의에 더 큰 관심을 기울이도록 유도합니다.
3. 회의 담당자 참석 기록을 용이하게 하기 위함입니다. 만약 다른 부서에서 추후에 결정 사항을 이행하지 않거나 알지 못했다고 주장할 경우, 회의 참석자 서명 기록은 강력한 증거로 활용될 수 있습니다.
[기존 연구 보고서]
첫째, 이전 작업의 완료 현황 및 품질에 대한 보고서를 제출하십시오. 여기에는 미완료 항목 및 사유, 그리고 벌칙 상황이 포함됩니다. 둘째, 이전 회의 결의 사항 이행 및 품질 지표 달성 현황을 보고하십시오.
[현재 진행 중인 업무 내용에 대해 논의]
참고로, 진행자는 이를 통제해야 합니다.파악회의 중 발언 시간, 진행 상황 및 주제를 고려해야 합니다. 회의 주제와 일치하지 않는 내용은 중단해야 합니다.
또한 어색한 분위기를 방지하기 위해 모든 사람이 핵심 토론 주제에 대해 이야기하도록 유도하십시오.
[회의 녹음 담당자 배치]
회의록 작성 담당자를 지정하여 회의 중 각 부서의 주요 발언 내용과 회의 결의안 항목을 기록하도록 합니다(회의의 목적은 결의안을 도출하는 것이므로 이 작업은 매우 중요합니다).
[문제 발견 방법]
발견된 품질 문제에 대해 품질 부서는 문제의 성격에 따라 ABC 등급으로 분류하여 "품질 문제 기록부"(양식)를 작성하고 문제를 등록해야 합니다.
품질 관리 부서는 A급 및 B급 문제에 대한 후속 조치에 집중하고, 색상 관리를 통해 문제 해결 진행 상황을 시각적으로 보여줘야 합니다. 월간 품질 회의에서는 월별, 분기별, 연간 보고 및 검토를 실시하고(C급 문제는 관찰 항목으로 관리 가능), 다양한 문제의 추가 및 해결 현황을 기록해야 합니다.
1. 품질 문제 분류 기준:
A반–배치 사고, 반복적인 결함, 규정 위반이나 규칙 위반 등의 인적 요인으로 인한 품질 문제.
B 클래스–설계나 공정 등의 기술적 요인으로 인한 품질 문제, 규제 부족이나 불완전한 규칙으로 인한 품질 문제, 기술적 요인과 경영상의 허점 또는 취약점이 복합적으로 작용한 품질 문제.
C 클래스–개선이 필요한 다른 문제점들.
2. 각 A 및 B 등급 문제에 대해서는 "시정 및 예방 조치 보고서"(8D 보고서)를 작성하여 문제당 하나의 보고서를 제출함으로써 문제-대책-후속 조치(PDCA)의 폐쇄 루프를 구축해야 합니다. 대책에는 단기, 중기 및 장기적인 해결책이 포함되어야 합니다.
월간 품질 회의에서는 계획 실행 여부 보고와 실행 효과 평가에 중점을 두어야 합니다.
3. A급 문제 및 일부 B급 문제의 시정 작업에는 프로젝트 기반 관리 방식을 적용하여 특별 프로젝트 팀을 구성하고 문제를 프로젝트화합니다.
4. 모든 품질 문제의 해결은 궁극적으로 산출물 또는 변환을 확고히 하여 장기적인 메커니즘으로 자리 잡아야 합니다. 이는 도면 또는 설계 변경, 공정 매개변수 변경, 운영 표준 개선 등을 포함하되 이에 국한되지 않습니다.
5. 월간 품질 회의에서는 품질 문제점과 해결 진행 상황을 보고해야 하지만, 월간 품질 회의 자체가 문제 해결의 수단이나 의존 대상이 되어서는 안 됩니다.
품질 문제가 발견되면 품질 부서는 관련 부서들을 소집하여 특별 회의를 개최하고, 해당 문제를 논의하여 "시정 및 예방 조치 보고서"를 작성하고, 일상적인 후속 조치를 통해 문제를 해결해야 합니다.
6. 폐쇄 루프 솔루션이 아직 마련되지 않은 일부 문제에 대해서는 월간 품질 회의에서 논의할 수 있으나, 관련 부서에 사전에 관련 정보를 제공하여 논의를 준비할 수 있도록 해야 합니다.
따라서 월례 회의 보고서는 참석자들에게 최소 2일(영업일 기준) 전에 발송해야 합니다.
파트 3
회의 후 후속 조치 - 실행이 핵심입니다
[결의안을 명확히 하고 발표하십시오]
회의에서 결정된 모든 사항(구체적인 업무 내용, 시간 계획, 예상 목표, 결과물, 담당자 및 기타 주요 요소 포함)을 명확히 하고, 담당 회사장에게 서명 확인을 위해 제출하십시오.
[추적 및 조정]
품질 관리 부서는 문제 해결 사항의 이행 과정을 지속적으로 추적하고 진행 상황을 적시에 파악해야 합니다. 이행 과정에서 발생하는 다양한 문제에 대해서는 적극적으로 피드백을 제공하고 소통하며 협력하여 장애물을 제거함으로써 후속 작업이 원활하게 진행될 수 있도록 해야 합니다.
게시 시간: 2025년 11월 7일