യോക്കി ലീൻ ഇംപ്രൂവ്‌മെന്റ് - കമ്പനികൾ പതിവായി ഗുണനിലവാര മീറ്റിംഗുകൾ എങ്ങനെ നടത്തണം?

ഭാഗം 1

യോഗത്തിനു മുമ്പുള്ള തയ്യാറെടുപ്പ് - സമഗ്രമായ തയ്യാറെടുപ്പ് പകുതി വിജയമാണ്.

[മുൻ ജോലിയുടെ പൂർത്തീകരണം അവലോകനം ചെയ്യുക]

മുൻ മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളിലെ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ പൂർത്തീകരണം, അവ സമയപരിധിയിലെത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക, പൂർത്തീകരണ നിലയിലും ഫലപ്രാപ്തിയിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക. ഏതെങ്കിലും പരിഹാര പ്രവർത്തനങ്ങൾ പൂർത്തിയാകാതെ തുടരുകയാണെങ്കിൽ, പൂർത്തീകരിക്കാത്തതിന്റെ കാരണങ്ങൾ അന്വേഷിച്ച് വിശകലനം ചെയ്യുക.

[പൂർണ്ണ ഗുണനിലവാര സൂചക സ്ഥിതിവിവരക്കണക്കുകൾ]

ഫസ്റ്റ്-പാസ് വിളവ്, ഗുണനിലവാര നഷ്ട നിരക്ക്, സ്ക്രാപ്പ് നഷ്ട നിരക്ക്, പുനർനിർമ്മാണ/നന്നാക്കൽ നിരക്കുകൾ, പൂജ്യം കിലോമീറ്റർ പരാജയങ്ങൾ എന്നിങ്ങനെയുള്ള കാലയളവിലെ ആന്തരികവും ബാഹ്യവുമായ ഗുണനിലവാര സൂചകങ്ങൾ ശേഖരിച്ച് വിശകലനം ചെയ്യുക.

[ഈ കാലയളവിലെ ഗുണനിലവാര സംഭവങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുക]

ഉൽപ്പന്ന ഗുണനിലവാര പ്രശ്‌നങ്ങളെ യൂണിറ്റ്, ഉൽപ്പന്നം, വിപണി എന്നിവ അനുസരിച്ച് തരംതിരിക്കുക. ഫോട്ടോകൾ എടുക്കൽ, വിശദാംശങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തൽ, മൂലകാരണ വിശകലനം നടത്തൽ എന്നിവ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഗുണനിലവാര പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ സ്ഥാനവും പ്രതിഭാസങ്ങളും പ്രദർശിപ്പിക്കുന്നതിനും, കാരണങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുന്നതിനും, തിരുത്തൽ നടപടികൾ രൂപപ്പെടുത്തുന്നതിനും ഒരു PPT അവതരണം സൃഷ്ടിക്കുക.

[മീറ്റിംഗ് വിഷയങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി വ്യക്തമാക്കുക]

മീറ്റിംഗിന് മുമ്പ്, ചർച്ചയ്ക്കും പരിഹാരത്തിനുമുള്ള വിഷയങ്ങൾ ഗുണനിലവാര വകുപ്പ് മാനേജർ നിർണ്ണയിക്കണം. ഗുണനിലവാര മാനേജ്മെന്റ് ഉദ്യോഗസ്ഥർ ബന്ധപ്പെട്ട യൂണിറ്റുകൾക്കും പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കും പ്രസക്തമായ മീറ്റിംഗ് മെറ്റീരിയലുകൾ മുൻകൂട്ടി വിതരണം ചെയ്യണം. ഇത് അവർക്ക് ചർച്ചാ ഇനങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി മനസ്സിലാക്കാനും പരിഗണിക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു, അതുവഴി മീറ്റിംഗ് കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.

[മുതിർന്ന കമ്പനി നേതാക്കളെ പങ്കെടുക്കാൻ ക്ഷണിക്കുക]

ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ കാര്യമായ അഭിപ്രായവ്യത്യാസത്തിന് കാരണമാവുകയും ഒരു സമവായത്തിലെത്താൻ പ്രയാസകരമാവുകയും ചെയ്താൽ, ചർച്ചാ ഫലങ്ങൾ ഗുണനിലവാരമുള്ള പ്രവർത്തനത്തെ വളരെയധികം ബാധിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ആശയങ്ങൾ മുതിർന്ന നേതാക്കളുമായി മുൻകൂട്ടി ആശയവിനിമയം നടത്തുക. അവരുടെ അനുമതി വാങ്ങി അവരെ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കാൻ ക്ഷണിക്കുക.

നേതാക്കൾ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നത് യോഗത്തിന്റെ ദിശ എളുപ്പത്തിൽ നിർണ്ണയിക്കും. നിങ്ങളുടെ ആശയങ്ങൾ നേതാക്കൾ ഇതിനകം അംഗീകരിച്ചതിനാൽ, യോഗത്തിന്റെ അന്തിമ പ്രമേയം നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഫലമായിരിക്കും.

ഭാഗം 2

യോഗത്തിനിടെ നടപ്പിലാക്കൽ—ഫലപ്രദമായ നിയന്ത്രണം പ്രധാനമാണ്

[ഹാജർ മനസ്സിലാക്കാൻ സൈൻ ഇൻ ചെയ്യുക]

ഒരു സൈൻ-ഇൻ ഷീറ്റ് പ്രിന്റ് ചെയ്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവരോട് സൈൻ ഇൻ ചെയ്യിക്കുക. സൈൻ-ഇന്നിന്റെ ഉദ്ദേശ്യങ്ങൾ ഇവയാണ്:

1. ഓൺ-സൈറ്റ് ഹാജർ നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനും ആരാണ് ഹാജരാകാത്തതെന്ന് വ്യക്തമായി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിനും;

2. ബന്ധപ്പെട്ട മൂല്യനിർണ്ണയ സംവിധാനങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, പ്രസക്തമായ വിലയിരുത്തലുകൾക്ക് അടിസ്ഥാനമായി വർത്തിക്കുക, അതുവഴി ഗുണനിലവാരമുള്ള മീറ്റിംഗുകളിൽ മറ്റ് വകുപ്പുകളുടെ ശ്രദ്ധ വർദ്ധിപ്പിക്കുക;

3. ഉത്തരവാദിത്തപ്പെട്ട വ്യക്തികളുടെ കൂടിക്കാഴ്ചകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത് സുഗമമാക്കുന്നതിന്. മറ്റ് വകുപ്പുകൾ പിന്നീട് പരിഹാര നടപടികൾ സ്വീകരിച്ചില്ലെങ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ അജ്ഞത അവകാശപ്പെട്ടാൽ, മീറ്റിംഗ് സൈൻ-ഇൻ ഷീറ്റ് ശക്തമായ തെളിവായി വർത്തിക്കുന്നു.

[മുൻ ജോലിയെക്കുറിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ട്]

ആദ്യം, പൂർത്തിയാകാത്ത ഇനങ്ങളും കാരണങ്ങളും ഉൾപ്പെടെ മുൻകാല ജോലിയുടെ പൂർത്തീകരണ നിലയെയും ഗുണനിലവാരത്തെയും കുറിച്ച് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക, അതുപോലെ തന്നെ പിഴ സാഹചര്യങ്ങളും. മുൻ മീറ്റിംഗ് പ്രമേയങ്ങളുടെ നടപ്പാക്കലിനെക്കുറിച്ചും ഗുണനിലവാര സൂചകങ്ങളുടെ പൂർത്തീകരണത്തെക്കുറിച്ചും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.

[നിലവിലെ ജോലി ഉള്ളടക്കം ചർച്ച ചെയ്യുക]

മോഡറേറ്റർ നിയന്ത്രിക്കേണ്ടതുണ്ടെന്നുംഗ്രഹിക്കുകമീറ്റിംഗിലെ പ്രസംഗ സമയം, പുരോഗതി, പ്രമേയം എന്നിവ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ. മീറ്റിംഗ് വിഷയവുമായി പൊരുത്തപ്പെടാത്ത ഉള്ളടക്കം നിർത്തണം.

തണുത്ത സാഹചര്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ പ്രധാന ചർച്ചാ ഇനങ്ങളിൽ സംസാരിക്കാൻ എല്ലാവരെയും നയിക്കുക.

[മീറ്റിംഗ് റെക്കോർഡിംഗ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ ക്രമീകരിക്കുക]

മീറ്റിംഗിനിടെ ഓരോ യൂണിറ്റിന്റെയും പ്രസംഗങ്ങളുടെ പ്രധാന ഉള്ളടക്കം റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും മീറ്റിംഗ് പരിഹാര ഇനങ്ങൾ റെക്കോർഡുചെയ്യുന്നതിനും മീറ്റിംഗ് റെക്കോർഡിംഗ് ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിർണ്ണയിക്കുക (യോഗത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രമേയങ്ങൾ രൂപീകരിക്കുക എന്നതിനാൽ ഈ ജോലി വളരെ പ്രധാനമാണ്).

[പ്രശ്നങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതിനുള്ള രീതികൾ]

കണ്ടെത്തിയ ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങൾക്ക്, ഗുണനിലവാര വകുപ്പ് ഒരു "ഗുണനിലവാര പ്രശ്ന ലെഡ്ജർ" (ഫോം) സ്ഥാപിക്കുകയും പ്രശ്നങ്ങൾ അവയുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് ABC ഗ്രേഡ് ചെയ്യുകയും പ്രശ്നങ്ങൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുകയും വേണം.

ഗുണനിലവാര വകുപ്പ് എ, ബി ക്ലാസ് പ്രശ്നങ്ങൾ പിന്തുടരുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുകയും പ്രശ്നപരിഹാര പുരോഗതി പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നതിന് കളർ മാനേജ്മെന്റ് ഉപയോഗിക്കുകയും വേണം. ഗുണനിലവാര പ്രതിമാസ മീറ്റിംഗിൽ, മാസം, പാദം, വർഷം എന്നിവ അനുസരിച്ച് ആനുകാലിക റിപ്പോർട്ടിംഗും അവലോകനവും നടത്തുക (സി ക്ലാസ് പ്രശ്നങ്ങൾ നിരീക്ഷണ ഇനങ്ങളായി കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയും), വിവിധ പ്രശ്നങ്ങളുടെ കൂട്ടിച്ചേർക്കലും അവസാനിപ്പിക്കലും ഉൾപ്പെടെ.

1. ഗുണനിലവാര പ്രശ്ന വർഗ്ഗീകരണ മാനദണ്ഡങ്ങൾ:

ഒരു ക്ലാസ്–ബാച്ച് അപകടങ്ങൾ, ആവർത്തിച്ചുള്ള വൈകല്യങ്ങൾ, നിയന്ത്രണങ്ങൾ ലംഘിക്കുകയോ നിയമങ്ങൾക്ക് വിരുദ്ധമായി പ്രവർത്തിക്കുകയോ പോലുള്ള മാനുഷിക ഘടകങ്ങൾ മൂലമുണ്ടാകുന്ന ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങൾ.

ബി ക്ലാസ്–ഡിസൈൻ അല്ലെങ്കിൽ പ്രക്രിയ പോലുള്ള സാങ്കേതിക ഘടകങ്ങൾ മൂലമുണ്ടാകുന്ന ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങൾ, നിയന്ത്രണങ്ങളുടെ അഭാവം അല്ലെങ്കിൽ അപൂർണ്ണമായ നിയമങ്ങൾ മൂലമുണ്ടാകുന്ന ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങൾ, സാങ്കേതിക ഘടകങ്ങളും മാനേജ്മെന്റ് പഴുതുകളും അല്ലെങ്കിൽ ദുർബലമായ കണ്ണികളും മൂലമുണ്ടാകുന്ന ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങൾ.  

സി ക്ലാസ്–മെച്ചപ്പെടുത്തൽ ആവശ്യമുള്ള മറ്റ് പ്രശ്നങ്ങൾ.  

2. ഓരോ എ, ബി ക്ലാസ് പ്രശ്‌നത്തിനും ഒരു "തിരുത്തൽ, പ്രതിരോധ പ്രവർത്തന റിപ്പോർട്ട് ഫോം" (8D റിപ്പോർട്ട്) ഉണ്ടായിരിക്കണം, ഓരോ പ്രശ്‌നത്തിനും ഒരു റിപ്പോർട്ട് നേടണം, ഒരു പ്രശ്‌ന-പ്രതിരോധ-തുടർച്ച-ഫോളോ-അപ്പ് അല്ലെങ്കിൽ പിഡിസിഎ ക്ലോസ്ഡ് ലൂപ്പ് രൂപീകരിക്കണം. പ്രതിരോധ നടപടികളിൽ ഹ്രസ്വകാല, ഇടത്തരം, ദീർഘകാല പരിഹാരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തണം.

ഗുണനിലവാര പ്രതിമാസ യോഗത്തിൽ, പദ്ധതി നടപ്പിലാക്കിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന് റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നതിലും നടപ്പാക്കലിന്റെ ഫലങ്ങൾ വിലയിരുത്തുന്നതിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.

3. എ ക്ലാസ് പ്രശ്‌നങ്ങളുടെയും ചില ബി ക്ലാസ് പ്രശ്‌നങ്ങളുടെയും തിരുത്തൽ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി, പ്രോജക്റ്റ് അധിഷ്ഠിത മാനേജ്‌മെന്റ് രീതികൾ ഉപയോഗിക്കുക, പ്രത്യേക പ്രോജക്റ്റ് ടീമുകൾ സ്ഥാപിക്കുക, പ്രശ്‌നങ്ങൾ പ്രൊജക്റ്റ് ചെയ്യുക.

4. എല്ലാ ഗുണനിലവാര പ്രശ്‌നങ്ങളുടെയും പരിഹാരത്തിന് ആത്യന്തികമായി ദൃഢമായ ഔട്ട്‌പുട്ട് അല്ലെങ്കിൽ പരിവർത്തനം ഉണ്ടായിരിക്കണം, ഇത് ഒരു ദീർഘകാല സംവിധാനമായി മാറുന്നു. ഇതിൽ ഡ്രോയിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ഡിസൈൻ മാറ്റങ്ങൾ, പ്രോസസ്സ് പാരാമീറ്റർ മാറ്റങ്ങൾ, പ്രവർത്തന മാനദണ്ഡങ്ങളുടെ മെച്ചപ്പെടുത്തൽ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു, എന്നാൽ അതിൽ മാത്രം പരിമിതപ്പെടുന്നില്ല.

5. ഗുണനിലവാരമുള്ള പ്രതിമാസ യോഗം ഗുണനിലവാര പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹാര പുരോഗതിയും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യണം, പക്ഷേ ഗുണനിലവാരമുള്ള പ്രതിമാസ യോഗത്തെ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ലിവർ അല്ലെങ്കിൽ ആശ്രിതത്വമാക്കി മാറ്റരുത്.

ഓരോ ഗുണനിലവാര പ്രശ്‌നവും കണ്ടെത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ, ഗുണനിലവാര വകുപ്പ് ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകളെ പ്രത്യേക മീറ്റിംഗുകൾ വിളിച്ചുകൂട്ടി ചർച്ച ചെയ്യുകയും ദൈനംദിന തുടർനടപടികളിലെ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് ഒരു "തിരുത്തൽ, പ്രതിരോധ പ്രവർത്തന റിപ്പോർട്ട് ഫോം" രൂപീകരിക്കുകയും വേണം.

6. ക്ലോസ്ഡ്-ലൂപ്പ് പരിഹാരങ്ങൾ രൂപീകരിക്കാത്ത ചില പ്രശ്നങ്ങൾക്ക്, ഗുണനിലവാരമുള്ള പ്രതിമാസ യോഗത്തിൽ അവ ചർച്ച ചെയ്യാവുന്നതാണ്, എന്നാൽ ബന്ധപ്പെട്ട വകുപ്പുകളെ മുൻകൂട്ടി ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്, അതുവഴി അവർക്ക് ചർച്ചയ്ക്ക് മുൻകൂട്ടി തയ്യാറെടുക്കാൻ കഴിയും.

അതിനാൽ, പ്രതിമാസ മീറ്റിംഗ് റിപ്പോർട്ട് പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് കുറഞ്ഞത് 2 പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾക്ക് മുമ്പെങ്കിലും അയയ്ക്കണം.

ഭാഗം 3

യോഗത്തിനു ശേഷമുള്ള തുടർനടപടികൾ - നടപ്പിലാക്കൽ അടിസ്ഥാനപരമാണ്

[പ്രമേയങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുകയും അവ പുറപ്പെടുവിക്കുകയും ചെയ്യുക]

നിർദ്ദിഷ്ട ജോലി ഉള്ളടക്കം, സമയ നോഡുകൾ, പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ഡെലിവറബിളുകൾ, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തികൾ, മറ്റ് പ്രധാന ഘടകങ്ങൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ എല്ലാ മീറ്റിംഗ് റെസല്യൂഷനുകളും വ്യക്തമാക്കുക, ഒപ്പ് സ്ഥിരീകരണത്തിനായി ചുമതലയുള്ള കമ്പനി നേതാവിന് സമർപ്പിക്കുക.

[ട്രാക്കിംഗും ഏകോപനവും]

ഗുണനിലവാര വകുപ്പ് പരിഹാര കാര്യങ്ങളുടെ നിർവ്വഹണ പ്രക്രിയ തുടർച്ചയായി നിരീക്ഷിക്കുകയും സമയബന്ധിതമായി പുരോഗതി മനസ്സിലാക്കുകയും വേണം. നടപ്പിലാക്കുമ്പോൾ ഉണ്ടാകുന്ന വിവിധ പ്രശ്നങ്ങൾക്ക്, തുടർന്നുള്ള സുഗമമായ ജോലി പുരോഗതിക്കായി തടസ്സങ്ങൾ നീക്കുന്നതിന് സജീവമായി ഫീഡ്‌ബാക്ക് നൽകുക, ആശയവിനിമയം നടത്തുക, ഏകോപിപ്പിക്കുക.