योकी लीन सुधारणा - कंपन्यांनी नियमित गुणवत्ता बैठका कशा घ्याव्यात?

भाग १

सभेपूर्वीची तयारी—पूर्ण तयारी म्हणजे अर्धे यश.

[मागील कामाच्या पूर्णतेचा आढावा घ्या]

मागील बैठकीच्या मिनिटांमधील कृती बाबी ज्या त्यांच्या अंतिम मुदतीपर्यंत पोहोचल्या आहेत त्यांची पूर्तता तपासा, पूर्णत्वाची स्थिती आणि परिणामकारकता या दोन्हींवर लक्ष केंद्रित करा. जर कोणतेही निराकरण कार्य अपूर्ण राहिले असेल, तर ते पूर्ण न होण्याच्या कारणांची चौकशी करा आणि त्यांचे विश्लेषण करा.

[पूर्ण गुणवत्ता निर्देशक आकडेवारी]

या कालावधीसाठी अंतर्गत आणि बाह्य गुणवत्ता निर्देशक गोळा करा आणि त्यांचे विश्लेषण करा, जसे की फर्स्ट-पास उत्पन्न, गुणवत्ता नुकसान दर, स्क्रॅप नुकसान दर, पुनर्काम/दुरुस्ती दर आणि शून्य-किलोमीटर अपयश.

[या कालावधीतील दर्जेदार घटनांचे विश्लेषण करा]

उत्पादनाच्या गुणवत्तेच्या समस्यांचे युनिट, उत्पादन आणि बाजारपेठेनुसार वर्गीकरण करा. यामध्ये फोटो काढणे, तपशील रेकॉर्ड करणे आणि मूळ कारणांचे विश्लेषण करणे समाविष्ट आहे. गुणवत्ता समस्यांचे स्थान आणि घटना प्रदर्शित करण्यासाठी, कारणे विश्लेषित करण्यासाठी आणि सुधारात्मक उपाय तयार करण्यासाठी पीपीटी सादरीकरण तयार करा.

[बैठकीचे विषय आधीच स्पष्ट करा]

बैठकीपूर्वी, गुणवत्ता विभाग व्यवस्थापकाने चर्चेसाठी आणि निराकरणासाठी विषय निश्चित केले पाहिजेत. गुणवत्ता व्यवस्थापन कर्मचाऱ्यांनी संबंधित युनिट्स आणि सहभागींना संबंधित बैठक साहित्य आगाऊ वितरित करावे. यामुळे त्यांना चर्चेतील मुद्दे आधीच समजून घेता येतील आणि त्यांचा विचार करता येईल, ज्यामुळे बैठकीची कार्यक्षमता सुधारेल.

[वरिष्ठ कंपनी नेत्यांना उपस्थित राहण्यासाठी आमंत्रित करा]

जर चर्चेतील महत्त्वाच्या विषयांमुळे मोठ्या प्रमाणात मतभेद निर्माण होण्याची शक्यता असेल आणि एकमत होणे कठीण होत असेल, तरीही चर्चेचे निकाल कामाच्या गुणवत्तेवर मोठ्या प्रमाणात परिणाम करतील, तर तुमचे विचार वरिष्ठ नेत्यांशी आगाऊ कळवा. त्यांची मान्यता घ्या आणि त्यांना बैठकीत सहभागी होण्यासाठी आमंत्रित करा.

नेत्यांना बैठकीला उपस्थित राहिल्याने बैठकीची दिशा सहजपणे ठरवता येते. तुमच्या कल्पनांना नेत्यांनी आधीच मान्यता दिली असल्याने, बैठकीचा अंतिम ठराव तुम्हाला अपेक्षित असलेला निकाल असेल.

भाग २

बैठकीदरम्यान अंमलबजावणी—प्रभावी नियंत्रण महत्त्वाचे आहे

[उपस्थिती समजून घेण्यासाठी साइन-इन करा]

साइन-इन शीट प्रिंट करा आणि उपस्थितांना साइन इन करण्यास सांगा. साइन-इनचे उद्देश आहेत:

१. घटनास्थळी उपस्थिती नियंत्रित करणे आणि कोण गैरहजर आहे हे स्पष्टपणे प्रतिबिंबित करणे;

२. संबंधित मूल्यांकन प्रणाली असल्यास संबंधित मूल्यांकनांसाठी आधार म्हणून काम करणे, ज्यामुळे इतर विभागांचे दर्जेदार बैठकींकडे लक्ष वाढेल;

३. जबाबदार व्यक्तींच्या बैठकीचे रेकॉर्डिंग सुलभ करण्यासाठी. जर इतर विभागांनी नंतर निराकरण प्रकरणांची अंमलबजावणी केली नाही किंवा अज्ञानाचा दावा केला तर बैठक साइन-इन शीट मजबूत पुरावा म्हणून काम करते.

[मागील कामाचा अहवाल]

प्रथम, मागील कामाच्या पूर्णत्वाची स्थिती आणि गुणवत्तेचा अहवाल द्या, ज्यामध्ये अपूर्ण बाबी आणि कारणे, तसेच दंडाच्या परिस्थितींचा समावेश आहे. मागील बैठकीच्या ठरावांच्या अंमलबजावणीचा आणि गुणवत्ता निर्देशकांच्या पूर्णतेचा अहवाल द्या.

[सध्याच्या कामाच्या आशयावर चर्चा करा]

लक्षात ठेवा की मॉडरेटरने नियंत्रित केले पाहिजे आणिपकडणेबैठकीदरम्यान बोलण्याचा वेळ, प्रगती आणि विषय. बैठकीच्या विषयाशी विसंगत मजकूर थांबवावा.

तसेच थंड परिस्थिती टाळण्यासाठी सर्वांना चर्चेच्या महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर बोलण्यासाठी मार्गदर्शन करा.

[बैठक रेकॉर्डिंग कर्मचाऱ्यांची व्यवस्था करा]

बैठकीदरम्यान प्रत्येक युनिटच्या भाषणांचा मुख्य आशय रेकॉर्ड करण्यासाठी बैठक रेकॉर्डिंग कर्मचारी निश्चित करा आणि बैठकीच्या ठरावाच्या बाबी रेकॉर्ड करा (हे काम खूप महत्वाचे आहे, कारण बैठकीचा उद्देश प्रत्यक्षात ठराव तयार करणे आहे).

[समस्या शोधण्याच्या पद्धती]

शोधलेल्या गुणवत्ता समस्यांसाठी, गुणवत्ता विभागाने समस्यांचे ABC त्यांच्या स्वरूपानुसार श्रेणीकरण करून "गुणवत्ता समस्या खातेवही" (फॉर्म) स्थापित करावे आणि समस्यांची नोंदणी करावी.

गुणवत्ता विभागाने अ आणि ब वर्गातील समस्यांचा पाठपुरावा करण्यावर लक्ष केंद्रित केले पाहिजे आणि समस्या सोडवण्याची प्रगती प्रतिबिंबित करण्यासाठी रंग व्यवस्थापनाचा वापर केला पाहिजे. गुणवत्ता मासिक बैठकीत, महिना, तिमाही आणि वर्षानुसार नियतकालिक अहवाल आणि पुनरावलोकन करा (क वर्गातील समस्या निरीक्षण आयटम म्हणून व्यवस्थापित केल्या जाऊ शकतात), ज्यामध्ये विविध समस्या जोडणे आणि बंद करणे समाविष्ट आहे.

१. गुणवत्ता समस्या वर्गीकरण मानके:

वर्ग–नियमांचे उल्लंघन करणे किंवा नियमांविरुद्ध काम करणे यासारख्या मानवी घटकांमुळे होणाऱ्या बॅच अपघात, पुनरावृत्ती होणारे दोष, गुणवत्ता समस्या.

ब वर्ग–डिझाइन किंवा प्रक्रिया यासारख्या तांत्रिक घटकांमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या, नियमांच्या अभावामुळे किंवा अपूर्ण नियमांमुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या, तांत्रिक घटकांमुळे आणि व्यवस्थापनातील त्रुटी किंवा कमकुवत दुवे यामुळे निर्माण होणाऱ्या गुणवत्तेच्या समस्या.  

सी वर्ग–इतर समस्या ज्यात सुधारणा आवश्यक आहे.  

२. प्रत्येक अ आणि ब वर्गाच्या समस्येमध्ये "सुधारणा आणि प्रतिबंधात्मक कृती अहवाल फॉर्म" (८डी अहवाल) असणे आवश्यक आहे, प्रत्येक समस्येसाठी एक अहवाल साध्य करणे, समस्या-प्रति-उपाय-पाठपुरावा किंवा पीडीसीए बंद लूप तयार करणे. प्रति-उपायांमध्ये अल्पकालीन, मध्यमकालीन आणि दीर्घकालीन उपायांचा समावेश असावा.

दर्जेदार मासिक बैठकीत, योजना अंमलात आली आहे की नाही याचा अहवाल देण्यावर आणि अंमलबजावणीच्या परिणामांचे मूल्यांकन करण्यावर लक्ष केंद्रित करा.

३. अ वर्ग आणि काही ब वर्ग समस्यांच्या दुरुस्तीच्या कामासाठी, प्रकल्प-आधारित व्यवस्थापन पद्धती वापरा, विशेष प्रकल्प पथके स्थापन करा आणि समस्यांचे प्रक्षेपण करा.

४. सर्व गुणवत्ता समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी शेवटी ठोस उत्पादन किंवा परिवर्तन असणे आवश्यक आहे, जे दीर्घकालीन यंत्रणा बनते. यामध्ये रेखाचित्र किंवा डिझाइन बदल, प्रक्रिया पॅरामीटर बदल आणि ऑपरेशन मानकांमध्ये सुधारणा समाविष्ट आहे परंतु त्यापुरते मर्यादित नाही.

५. दर्जेदार मासिक बैठकीने दर्जेदार समस्या आणि उपाय प्रगतीचा अहवाल दिला पाहिजे परंतु दर्जेदार मासिक बैठकीला समस्या सोडवण्यासाठी एक लीव्हर किंवा अवलंबित्व बनवू नये.

प्रत्येक गुणवत्ता समस्येसाठी, एकदा शोधल्यानंतर, गुणवत्ता विभागाने संबंधित विभागांना चर्चा करण्यासाठी आणि "सुधारात्मक आणि प्रतिबंधात्मक कृती अहवाल फॉर्म" तयार करण्यासाठी विशेष बैठका आयोजित केल्या पाहिजेत, ज्यामुळे दैनंदिन पाठपुराव्यात समस्या सोडवल्या जातील.

६. काही समस्या ज्यांचे निराकरण बंद लूपमध्ये झालेले नाही, त्यांच्याबद्दल दर्जेदार मासिक बैठकीत चर्चा केली जाऊ शकते, परंतु संबंधित विभागांना संबंधित माहितीची आगाऊ माहिती दिली पाहिजे जेणेकरून ते चर्चेसाठी आधीच तयारी करू शकतील.

म्हणून, मासिक बैठकीचा अहवाल उपस्थितांना किमान २ कामकाजाचे दिवस आधी पाठवावा.

भाग ३

बैठकीनंतरचा पाठपुरावा—अंमलबजावणी मूलभूत आहे

[निराकरण स्पष्ट करा आणि ते जारी करा]

विशिष्ट कामाची सामग्री, वेळ नोड्स, अपेक्षित उद्दिष्टे, कामगिरी आणि जबाबदार व्यक्ती आणि इतर प्रमुख घटकांसह सर्व बैठकीचे ठराव स्पष्ट करा आणि स्वाक्षरी पुष्टीकरणासाठी कंपनी प्रमुखाकडे सादर करा.

[ट्रॅकिंग आणि समन्वय]

गुणवत्ता विभागाने निराकरण प्रकरणांच्या अंमलबजावणी प्रक्रियेचा सतत मागोवा घेणे आणि वेळेवर प्रगती समजून घेणे आवश्यक आहे. अंमलबजावणीदरम्यान उद्भवणाऱ्या विविध समस्यांसाठी, पुढील कामाच्या सुरळीत प्रगतीसाठी अडथळे दूर करण्यासाठी सक्रियपणे अभिप्राय द्या, संवाद साधा आणि समन्वय साधा.