Bahagian 1
Persediaan Sebelum Mesyuarat—Persediaan Yang Teliti Adalah Separuh Kejayaan
[Semak Penyiapan Kerja Sebelumnya]
Semak penyiapan item tindakan daripada minit mesyuarat sebelumnya yang telah mencapai tarikh akhir mereka, memfokuskan pada status penyiapan dan keberkesanan. Jika mana-mana kerja penyelesaian masih belum selesai, siasat dan analisa sebab tidak siap.
[Statistik Penunjuk Kualiti Lengkap]
Mengumpul dan menganalisis penunjuk kualiti dalaman dan luaran untuk tempoh tersebut, seperti hasil lulus pertama, kadar kehilangan kualiti, kadar kehilangan sekerap, kadar kerja semula/pembaikan dan kegagalan sifar kilometer.
[Analisis Insiden Kualiti Sepanjang Tempoh]
Kategorikan isu kualiti produk mengikut unit, produk dan pasaran. Ini termasuk mengambil foto, merakam butiran dan menjalankan analisis punca. Buat pembentangan PPT untuk memaparkan lokasi dan fenomena isu kualiti, menganalisis punca dan merumuskan langkah pembetulan.
[Jelaskan Topik Mesyuarat Terdahulu]
Sebelum mesyuarat, pengurus jabatan kualiti mesti menentukan topik untuk perbincangan dan penyelesaian. Kakitangan pengurusan kualiti harus mengedarkan bahan mesyuarat yang berkaitan kepada unit dan peserta yang berkaitan terlebih dahulu. Ini membolehkan mereka memahami dan mempertimbangkan item perbincangan terlebih dahulu, seterusnya meningkatkan kecekapan mesyuarat.
[Jemput Pemimpin Kanan Syarikat untuk Hadir]
Jika topik utama yang akan dibincangkan berkemungkinan menyebabkan perselisihan faham yang ketara dan menyukarkan untuk mencapai kata sepakat, namun hasil perbincangan akan memberi impak besar kepada kerja yang berkualiti, sampaikan idea anda dengan pemimpin kanan terlebih dahulu. Dapatkan kelulusan mereka dan jemput mereka untuk mengambil bahagian dalam mesyuarat itu.
Mempunyai pemimpin menghadiri mesyuarat boleh menentukan hala tuju mesyuarat dengan mudah. Memandangkan idea anda telah pun diluluskan oleh para pemimpin, resolusi akhir mesyuarat adalah hasil yang anda harapkan.
Bahagian 2
Pelaksanaan Semasa Mesyuarat—Kawalan Berkesan Adalah Penting
[Log masuk untuk Memahami Kehadiran]
Cetak helaian log masuk dan memerlukan peserta untuk log masuk. Tujuan log masuk ialah:
1. Untuk mengawal kehadiran di tapak dan menggambarkan dengan jelas siapa yang tidak hadir;
2. Menjadi asas bagi penilaian yang berkaitan jika terdapat sistem penilaian yang berkaitan, dengan itu meningkatkan perhatian jabatan lain terhadap mesyuarat yang berkualiti;
3. Untuk memudahkan rakaman pertemuan dengan orang yang bertanggungjawab. Jika jabatan lain tidak melaksanakan urusan penyelesaian kemudian atau mendakwa tidak tahu, helaian log masuk mesyuarat berfungsi sebagai bukti kukuh.
[Laporan Kerja Sebelumnya]
Pertama, laporkan status penyiapan dan kualiti kerja terdahulu, termasuk perkara dan sebab yang belum selesai, serta situasi penalti. Laporan pelaksanaan resolusi mesyuarat sebelum ini dan penyiapan petunjuk kualiti.
[Bincangkan Kandungan Kerja Semasa]
Ambil perhatian bahawa moderator mesti mengawal dangenggammasa bercakap, kemajuan, dan tema semasa mesyuarat. Kandungan yang tidak konsisten dengan tema mesyuarat harus dihentikan.
Juga bimbing semua orang untuk bercakap mengenai item perbincangan utama untuk mengelakkan situasi sejuk.
[Atur Kakitangan Rakaman Mesyuarat]
Tentukan petugas rakaman mesyuarat untuk merekodkan kandungan utama ucapan setiap unit semasa mesyuarat dan merekodkan item resolusi mesyuarat (kerja ini sangat penting, kerana tujuan mesyuarat sebenarnya adalah untuk membentuk resolusi).
[Kaedah untuk Menemui Masalah]
Bagi masalah kualiti yang telah ditemui, jabatan kualiti hendaklah mewujudkan “Lejar Masalah Kualiti” (borang) dengan menggredkan isu ABC mengikut sifatnya dan mendaftarkan masalah tersebut.
Jabatan kualiti harus menumpukan pada susulan masalah kelas A dan B dan menggunakan pengurusan warna untuk mencerminkan kemajuan penyelesaian masalah. Dalam mesyuarat bulanan yang berkualiti, lakukan pelaporan dan semakan secara berkala mengikut bulan, suku dan tahun (masalah kelas C boleh diuruskan sebagai item pemerhatian), termasuk penambahan dan penutupan pelbagai masalah.
1. Piawaian Pengelasan Masalah Kualiti:
Kelas A–Kemalangan kelompok, kecacatan berulang, masalah kualiti yang disebabkan oleh faktor manusia seperti melanggar peraturan atau beroperasi bertentangan dengan peraturan.
Kelas B–Masalah kualiti yang disebabkan oleh faktor teknikal seperti reka bentuk atau proses, masalah kualiti yang disebabkan oleh kekurangan peraturan atau peraturan yang tidak sempurna, masalah kualiti yang disebabkan oleh kedua-dua faktor teknikal dan kelemahan pengurusan atau pautan yang lemah.
Kelas C–Masalah lain yang perlu diperbaiki.
2. Setiap masalah kelas A dan B mesti mempunyai "Borang Laporan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan" (laporan 8D), mencapai satu laporan bagi setiap masalah, membentuk gelung tertutup tindakan-tindak balas masalah atau PDCA. Tindakan balas harus merangkumi penyelesaian jangka pendek, jangka sederhana dan jangka panjang.
Dalam mesyuarat bulanan yang berkualiti, fokus kepada pelaporan sama ada rancangan telah dilaksanakan dan penilaian kesan pelaksanaan.
3. Untuk kerja pembetulan kelas A dan beberapa masalah kelas B, gunakan kaedah pengurusan berasaskan projek, wujudkan pasukan projek khas, dan unjurkan masalah.
4. Penyelesaian semua masalah kualiti akhirnya mesti mempunyai output atau transformasi yang kukuh, menjadi mekanisme jangka panjang. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada perubahan lukisan atau reka bentuk, perubahan parameter proses dan peningkatan standard operasi.
5. Mesyuarat bulanan kualiti harus melaporkan masalah kualiti dan kemajuan penyelesaian tetapi tidak seharusnya menjadikan mesyuarat bulanan berkualiti sebagai tuil atau pergantungan untuk menyelesaikan masalah.
Bagi setiap masalah kualiti, sebaik sahaja ditemui, jabatan kualiti harus menganjurkan jabatan yang berkaitan untuk mengadakan mesyuarat khas untuk membincangkan dan membentuk "Borang Laporan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan," menyelesaikan masalah dalam susulan harian.
6. Bagi sesetengah masalah yang belum membentuk penyelesaian gelung tertutup, ia boleh dibincangkan dalam mesyuarat bulanan yang berkualiti, tetapi jabatan berkaitan harus dimaklumkan terlebih dahulu mengenai maklumat yang berkaitan supaya mereka boleh bersedia untuk perbincangan terlebih dahulu.
Oleh itu, laporan mesyuarat bulanan hendaklah dihantar kepada hadirin sekurang-kurangnya 2 hari bekerja lebih awal.
Bahagian 3
Susulan Selepas Mesyuarat—Pelaksanaan Adalah Asas
[Jelaskan Resolusi dan Keluarkannya]
Menjelaskan semua resolusi mesyuarat, termasuk kandungan kerja khusus, nod masa, matlamat yang dijangkakan, penghantaran dan orang yang bertanggungjawab, dan elemen penting lain, dan serahkan kepada ketua syarikat yang bertanggungjawab untuk pengesahan tandatangan.
[Penjejakan dan Penyelarasan]
Jabatan kualiti perlu sentiasa menjejaki proses pelaksanaan urusan penyelesaian dan memahami kemajuan tepat pada masanya. Untuk pelbagai masalah yang timbul semasa pelaksanaan, berikan maklum balas secara aktif, berkomunikasi dan menyelaras untuk menghapuskan halangan untuk kemajuan kerja seterusnya yang lancar.
Masa siaran: Nov-07-2025