Bahagian 1
Persediaan Sebelum Mesyuarat—Persediaan yang Teliti Adalah Separuh Kejayaan
[Semak Penyiapan Kerja Terdahulu]
Semak penyiapan item tindakan daripada minit mesyuarat sebelumnya yang telah mencapai tarikh akhir, dengan memberi tumpuan kepada status penyiapan dan keberkesanannya. Jika mana-mana kerja penyelesaian masih belum selesai, siasat dan analisis sebab-sebab kegagalan penyiapan.
[Statistik Petunjuk Kualiti Lengkap]
Kumpul dan analisis penunjuk kualiti dalaman dan luaran untuk tempoh tersebut, seperti hasil laluan pertama, kadar kehilangan kualiti, kadar kehilangan skrap, kadar kerja semula/pembaikan dan kegagalan sifar kilometer.
[Analisis Insiden Kualiti Sepanjang Tempoh]
Kategorikan isu kualiti produk mengikut unit, produk dan pasaran. Ini termasuk mengambil gambar, merekod butiran dan menjalankan analisis punca masalah. Cipta pembentangan PPT untuk memaparkan lokasi dan fenomena isu kualiti, menganalisis punca dan merangka langkah pembetulan.
[Jelaskan Topik Mesyuarat Terlebih Dahulu]
Sebelum mesyuarat, pengurus jabatan kualiti mesti menentukan topik untuk perbincangan dan penyelesaian. Kakitangan pengurusan kualiti harus mengedarkan bahan mesyuarat yang berkaitan kepada unit dan peserta yang berkaitan terlebih dahulu. Ini membolehkan mereka memahami dan mempertimbangkan perkara perbincangan terlebih dahulu, sekali gus meningkatkan kecekapan mesyuarat.
[Jemput Pemimpin Kanan Syarikat untuk Hadir]
Jika topik utama yang akan dibincangkan berkemungkinan menyebabkan perselisihan faham yang ketara dan menyukarkan untuk mencapai kata sepakat, namun hasil perbincangan akan memberi impak yang besar kepada kualiti kerja, sampaikan idea anda dengan pemimpin kanan terlebih dahulu. Dapatkan kelulusan mereka dan jemput mereka untuk menyertai mesyuarat.
Kehadiran pemimpin dalam mesyuarat dapat menentukan hala tuju mesyuarat dengan mudah. Memandangkan idea anda telah diluluskan oleh pemimpin, resolusi akhir mesyuarat akan menjadi hasil yang anda harapkan.
Bahagian 2
Pelaksanaan Semasa Mesyuarat—Kawalan Berkesan Adalah Kuncinya
[Log masuk untuk Memahami Kehadiran]
Cetak helaian daftar masuk dan minta hadirin mendaftar masuk. Tujuan daftar masuk adalah:
1. Untuk mengawal kehadiran di lokasi dan menunjukkan dengan jelas siapa yang tidak hadir;
2. Untuk dijadikan asas bagi penilaian yang berkaitan sekiranya terdapat sistem penilaian yang berkaitan, sekali gus meningkatkan perhatian jabatan lain terhadap mesyuarat kualiti;
3. Untuk memudahkan rakaman orang yang bertanggungjawab dalam mesyuarat. Sekiranya jabatan lain tidak melaksanakan perkara penyelesaian kemudian atau mendakwa tidak mengetahuinya, helaian daftar masuk mesyuarat berfungsi sebagai bukti kukuh.
[Laporan Kerja Terdahulu]
Pertama, laporkan status penyiapan dan kualiti kerja sebelumnya, termasuk perkara dan sebab yang belum selesai, serta situasi penalti. Laporkan pelaksanaan resolusi mesyuarat sebelumnya dan penyiapan penunjuk kualiti.
[Bincangkan Kandungan Kerja Semasa]
Ambil perhatian bahawa moderator mesti mengawal dangenggammasa berucap, kemajuan dan tema semasa mesyuarat. Kandungan yang tidak konsisten dengan tema mesyuarat harus dihentikan.
Bimbing juga semua orang untuk bercakap tentang perkara-perkara penting yang dibincangkan bagi mengelakkan situasi yang tidak menentu.
[Atur Kakitangan Rakaman Mesyuarat]
Tentukan kakitangan perakam mesyuarat untuk merekodkan kandungan utama ucapan setiap unit semasa mesyuarat dan merekodkan perkara resolusi mesyuarat (kerja ini sangat penting, kerana tujuan mesyuarat sebenarnya adalah untuk membentuk resolusi).
[Kaedah untuk Menemui Masalah]
Bagi masalah kualiti yang telah ditemui, jabatan kualiti harus mewujudkan "Lejar Masalah Kualiti" (borang) dengan menggredkan isu ABC mengikut sifatnya dan mendaftarkan masalah tersebut.
Jabatan kualiti harus memberi tumpuan kepada susulan masalah kelas A dan B dan menggunakan pengurusan warna untuk mencerminkan kemajuan penyelesaian masalah. Dalam mesyuarat bulanan kualiti, jalankan pelaporan dan semakan berkala mengikut bulan, suku tahun dan tahun (masalah kelas C boleh diuruskan sebagai item pemerhatian), termasuk penambahan dan penutupan pelbagai masalah.
1. Piawaian Pengelasan Masalah Kualiti:
Kelas–Kemalangan kelompok, kecacatan berulang, masalah kualiti yang disebabkan oleh faktor manusia seperti melanggar peraturan atau beroperasi tanpa peraturan.
Kelas B–Masalah kualiti yang disebabkan oleh faktor teknikal seperti reka bentuk atau proses, masalah kualiti yang disebabkan oleh kekurangan peraturan atau peraturan yang tidak sempurna, masalah kualiti yang disebabkan oleh faktor teknikal dan kelemahan pengurusan atau kelemahan.
Kelas C–Masalah lain yang perlu diperbaiki.
2. Setiap masalah kelas A dan B mesti mempunyai "Borang Laporan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan" (laporan 8D), mencapai satu laporan bagi setiap masalah, membentuk gelung tertutup PDCA untuk menangani masalah. Langkah-langkah pencegahan hendaklah merangkumi penyelesaian jangka pendek, jangka sederhana dan jangka panjang.
Dalam mesyuarat bulanan yang berkualiti, fokus pada pelaporan sama ada pelan telah dilaksanakan dan penilaian kesan pelaksanaan.
3. Untuk kerja-kerja pembetulan masalah kelas A dan beberapa masalah kelas B, gunakan kaedah pengurusan berasaskan projek, tubuhkan pasukan projek khas, dan unjurkan masalah tersebut.
4. Penyelesaian semua masalah kualiti mestilah mempunyai output atau transformasi yang kukuh, menjadi mekanisme jangka panjang. Ini termasuk tetapi tidak terhad kepada perubahan lukisan atau reka bentuk, perubahan parameter proses dan penambahbaikan piawaian operasi.
5. Mesyuarat bulanan kualiti harus melaporkan masalah kualiti dan kemajuan penyelesaian tetapi tidak seharusnya menjadikan mesyuarat bulanan kualiti sebagai satu tuas atau kebergantungan untuk menyelesaikan masalah.
Bagi setiap masalah kualiti, setelah ditemui, jabatan kualiti harus mengatur jabatan berkaitan untuk mengadakan mesyuarat khas bagi membincangkan dan membentuk "Borang Laporan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan," menyelesaikan masalah dalam susulan harian.
6. Bagi sesetengah masalah yang belum membentuk penyelesaian gelung tertutup, ia boleh dibincangkan dalam mesyuarat bulanan kualiti, tetapi jabatan berkaitan harus dimaklumkan tentang maklumat berkaitan terlebih dahulu supaya mereka dapat membuat persediaan untuk perbincangan terlebih dahulu.
Oleh itu, laporan mesyuarat bulanan hendaklah dihantar kepada para hadirin sekurang-kurangnya 2 hari bekerja lebih awal.
Bahagian 3
Susulan Selepas Mesyuarat—Pelaksanaan adalah Asas
[Jelaskan Penyelesaian dan Keluarkannya]
Jelaskan semua resolusi mesyuarat, termasuk kandungan kerja khusus, nod masa, matlamat yang dijangkakan, hasil kerja dan orang yang bertanggungjawab serta elemen penting lain, dan serahkan kepada ketua syarikat yang bertanggungjawab untuk pengesahan tandatangan.
[Penjejakan dan Penyelarasan]
Jabatan kualiti perlu sentiasa memantau proses pelaksanaan perkara penyelesaian dan memahami kemajuannya tepat pada masanya. Bagi pelbagai masalah yang timbul semasa pelaksanaan, berikan maklum balas secara aktif, komunikasi dan penyelarasan untuk menghapuskan halangan bagi kelancaran kemajuan kerja seterusnya.
Masa siaran: 07-Nov-2025