योकी लीन सुधार - कम्पनीहरूले नियमित गुणस्तर बैठकहरू कसरी आयोजना गर्नुपर्छ?

भाग १

बैठक अघिको तयारी—पूर्ण तयारी आधा सफलता हो

[अघिल्लो कामको समापन समीक्षा गर्नुहोस्]

अघिल्लो बैठकको मिनेटबाट पूरा भएका कार्य वस्तुहरूको समयसीमा जाँच गर्नुहोस्, जुन पूरा हुने स्थिति र प्रभावकारिता दुवैमा केन्द्रित छन्। यदि कुनै समाधान कार्य अधूरो रहन्छ भने, पूरा नहुनुको कारणहरूको अनुसन्धान र विश्लेषण गर्नुहोस्।

[पूर्ण गुणस्तर सूचक तथ्याङ्क]

यस अवधिको लागि आन्तरिक र बाह्य गुणस्तर सूचकहरू सङ्कलन र विश्लेषण गर्नुहोस्, जस्तै पहिलो-पास उपज, गुणस्तर हानि दर, स्क्र्याप हानि दर, पुनर्कार्य/मरम्मत दर, र शून्य-किलोमिटर विफलता।

[अवधिमा भएका गुणस्तरीय घटनाहरूको विश्लेषण गर्नुहोस्]

उत्पादन गुणस्तर समस्याहरूलाई एकाइ, उत्पादन र बजार अनुसार वर्गीकृत गर्नुहोस्। यसमा तस्बिरहरू खिच्ने, विवरणहरू रेकर्ड गर्ने र मूल कारण विश्लेषण गर्ने समावेश छ। गुणस्तर समस्याहरूको स्थान र घटनाहरू प्रदर्शन गर्न, कारणहरूको विश्लेषण गर्न र सुधारात्मक उपायहरू तर्जुमा गर्न PPT प्रस्तुति सिर्जना गर्नुहोस्।

[बैठकका विषयहरू पहिले नै स्पष्ट पार्नुहोस्]

बैठक अघि, गुणस्तर विभाग प्रबन्धकले छलफल र समाधानका लागि विषयहरू निर्धारण गर्नुपर्छ। गुणस्तर व्यवस्थापन कर्मचारीहरूले सम्बन्धित एकाइहरू र सहभागीहरूलाई पहिले नै सान्दर्भिक बैठक सामग्रीहरू वितरण गर्नुपर्छ। यसले उनीहरूलाई छलफलका वस्तुहरू पहिले नै बुझ्न र विचार गर्न अनुमति दिन्छ, जसले गर्दा बैठकको दक्षतामा सुधार हुन्छ।

[वरिष्ठ कम्पनीका नेताहरूलाई उपस्थित हुन आमन्त्रित गर्नुहोस्]

यदि छलफल गरिने मुख्य विषयहरूले महत्त्वपूर्ण असहमति निम्त्याउने र सहमतिमा पुग्न गाह्रो बनाउने सम्भावना छ, तर छलफलको नतिजाले गुणस्तरीय काममा ठूलो प्रभाव पार्छ भने, वरिष्ठ नेताहरूसँग पहिले नै आफ्ना विचारहरू सम्प्रेषण गर्नुहोस्। उनीहरूको स्वीकृति लिनुहोस् र बैठकमा भाग लिन आमन्त्रित गर्नुहोस्।

नेताहरूलाई बैठकमा उपस्थित गराउँदा बैठकको दिशा सजिलै निर्धारण गर्न सकिन्छ। तपाईंका विचारहरू नेताहरूद्वारा पहिले नै अनुमोदन भइसकेको हुनाले, बैठकको अन्तिम समाधान तपाईंले अपेक्षा गरेको परिणाम हुनेछ।

भाग २

बैठकको अवधिमा कार्यान्वयन—प्रभावकारी नियन्त्रण महत्वपूर्ण छ

[हाजिरी बुझ्न साइन-इन गर्नुहोस्]

साइन-इन पाना छाप्नुहोस् र सहभागीहरूलाई साइन इन गर्न लगाउनुहोस्। साइन-इनका उद्देश्यहरू यस प्रकार छन्:

१. स्थलगत उपस्थिति नियन्त्रण गर्न र को अनुपस्थित छ भनेर स्पष्ट रूपमा प्रतिबिम्बित गर्न;

२. यदि सम्बन्धित मूल्याङ्कन प्रणालीहरू छन् भने सान्दर्भिक मूल्याङ्कनको लागि आधारको रूपमा काम गर्ने, जसले गर्दा गुणस्तरीय बैठकहरूमा अन्य विभागहरूको ध्यान बढ्नेछ;

३. जिम्मेवार व्यक्तिहरूको बैठकको रेकर्डिङलाई सहज बनाउन। यदि अन्य विभागहरूले पछि समाधानका मामिलाहरू कार्यान्वयन गर्दैनन् वा अज्ञानताको दाबी गर्छन् भने, बैठक साइन-इन पाना बलियो प्रमाणको रूपमा काम गर्दछ।

[अघिल्लो कामको रिपोर्ट]

पहिले, अधूरा वस्तुहरू र कारणहरू, साथै जरिवाना अवस्थाहरू सहित अघिल्लो कामको सम्पन्नताको स्थिति र गुणस्तरको बारेमा रिपोर्ट गर्नुहोस्। अघिल्लो बैठकका प्रस्तावहरूको कार्यान्वयन र गुणस्तर सूचकहरूको पूराको बारेमा रिपोर्ट गर्नुहोस्।

[हालको कामको सामग्री छलफल गर्नुहोस्]

ध्यान दिनुहोस् कि मोडरेटरले नियन्त्रण गर्नुपर्छ रसमात्नुबैठकको समयमा बोल्ने समय, प्रगति र विषयवस्तु। बैठकको विषयवस्तुसँग असंगत सामग्री बन्द गर्नुपर्छ।

चिसो अवस्थाबाट बच्नको लागि सबैलाई छलफलका मुख्य विषयहरूमा बोल्न मार्गदर्शन गर्नुहोस्।

[बैठक रेकर्डिङ कर्मचारीको व्यवस्था गर्नुहोस्]

बैठकको क्रममा प्रत्येक एकाइको भाषणको मुख्य विषयवस्तु रेकर्ड गर्न र बैठक समाधानका वस्तुहरू रेकर्ड गर्न बैठक रेकर्डिङ कर्मचारीहरू निर्धारण गर्नुहोस् (यो काम धेरै महत्त्वपूर्ण छ, किनकि बैठकको उद्देश्य वास्तवमा समाधानहरू बनाउनु हो)।

[समस्याहरू पत्ता लगाउने तरिकाहरू]

पत्ता लागेका गुणस्तर समस्याहरूको लागि, गुणस्तर विभागले समस्याहरूलाई तिनीहरूको प्रकृति अनुसार ABC ग्रेड गरेर "गुणस्तर समस्या खाता" (फारम) स्थापना गर्नुपर्छ र समस्याहरू दर्ता गर्नुपर्छ।

गुणस्तर विभागले A र B वर्गका समस्याहरूको अनुगमनमा ध्यान केन्द्रित गर्नुपर्छ र समस्या समाधान प्रगति प्रतिबिम्बित गर्न रङ व्यवस्थापन प्रयोग गर्नुपर्छ। गुणस्तर मासिक बैठकमा, महिना, त्रैमासिक र वर्ष अनुसार आवधिक रिपोर्टिङ र समीक्षा गर्नुहोस् (C वर्गका समस्याहरूलाई अवलोकन वस्तुहरूको रूपमा व्यवस्थापन गर्न सकिन्छ), विभिन्न समस्याहरूको थप र बन्द सहित।

१. गुणस्तर समस्या वर्गीकरण मापदण्डहरू:

कक्षा-ब्याच दुर्घटनाहरू, दोहोरिने त्रुटिहरू, नियमहरू उल्लङ्घन गर्ने वा नियमहरू विरुद्ध काम गर्ने जस्ता मानवीय कारकहरूका कारणले हुने गुणस्तर समस्याहरू।

बी कक्षा-डिजाइन वा प्रक्रिया जस्ता प्राविधिक कारकहरूबाट हुने गुणस्तर समस्याहरू, नियमन वा अपूर्ण नियमहरूको अभावले हुने गुणस्तर समस्याहरू, प्राविधिक कारकहरू र व्यवस्थापन कमजोरीहरू वा कमजोर लिङ्कहरू दुवैबाट हुने गुणस्तर समस्याहरू।  

C कक्षा-सुधार आवश्यक पर्ने अन्य समस्याहरू।  

२. प्रत्येक A र B वर्गको समस्यामा "सुधारात्मक र निवारक कार्य रिपोर्ट फारम" (8D रिपोर्ट) हुनुपर्छ, प्रति समस्या एउटा रिपोर्ट प्राप्त गर्दै, समस्या-प्रति-मापन-अनुसरण-अनुसरण वा PDCA बन्द लूप गठन गर्दै। प्रति-मापनहरूमा छोटो-अवधि, मध्यम-अवधि, र दीर्घकालीन समाधानहरू समावेश हुनुपर्छ।

गुणस्तरीय मासिक बैठकमा, योजना कार्यान्वयन भएको छ कि छैन भनेर रिपोर्ट गर्ने र कार्यान्वयन प्रभावहरूको मूल्याङ्कनमा ध्यान केन्द्रित गर्नुहोस्।

३. A वर्ग र केही B वर्गका समस्याहरूको सुधार कार्यको लागि, परियोजना-आधारित व्यवस्थापन विधिहरू प्रयोग गर्नुहोस्, विशेष परियोजना टोलीहरू स्थापना गर्नुहोस्, र समस्याहरूलाई प्रक्षेपण गर्नुहोस्।

४. सबै गुणस्तर समस्याहरूको समाधानमा अन्ततः ठोस उत्पादन वा रूपान्तरण हुनुपर्छ, जुन दीर्घकालीन संयन्त्र बन्नेछ। यसमा रेखाचित्र वा डिजाइन परिवर्तनहरू, प्रक्रिया प्यारामिटर परिवर्तनहरू, र सञ्चालन मापदण्डहरूको सुधार समावेश छ तर सीमित छैन।

५. गुणस्तरीय मासिक बैठकले गुणस्तरीय समस्या र समाधान प्रगति रिपोर्ट गर्नुपर्छ तर गुणस्तरीय मासिक बैठकलाई समस्या समाधानको लागि लीवर वा निर्भरता बनाउनु हुँदैन।

प्रत्येक गुणस्तर समस्या पत्ता लागेपछि, गुणस्तर विभागले दैनिक अनुगमनमा समस्याहरू समाधान गर्न छलफल गर्न र "सुधारात्मक र निवारक कार्य प्रतिवेदन फारम" गठन गर्न विशेष बैठकहरू आयोजना गर्न सम्बन्धित विभागहरूलाई व्यवस्थित गर्नुपर्छ।

६. बन्द-लूप समाधान नबनेका केही समस्याहरूको लागि, गुणस्तरीय मासिक बैठकमा छलफल गर्न सकिन्छ, तर सम्बन्धित विभागहरूलाई पहिले नै सान्दर्भिक जानकारीको बारेमा जानकारी गराउनुपर्छ ताकि तिनीहरूले पहिले नै छलफलको लागि तयारी गर्न सकून्।

तसर्थ, मासिक बैठकको प्रतिवेदन कम्तिमा २ कार्य दिन अगाडि सहभागीहरूलाई पठाउनुपर्छ।

भाग ३

बैठक पछिको अनुगमन—कार्यान्वयन आधारभूत छ

[संकल्पहरू स्पष्ट पार्नुहोस् र तिनीहरूलाई जारी गर्नुहोस्]

विशिष्ट कार्य सामग्री, समय नोडहरू, अपेक्षित लक्ष्यहरू, डेलिभरेबलहरू, र जिम्मेवार व्यक्तिहरू, र अन्य प्रमुख तत्वहरू सहित सबै बैठकका प्रस्तावहरू स्पष्ट पार्नुहोस्, र हस्ताक्षर पुष्टिकरणको लागि कम्पनी प्रमुखलाई बुझाउनुहोस्।

[ट्रयाकिङ र समन्वय]

गुणस्तर विभागले समाधानका मामिलाहरूको कार्यान्वयन प्रक्रियालाई निरन्तर ट्र्याक गर्न र समयमै प्रगति बुझ्न आवश्यक छ। कार्यान्वयनको क्रममा उत्पन्न हुने विभिन्न समस्याहरूको लागि, पछिको कार्य प्रगतिलाई सहज बनाउन बाधाहरू हटाउन सक्रिय रूपमा प्रतिक्रिया प्रदान गर्नुहोस्, सञ्चार गर्नुहोस् र समन्वय गर्नुहोस्।