Deel 1
Voorbereiding vóór de vergadering: een goede voorbereiding is het halve werk.
[Beoordeel de voltooiing van het voorgaande werk]
Controleer de afronding van actiepunten uit eerdere vergaderverslagen waarvan de deadline is verstreken, met aandacht voor zowel de voltooiingsstatus als de effectiviteit. Als er nog onafgeronde werkzaamheden zijn, onderzoek dan de redenen hiervoor en analyseer deze.
[Volledige statistieken van kwaliteitsindicatoren]
Verzamel en analyseer interne en externe kwaliteitsindicatoren voor de betreffende periode, zoals het eerste-pass-rendement, het kwaliteitsverliespercentage, het afvalverliespercentage, het percentage herwerk/reparaties en defecten bij nul kilometer.
[Analyseer kwaliteitsincidenten gedurende de periode]
Categoriseer productkwaliteitsproblemen per eenheid, product en markt. Dit omvat het maken van foto's, het vastleggen van details en het uitvoeren van een oorzaakanalyse. Maak een PowerPoint-presentatie om de locatie en het verschijnsel van kwaliteitsproblemen weer te geven, de oorzaken te analyseren en corrigerende maatregelen te formuleren.
[Verduidelijk de vergaderonderwerpen vooraf]
Voorafgaand aan de vergadering moet de manager van de kwaliteitsafdeling de te bespreken en af te handelen onderwerpen bepalen. Medewerkers van het kwaliteitsmanagement moeten de relevante vergaderstukken vooraf verspreiden onder de betrokken afdelingen en deelnemers. Hierdoor kunnen zij de discussiepunten van tevoren begrijpen en overwegen, wat de efficiëntie van de vergadering ten goede komt.
[Nodig senior leidinggevenden van het bedrijf uit om aanwezig te zijn]
Als de belangrijkste onderwerpen die besproken moeten worden waarschijnlijk tot aanzienlijke meningsverschillen zullen leiden en het moeilijk maken om tot consensus te komen, maar de uitkomst van de discussie een grote impact zal hebben op de kwaliteit van het werk, communiceer uw ideeën dan vooraf met de leidinggevenden. Vraag hun goedkeuring en nodig hen uit om aan de vergadering deel te nemen.
De aanwezigheid van leiders bij de vergadering kan de richting van de vergadering gemakkelijk bepalen. Omdat uw ideeën al door de leiders zijn goedgekeurd, zal de uiteindelijke uitkomst van de vergadering het resultaat zijn dat u verwacht.
Deel 2
Implementatie tijdens de vergadering: effectieve controle is essentieel.
[Meld u aan om uw aanwezigheid te bekijken]
Print een presentielijst en vraag de aanwezigen zich aan te melden. De redenen voor de aanmelding zijn:
1. Om de aanwezigheid op locatie te controleren en duidelijk aan te geven wie afwezig is;
2. Om als basis te dienen voor relevante beoordelingen, indien er verwante evaluatiesystemen zijn, waardoor de aandacht van andere afdelingen voor kwaliteitsbijeenkomsten wordt vergroot;
3. Om de aanwezigheid van de verantwoordelijken bij de vergadering vast te leggen. Als andere afdelingen de besluiten later niet uitvoeren of beweren van niets te weten, dient de presentielijst als sterk bewijs.
[Verslag van eerder werk]
Rapporteer allereerst over de voortgang en kwaliteit van het voorgaande werk, inclusief onvoltooide onderdelen en de redenen daarvoor, evenals eventuele sancties. Rapporteer over de uitvoering van besluiten uit eerdere vergaderingen en de voltooiing van kwaliteitsindicatoren.
[Bespreking van de huidige werkinhoud]
Houd er rekening mee dat de moderator de controle moet hebben engrijpenDe spreektijd, de voortgang en het thema van de vergadering worden tijdens de bijeenkomst in de gaten gehouden. Inhoud die niet aansluit bij het thema van de vergadering moet worden stopgezet.
Stimuleer iedereen ook om zich uit te spreken over de belangrijkste discussiepunten om ongemakkelijke situaties te voorkomen.
[Regel het personeel voor de vergadering dat de opnames verzorgt]
Wijs medewerkers aan die de belangrijkste inhoud van de toespraken van elke afdeling tijdens de vergadering vastleggen, evenals de besluitpunten (dit is erg belangrijk, aangezien het doel van de vergadering juist het formuleren van besluiten is).
[Methoden voor het ontdekken van problemen]
Voor geconstateerde kwaliteitsproblemen dient de kwaliteitsafdeling een "Kwaliteitsproblemenregister" (formulier) op te stellen, waarbij de problemen volgens het ABC-systeem worden ingedeeld op basis van hun aard en geregistreerd.
De kwaliteitsafdeling moet zich richten op het opvolgen van problemen van klasse A en B en kleurcodering gebruiken om de voortgang van de probleemoplossing weer te geven. Tijdens de maandelijkse kwaliteitsvergadering moet er periodiek gerapporteerd en geëvalueerd worden per maand, kwartaal en jaar (problemen van klasse C kunnen als observatiepunten worden behandeld), inclusief het toevoegen en afsluiten van diverse problemen.
1. Normen voor de classificatie van kwaliteitsproblemen:
Een klas–Ongevallen tijdens batches, terugkerende defecten, kwaliteitsproblemen veroorzaakt door menselijke factoren zoals het overtreden van voorschriften of het werken in strijd met regels.
B-klasse–Kwaliteitsproblemen veroorzaakt door technische factoren zoals ontwerp of proces, kwaliteitsproblemen veroorzaakt door gebrek aan regelgeving of onvolmaakte regels, kwaliteitsproblemen veroorzaakt door zowel technische factoren als managementlacunes of zwakke schakels.
C-klasse–Andere problemen die verbetering behoeven.
2. Voor elk probleem van klasse A en B moet een 'Rapportformulier voor corrigerende en preventieve acties' (8D-rapport) worden opgesteld, waarbij per probleem één rapport wordt gegenereerd. Dit vormt een gesloten PDCA-cyclus (probleem-tegenmaatregel-opvolging). Tegenmaatregelen moeten oplossingen voor de korte, middellange en lange termijn omvatten.
Tijdens de maandelijkse kwaliteitsbijeenkomst moet de focus liggen op het rapporteren of het plan is uitgevoerd en op de evaluatie van de effecten van de implementatie.
3. Voor de herstelwerkzaamheden aan problemen van klasse A en sommige problemen van klasse B, dient u projectmatig te werk te gaan, speciale projectteams op te richten en de problemen in projecten te verdelen.
4. De oplossing van alle kwaliteitsproblemen moet uiteindelijk leiden tot een geconsolideerde output of transformatie, en een mechanisme voor de lange termijn worden. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, wijzigingen in tekeningen of ontwerpen, wijzigingen in procesparameters en verbetering van de operationele normen.
5. Tijdens de maandelijkse kwaliteitsvergadering moeten kwaliteitsproblemen en de voortgang van de oplossingen worden besproken, maar de vergadering mag geen middel of voorwaarde worden voor het oplossen van problemen.
Voor elk kwaliteitsprobleem dat wordt geconstateerd, dient de kwaliteitsafdeling de relevante afdelingen te betrekken bij speciale bijeenkomsten om het probleem te bespreken en een "Rapportformulier voor corrigerende en preventieve maatregelen" op te stellen, waarmee de problemen dagelijks worden opgevolgd en opgelost.
6. Voor sommige problemen waarvoor nog geen gesloten-lusoplossingen zijn gevonden, kunnen deze worden besproken tijdens de maandelijkse kwaliteitsvergadering. De relevante afdelingen moeten echter vooraf op de hoogte worden gesteld van de relevante informatie, zodat zij zich op de bespreking kunnen voorbereiden.
Het maandelijkse vergaderverslag dient daarom minimaal twee werkdagen van tevoren naar de deelnemers te worden verzonden.
Deel 3
Vervolg na de bijeenkomst: implementatie is essentieel.
[Verduidelijk de resoluties en publiceer ze]
Verduidelijk alle vergaderbesluiten, inclusief de specifieke inhoud van de werkzaamheden, tijdsindicaties, verwachte doelen, resultaten, verantwoordelijke personen en andere belangrijke elementen, en dien deze ter ondertekening in bij de verantwoordelijke leidinggevende binnen het bedrijf.
[Volgen en coördineren]
De kwaliteitsafdeling moet het implementatieproces van de oplossingen continu volgen en de voortgang tijdig in kaart brengen. Bij diverse problemen die zich tijdens de implementatie voordoen, moet actief feedback worden gegeven, gecommuniceerd en samengewerkt om obstakels weg te nemen en een soepel verloop van de werkzaamheden te garanderen.
Geplaatst op: 7 november 2025