Del 1
Forberedelse før møtet – grundig forberedelse er halve suksessen
[Gjennomgang av ferdigstillelse av tidligere arbeid]
Sjekk fullføringen av handlingspunkter fra tidligere møtereferater som har nådd fristene sine, med fokus på både fullføringsstatus og effektivitet. Hvis noe løsningsarbeid fortsatt er uferdig, undersøk og analyser årsakene til manglende fullføring.
[Komplett statistikk for kvalitetsindikatorer]
Samle inn og analyser interne og eksterne kvalitetsindikatorer for perioden, som for eksempel førstegangsutbytte, kvalitetstapsrate, skraptap, omarbeidings-/reparasjonsrater og feil på null kilometer.
[Analyser kvalitetshendelser i løpet av perioden]
Kategoriser problemer med produktkvalitet etter enhet, produkt og marked. Dette inkluderer å ta bilder, registrere detaljer og utføre rotårsaksanalyse. Lag en PowerPoint-presentasjon for å vise plasseringen og fenomenene til kvalitetsproblemer, analyser årsakene og formuler korrigerende tiltak.
[Avklar møtetemaene på forhånd]
Før møtet må kvalitetssjefen bestemme temaene for diskusjon og løsning. Kvalitetsledelsen bør distribuere relevant møtemateriell til relaterte enheter og deltakere på forhånd. Dette gjør at de kan forstå og vurdere diskusjonspunktene på forhånd, og dermed forbedre møteeffektiviteten.
[Inviter ledende selskaper til å delta]
Hvis det er sannsynlig at sentrale temaer som skal diskuteres vil føre til betydelig uenighet og gjøre det vanskelig å oppnå enighet, men resultatene av diskusjonen vil ha stor innvirkning på kvaliteten på arbeidet, bør du kommunisere ideene dine med topplederne på forhånd. Innhent deres godkjenning og inviter dem til å delta i møtet.
Å ha ledere til stede på møtet kan enkelt avgjøre møtets retning. Siden ideene dine allerede er godkjent av lederne, vil den endelige løsningen på møtet være det resultatet du forventer.
Del 2
Implementering under møtet – effektiv kontroll er nøkkelen
[Logg inn for å forstå oppmøte]
Skriv ut et påloggingsskjema og krev at deltakerne logger på. Formålene med påloggingen er:
1. Å kontrollere oppmøte på stedet og tydelig gjenspeile hvem som er fraværende;
2. Å tjene som grunnlag for relevante vurderinger dersom det finnes relaterte evalueringssystemer, og dermed styrke andre avdelingers oppmerksomhet på kvalitetsmøter;
3. For å legge til rette for opptak av møteansvarlige personer. Hvis andre avdelinger ikke iverksetter avgjørelsessaker senere eller hevder uvitenhet, fungerer møtepåmeldingsskjemaet som sterkt bevis.
[Rapport om tidligere arbeid]
Først, rapporter om ferdigstillelsesstatus og kvalitet på tidligere arbeid, inkludert uferdige punkter og årsaker, samt straffesituasjoner. Rapporter om implementering av tidligere møtevedtak og fullføring av kvalitetsindikatorer.
[Diskuter innhold i pågående arbeid]
Merk at moderatoren må kontrollere oggripetaletiden, fremdriften og temaet under møtet. Innhold som ikke er i samsvar med møtetemaet bør stoppes.
Veiled også alle til å snakke om viktige diskusjonspunkter for å unngå kalde situasjoner.
[Ordne personell for møteopptak]
Utpek møteopptakspersonell som skal ta opp hovedinnholdet i hver enhets taler under møtet og ta opp møteavgjørelsespunkter (dette arbeidet er svært viktig, ettersom formålet med møtet faktisk er å utforme avgjørelser).
[Metoder for å oppdage problemer]
For kvalitetsproblemer som har blitt oppdaget, bør kvalitetsavdelingen opprette en «kvalitetsproblemliste» (skjema) ved å gradere problemer ABC i henhold til deres art og registrere problemene.
Kvalitetsavdelingen bør fokusere på å følge opp problemer i klasse A og B, og bruke fargestyring for å gjenspeile fremdriften i problemløsningen. I det månedlige kvalitetsmøtet bør det gjennomføres periodisk rapportering og gjennomgang per måned, kvartal og år (problemer i klasse C kan håndteres som observasjonspunkter), inkludert tillegg og lukking av ulike problemer.
1. Standarder for klassifisering av kvalitetsproblemer:
A-klasse–Batchulykker, gjentatte feil, kvalitetsproblemer forårsaket av menneskelige faktorer, som brudd på regelverk eller handling mot regler.
B-klasse–Kvalitetsproblemer forårsaket av tekniske faktorer som design eller prosess, kvalitetsproblemer forårsaket av mangel på regelverk eller ufullkomne regler, kvalitetsproblemer forårsaket av både tekniske faktorer og smutthull i ledelsen eller svake ledd.
C-klasse–Andre problemer som trenger forbedring.
2. Hvert problem i klasse A og B må ha et «rapportskjema for korrigerende og forebyggende tiltak» (8D-rapport), som skal inneholde én rapport per problem, og som danner en lukket sløyfe for problem-mottiltak-oppfølging eller PDCA. Mottiltakene bør omfatte kortsiktige, mellomlange og langsiktige løsninger.
I det månedlige kvalitetsmøtet, fokuser på rapportering av om planen er implementert og evaluering av implementeringseffekter.
3. For å rette opp problemer i klasse A og noen problemer i klasse B, bruk prosjektbaserte styringsmetoder, opprett spesielle prosjektteam og prosjekter problemene.
4. Løsningen på alle kvalitetsproblemer må til slutt ha sikret produksjon eller transformasjon, og blitt en langsiktig mekanisme. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til, tegnings- eller designendringer, endringer i prosessparametere og forbedring av driftsstandarder.
5. Det månedlige kvalitetsmøtet bør rapportere kvalitetsproblemer og løsningsfremdrift, men bør ikke gjøre det månedlige kvalitetsmøtet til en mekanisme eller avhengighet for å løse problemer.
For hvert kvalitetsproblem som oppdages, bør kvalitetsavdelingen organisere spesielle møter for relevante avdelinger for å diskutere og utarbeide et «rapportskjema for korrigerende og forebyggende tiltak», og løse problemene i den daglige oppfølgingen.
6. For noen problemer som ikke har blitt dannet i lukkede løsninger, kan de diskuteres i det månedlige kvalitetsmøtet, men relevante avdelinger bør informeres om relevant informasjon på forhånd slik at de kan forberede seg til diskusjonen på forhånd.
Derfor bør den månedlige møterapporten sendes til deltakerne minst to virkedager i forveien.
Del 3
Oppfølging etter møtet – implementering er grunnleggende
[Avklare resolusjoner og utstede dem]
Avklar alle møtevedtak, inkludert spesifikt arbeidsinnhold, tidsfrister, forventede mål, leveranser og ansvarlige personer, og andre viktige elementer, og send dem til ansvarlig bedriftsleder for bekreftelse av signatur.
[Sporing og koordinering]
Kvalitetsavdelingen må kontinuerlig følge implementeringsprosessen for løsningssaker og raskt følge opp fremdriften. For ulike problemer som oppstår under implementeringen, gi aktiv tilbakemelding, kommunisere og koordinere for å fjerne hindringer for en smidig videre arbeidsgang.
Publisert: 07. november 2025