Parte 1
Preparação antes da reunião — Uma preparação minuciosa é metade do sucesso.
[Revisar a conclusão do trabalho anterior]
Verifique a conclusão dos itens de ação das atas das reuniões anteriores que já atingiram seus prazos, concentrando-se tanto no status de conclusão quanto na eficácia. Se alguma resolução permanecer inacabada, investigue e analise os motivos da não conclusão.
[Estatísticas completas do indicador de qualidade]
Coletar e analisar indicadores de qualidade internos e externos para o período, como rendimento na primeira passagem, taxa de perda por qualidade, taxa de perda por sucata, taxas de retrabalho/reparo e falhas no quilômetro zero.
[Analisar incidentes de qualidade durante o período]
Classifique os problemas de qualidade do produto por unidade, produto e mercado. Isso inclui tirar fotos, registrar detalhes e realizar análises de causa raiz. Crie uma apresentação em PowerPoint para mostrar a localização e os fenômenos dos problemas de qualidade, analisar as causas e formular medidas corretivas.
[Esclarecer os tópicos da reunião com antecedência]
Antes da reunião, o gerente do departamento de qualidade deve definir os tópicos a serem discutidos e resolvidos. A equipe de gestão da qualidade deve distribuir com antecedência os materiais relevantes da reunião às unidades e participantes envolvidos. Isso permite que eles compreendam e considerem os itens em discussão previamente, aumentando assim a eficiência da reunião.
[Convidar os principais líderes da empresa para participar]
Se os principais tópicos a serem discutidos provavelmente causarem discordâncias significativas e dificultarem a obtenção de consenso, mas os resultados da discussão impactarem consideravelmente a qualidade do trabalho, comunique suas ideias aos líderes seniores com antecedência. Obtenha a aprovação deles e convide-os a participar da reunião.
A presença dos líderes na reunião pode facilmente determinar o rumo que ela tomará. Uma vez que suas ideias já foram aprovadas pelos líderes, a resolução final da reunião será o resultado que você espera.
Parte 2
Implementação durante a reunião — o controle eficaz é fundamental.
[Faça login para entender a frequência]
Imprima uma lista de presença e solicite que os participantes a assinem. Os objetivos da lista de presença são:
1. Controlar a presença no local e refletir claramente quem está ausente;
2. Servir de base para avaliações relevantes, caso existam sistemas de avaliação relacionados, aumentando assim a atenção de outros departamentos às reuniões de qualidade;
3. Para facilitar o registro da presença dos responsáveis na reunião. Caso outros departamentos não implementem as resoluções posteriormente ou aleguem desconhecimento, a lista de presença da reunião servirá como forte evidência.
[Relatório sobre Trabalhos Anteriores]
Primeiramente, relate o status de conclusão e a qualidade do trabalho anterior, incluindo itens inacabados e suas razões, bem como situações de penalidade. Relate a implementação das resoluções da reunião anterior e o cumprimento dos indicadores de qualidade.
[Discutir o conteúdo do trabalho atual]
Note que o moderador deve controlar eentenderO tempo de fala, o progresso e o tema da reunião devem ser monitorados. Conteúdos inconsistentes com o tema da reunião devem ser interrompidos.
Oriente também a todos para que falem sobre os principais tópicos de discussão, a fim de evitar situações constrangedoras.
[Designar pessoal para gravar a reunião]
Designar pessoal para registrar as informações principais das falas de cada unidade durante a reunião e anotar os itens da deliberação (este trabalho é muito importante, pois o objetivo da reunião é justamente formular resoluções).
[Métodos para Descobrir Problemas]
Para os problemas de qualidade que forem detectados, o departamento de qualidade deverá criar um "Registro de Problemas de Qualidade" (formulário) classificando os problemas de acordo com sua natureza (A, B e C) e registrando-os.
O departamento de qualidade deve se concentrar no acompanhamento de problemas de classe A e B e usar o gerenciamento de cores para refletir o progresso na resolução de problemas. Na reunião mensal de qualidade, devem ser realizados relatórios e revisões periódicas por mês, trimestre e ano (problemas de classe C podem ser gerenciados como itens de observação), incluindo a inclusão e o encerramento de diversos problemas.
1. Padrões de Classificação de Problemas de Qualidade:
Uma aula–Acidentes em lotes, defeitos repetitivos, problemas de qualidade causados por fatores humanos, como violação de regulamentos ou operação em desacordo com as regras.
Classe B–Problemas de qualidade causados por fatores técnicos, como projeto ou processo; problemas de qualidade causados pela falta de regulamentação ou regras imperfeitas; problemas de qualidade causados tanto por fatores técnicos quanto por falhas ou pontos fracos na gestão.
Classe C–Outros problemas que precisam ser melhorados.
2. Cada problema das classes A e B deve ter um “Formulário de Relatório de Ação Corretiva e Preventiva” (relatório 8D), resultando em um relatório por problema, formando um ciclo fechado de problema-contramedida-acompanhamento ou PDCA. As contramedidas devem incluir soluções de curto, médio e longo prazo.
Na reunião mensal de qualidade, o foco deve ser relatar se o plano foi implementado e avaliar os efeitos dessa implementação.
3. Para a correção dos problemas de classe A e de alguns problemas de classe B, utilize métodos de gestão baseados em projetos, estabeleça equipes de projeto específicas e transforme os problemas em projetos.
4. A resolução de todos os problemas de qualidade deve, em última análise, consolidar a produção ou transformação, tornando-se um mecanismo de longo prazo. Isso inclui, mas não se limita a, alterações de desenho ou projeto, alterações de parâmetros de processo e melhoria dos padrões de operação.
5. A reunião mensal de qualidade deve relatar os problemas de qualidade e o progresso das soluções, mas não deve se tornar uma alavanca ou um meio de dependência para a resolução de problemas.
Para cada problema de qualidade, assim que for detectado, o departamento de qualidade deve organizar reuniões específicas com os departamentos relevantes para discutir e elaborar um "Formulário de Relatório de Ação Corretiva e Preventiva", solucionando os problemas em acompanhamento diário.
6. Para alguns problemas que ainda não possuem soluções definitivas, eles podem ser discutidos na reunião mensal de qualidade, mas os departamentos relevantes devem ser informados com antecedência para que possam se preparar para a discussão.
Portanto, o relatório da reunião mensal deve ser enviado aos participantes com pelo menos 2 dias úteis de antecedência.
Parte 3
Acompanhamento após a reunião — A implementação é fundamental.
[Esclarecer as resoluções e publicá-las]
Esclareça todas as resoluções da reunião, incluindo o conteúdo específico do trabalho, os períodos de tempo, os objetivos esperados, os entregáveis, os responsáveis e outros elementos-chave, e submeta ao líder da empresa responsável para confirmação por assinatura.
[Rastreamento e Coordenação]
O departamento de qualidade precisa acompanhar continuamente o processo de implementação das soluções propostas e avaliar o progresso em tempo hábil. Para os diversos problemas que surgirem durante a implementação, é fundamental fornecer feedback proativo, comunicar e coordenar ações para remover obstáculos e garantir o bom andamento das atividades subsequentes.
Data da publicação: 07/11/2025