1. del
Priprava pred sestankom – temeljita priprava je polovica uspeha
[Pregled dokončanja prejšnjega dela]
Preverite dokončanje akcijskih postavk iz zapisnikov prejšnjih sestankov, ki so dosegle roke, s poudarkom na stanju dokončanja in učinkovitosti. Če kakšno delo v zvezi z reševanjem ostane nedokončano, preiščite in analizirajte razloge za nedokončanje.
[Popolna statistika kazalnikov kakovosti]
Zberite in analizirajte notranje in zunanje kazalnike kakovosti za obdobje, kot so izkoristek prvega prehoda, stopnja izgube kakovosti, stopnja izgube odpadkov, stopnje predelave/popravil in okvare na ničelnem kilometru.
[Analiza incidentov v zvezi s kakovostjo v obdobju]
Težave s kakovostjo izdelkov razvrstite po enotah, izdelkih in trgih. To vključuje fotografiranje, beleženje podrobnosti in izvajanje analize temeljnih vzrokov. Ustvarite predstavitev PPT, ki prikazuje lokacijo in pojave težav s kakovostjo, analizira vzroke in oblikuje korektivne ukrepe.
[Predhodno razjasnite teme sestanka]
Pred sestankom mora vodja oddelka za kakovost določiti teme za razpravo in reševanje. Osebje za upravljanje kakovosti mora vnaprej razdeliti ustrezno gradivo za sestanek ustreznim enotam in udeležencem. To jim omogoča, da vnaprej razumejo in preučijo teme razprave, s čimer se izboljša učinkovitost sestanka.
[Povabite višje vodstvene delavce podjetja]
Če je verjetno, da bodo ključne teme, o katerih se bo razpravljalo, povzročile precejšnja nesoglasja in otežile doseganje soglasja, vendar bodo rezultati razprave močno vplivali na kakovost dela, svoje ideje vnaprej sporočite višjim vodjem. Pridobite njihovo odobritev in jih povabite k sodelovanju na sestanku.
Udeležba vodij na sestanku lahko zlahka določi smer sestanka. Ker so vodje vaše ideje že odobrili, bo končni sklep sestanka takšen, kot pričakujete.
2. del
Izvajanje med sestankom – učinkovit nadzor je ključnega pomena
[Prijava za razumevanje prisotnosti]
Natisnite prijavni list in od udeležencev zahtevajte prijavo. Nameni prijave so:
1. Nadzorovati prisotnost na kraju samem in jasno prikazovati, kdo je odsoten;
2. Služiti kot osnova za ustrezne ocene, če obstajajo sorodni sistemi ocenjevanja, s čimer se poveča pozornost drugih oddelkov do sestankov o kakovosti;
3. Za lažje beleženje odgovornih oseb na sestankih. Če drugi oddelki kasneje ne izvedejo zadev v zvezi z reševanjem ali se sklicujejo na nevednost, služi zapisnik sestanka kot močan dokaz.
[Poročilo o preteklem delu]
Najprej poročajte o stanju dokončanja in kakovosti prejšnjega dela, vključno z nedokončanimi postavkami in razlogi zanje, ter o morebitnih kaznih. Poročajte o izvajanju sklepov prejšnjih sestankov in izpolnjevanju kazalnikov kakovosti.
[Pogovorite se o vsebini trenutnega dela]
Upoštevajte, da mora moderator nadzorovati inprijemčas govora, potek in tema med sestankom. Vsebine, ki niso skladne s temo sestanka, je treba ustaviti.
Prav tako vse usmerite, naj govorijo o ključnih točkah razprave, da se izognete hladnim situacijam.
[Organizirajte osebje za snemanje sestankov]
Določite osebje za snemanje sestankov, ki bo posnelo glavno vsebino govorov vsake enote med sestankom in zabeležilo točke sklepov sestanka (to delo je zelo pomembno, saj je namen sestanka pravzaprav oblikovanje sklepov).
[Metode za odkrivanje težav]
Za odkrite težave s kakovostjo mora oddelek za kakovost vzpostaviti »knjigo težav s kakovostjo« (obrazec) z razvrščanjem težav po abecednem vrstnem redu glede na njihovo naravo in evidentiranjem težav.
Oddelek za kakovost se mora osredotočiti na spremljanje težav razreda A in B ter uporabljati upravljanje barv za prikaz napredka pri reševanju težav. Na mesečnem sestanku o kakovosti izvajati periodična poročila in preglede po mesecih, četrtletjih in letih (težave razreda C se lahko obravnavajo kot opazovalne postavke), vključno z dodajanjem in zaključevanjem različnih težav.
1. Standardi za razvrščanje problemov kakovosti:
Razred A–Nesreče v serijah, ponavljajoče se napake, težave s kakovostjo, ki jih povzročajo človeški dejavniki, kot so kršitve predpisov ali delovanje v nasprotju s pravili.
Razred B–Težave s kakovostjo, ki jih povzročajo tehnični dejavniki, kot sta zasnova ali postopek, težave s kakovostjo, ki jih povzroča pomanjkanje predpisov ali nepopolna pravila, težave s kakovostjo, ki jih povzročajo tako tehnični dejavniki kot vrzeli v upravljanju ali šibke povezave.
Razred C–Druge težave, ki jih je treba izboljšati.
2. Za vsak problem razreda A in B mora biti izdelan »obrazec za poročilo o korektivnih in preventivnih ukrepih« (poročilo 8D), pri čemer se na problem pripravi eno poročilo in tvori zaprto zanko problem-protiukrep-nadaljnje ukrepanje ali PDCA. Protiukrepi morajo vključevati kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne rešitve.
Na mesečnem sestanku o kakovosti se osredotočite na poročanje o tem, ali je bil načrt izveden, in na oceno učinkov izvedbe.
3. Za odpravljanje težav razreda A in nekaterih težav razreda B uporabite metode projektnega upravljanja, ustanovite posebne projektne skupine in projicirajte težave.
4. Reševanje vseh težav s kakovostjo mora na koncu utrditi rezultate ali transformacijo in postati dolgoročen mehanizem. To vključuje, vendar ni omejeno na, spremembe risb ali zasnove, spremembe procesnih parametrov in izboljšanje operativnih standardov.
5. Na mesečnem sestanku o kakovosti je treba poročati o težavah s kakovostjo in napredku pri reševanju, vendar se mesečni sestanek o kakovosti ne sme spremeniti v vzvod ali odvisnost za reševanje težav.
Za vsako odkrito težavo s kakovostjo mora oddelek za kakovost organizirati posebne sestanke ustreznih oddelkov, na katerih se bodo razpravljalo o "obrazcu za poročilo o korektivnih in preventivnih ukrepih", pri čemer se težave rešujejo v okviru vsakodnevnega spremljanja.
6. Nekatere težave, ki niso oblikovale rešitev v zaprti zanki, se lahko obravnavajo na mesečnem sestanku o kakovosti, vendar je treba ustrezne oddelke o ustreznih informacijah obvestiti vnaprej, da se lahko na razpravo pripravijo vnaprej.
Zato je treba mesečno poročilo o sestanku udeležencem poslati vsaj 2 delovna dni vnaprej.
3. del
Nadaljnje ukrepanje po sestanku – izvedba je bistvenega pomena
[Pojasnitev resolucij in njihova izdaja]
Pojasnite vse sklepe sestanka, vključno s specifično vsebino dela, časovnimi vozlišči, pričakovanimi cilji, rezultati in odgovornimi osebami ter drugimi ključnimi elementi, in jih predložite odgovornemu vodji podjetja v potrditev podpisa.
[Sledenje in koordinacija]
Oddelek za kakovost mora nenehno spremljati proces izvajanja reševanja zadev in pravočasno spremljati napredek. Za različne težave, ki se pojavijo med izvajanjem, mora aktivno zagotavljati povratne informacije, komunicirati in se usklajevati, da bi odstranil ovire za nemoten nadaljnji napredek dela.
Čas objave: 7. november 2025