Sehemu ya 1
Kujitayarisha Kabla ya Mkutano—Kujitayarisha Kikamilifu Ni Nusu ya Mafanikio
[Kagua Kukamilika kwa Kazi Iliyotangulia]
Angalia ukamilisho wa vipengee vya kushughulikia kutoka kwa dakika za mkutano uliopita ambazo zimefikia makataa yao, ukizingatia hali ya ukamilisho na ufanisi. Ikiwa kazi yoyote ya azimio haijakamilika, chunguza na uchanganue sababu za kutokamilika.
[Takwimu Kamili za Viashirio vya Ubora]
Kusanya na kuchanganua viashirio vya ubora wa ndani na nje kwa kipindi hicho, kama vile mavuno ya pasi ya kwanza, kiwango cha upotevu wa ubora, kiwango cha upotevu wa chakavu, viwango vya kurekebisha/kurekebisha na kushindwa kwa kilomita sifuri.
[Changanua Matukio ya Ubora Wakati wa Kipindi]
Panga masuala ya ubora wa bidhaa kulingana na kitengo, bidhaa na soko. Hii ni pamoja na kuchukua picha, kurekodi maelezo, na kufanya uchanganuzi wa chanzo. Unda wasilisho la PPT ili kuonyesha eneo na matukio ya masuala ya ubora, kuchanganua sababu, na kuunda hatua za kurekebisha.
[Fafanua Mada za Mkutano Hapo Hapo]
Kabla ya mkutano, meneja wa idara ya ubora lazima aamue mada za majadiliano na azimio. Wafanyakazi wa usimamizi wa ubora wanapaswa kusambaza nyenzo muhimu za mkutano kwa vitengo vinavyohusiana na washiriki mapema. Hii inawaruhusu kuelewa na kuzingatia vipengee vya majadiliano kabla, na hivyo kuboresha ufanisi wa mkutano.
[Waalike Viongozi Wakuu wa Kampuni Kuhudhuria]
Iwapo mada muhimu zitakazojadiliwa huenda zikasababisha kutokubaliana kwa kiasi kikubwa na kufanya iwe vigumu kufikia mwafaka, lakini matokeo ya majadiliano yataathiri pakubwa kazi bora, wasilisha mawazo yako na viongozi wakuu mapema. Pata idhini yao na uwaalike kushiriki katika mkutano.
Kuwa na viongozi wanaohudhuria mkutano kunaweza kuamua kwa urahisi mwelekeo wa mkutano. Kwa kuwa mawazo yako tayari yameidhinishwa na viongozi, azimio la mwisho la mkutano litakuwa matokeo unayotarajia.
Sehemu ya 2
Utekelezaji Wakati wa Mkutano—Udhibiti Bora ni Muhimu
[Ingia ili Kuelewa Mahudhurio]
Chapisha laha ya kuingia na uwahitaji waliohudhuria kuingia. Madhumuni ya kuingia ni:
1. Kudhibiti mahudhurio kwenye tovuti na kutafakari kwa uwazi ni nani hayupo;
2. Kutumika kama msingi wa tathmini zinazofaa ikiwa kuna mifumo inayohusiana ya tathmini, na hivyo kuongeza umakini wa idara zingine kwa mikutano ya ubora;
3. Kurahisisha kurekodi kwa watu wanaowajibika. Iwapo idara nyingine hazitekelezi masuala ya utatuzi baadaye au kudai kutofahamu, karatasi ya kuingia katika mkutano itakuwa ushahidi dhabiti.
[Ripoti kuhusu Kazi Iliyotangulia]
Kwanza, ripoti juu ya hali ya kukamilika na ubora wa kazi ya awali, ikiwa ni pamoja na vitu na sababu ambazo hazijakamilika, pamoja na hali ya adhabu. Ripoti juu ya utekelezaji wa maazimio ya mkutano uliopita na kukamilika kwa viashiria vya ubora.
[Jadili Maudhui ya Kazi ya Sasa]
Kumbuka kwamba msimamizi lazima kudhibiti nafahamuwakati wa kuzungumza, maendeleo, na mada wakati wa mkutano. Maudhui yasiyoendana na mandhari ya mkutano yanapaswa kukomeshwa.
Pia ongoza kila mtu kuzungumza juu ya vitu muhimu vya majadiliano ili kuepuka hali za baridi.
[Panga Wafanyikazi wa Kurekodi Mikutano]
Amua wafanyikazi wa kurekodi mkutano kurekodi yaliyomo kuu ya hotuba za kila kitengo wakati wa mkutano na rekodi vitu vya azimio la mkutano (kazi hii ni muhimu sana, kwani madhumuni ya mkutano ni kuunda maazimio).
[Njia za Kugundua Matatizo]
Kwa matatizo ya ubora ambayo yamegunduliwa, idara ya ubora inapaswa kuanzisha "Leja ya Tatizo la Ubora" (fomu) kwa kupanga masuala ya ABC kulingana na asili yao na kusajili matatizo.
Idara ya ubora inapaswa kuzingatia kufuatilia matatizo ya darasa A na B na kutumia usimamizi wa rangi kutafakari maendeleo ya kutatua matatizo. Katika mkutano wa ubora wa kila mwezi, fanya ripoti za mara kwa mara na uhakiki kwa mwezi, robo, na mwaka (matatizo ya darasa C yanaweza kusimamiwa kama vitu vya uchunguzi), ikiwa ni pamoja na kuongeza na kufungwa kwa matatizo mbalimbali.
1. Viwango vya Uainishaji wa Tatizo la Ubora:
Darasa-Ajali za makundi, kasoro zinazojirudia, matatizo ya ubora yanayosababishwa na mambo ya kibinadamu kama vile kukiuka kanuni au kufanya kazi kinyume na sheria.
B Darasa-Matatizo ya ubora yanayosababishwa na vipengele vya kiufundi kama vile muundo au mchakato, matatizo ya ubora yanayosababishwa na ukosefu wa kanuni au sheria zisizo kamilifu, matatizo ya ubora yanayosababishwa na vipengele vya kiufundi na mianya ya usimamizi au viungo dhaifu.
C darasa-Matatizo mengine ambayo yanahitaji uboreshaji.
2. Kila tatizo la darasa la A na B lazima liwe na "Fomu ya Ripoti ya Kitendo cha Kurekebisha na Kuzuia" (ripoti ya 8D), kufikia ripoti moja kwa kila tatizo, kuunda ufuatiliaji wa kukabiliana na matatizo au PDCA iliyofungwa. Hatua za kukabiliana zinapaswa kujumuisha masuluhisho ya muda mfupi, wa kati na wa muda mrefu.
Katika mkutano wa ubora wa kila mwezi, zingatia kuripoti ikiwa mpango umetekelezwa na tathmini ya athari za utekelezaji.
3. Kwa kazi ya urekebishaji ya darasa A na baadhi ya matatizo ya darasa B, tumia mbinu za usimamizi zinazotegemea mradi, anzisha timu maalum za mradi, na utabiri matatizo.
4. Utatuzi wa matatizo yote ya ubora lazima hatimaye uwe na matokeo yaliyoimarishwa au mabadiliko, kuwa utaratibu wa muda mrefu. Hii inajumuisha lakini haizuiliwi kwa kuchora au mabadiliko ya muundo, mabadiliko ya vigezo vya mchakato, na uboreshaji wa viwango vya uendeshaji.
5. Mkutano wa ubora wa kila mwezi unapaswa kuripoti matatizo ya ubora na maendeleo ya utatuzi lakini usifanye mkutano wa ubora wa kila mwezi kuwa kigezo au utegemezi wa kutatua matatizo.
Kwa kila tatizo la ubora, linapogunduliwa, idara ya ubora inapaswa kuandaa idara husika kufanya mikutano maalum ili kujadili na kuunda "Fomu ya Ripoti ya Kitendo cha Kurekebisha na Kuzuia," kutatua matatizo katika ufuatiliaji wa kila siku.
6. Kwa baadhi ya matatizo ambayo hayajapata ufumbuzi wa kitanzi, yanaweza kujadiliwa katika mkutano wa ubora wa kila mwezi, lakini idara zinazohusika zinapaswa kujulishwa habari muhimu mapema ili ziweze kujiandaa kwa majadiliano kabla.
Kwa hiyo, ripoti ya mkutano wa kila mwezi inapaswa kutumwa kwa waliohudhuria angalau siku 2 za kazi mapema.
Sehemu ya 3
Ufuatiliaji Baada ya Mkutano—Utekelezaji ni Msingi
[Fafanua Maazimio na Utoe]
Fafanua maazimio yote ya mkutano, ikiwa ni pamoja na maudhui mahususi ya kazi, nodi za saa, malengo yanayotarajiwa, yanayoweza kuwasilishwa na watu wanaowajibika, na vipengele vingine muhimu, na uwasilishe kwa kiongozi wa kampuni anayesimamia kwa uthibitisho wa sahihi.
[Ufuatiliaji na Uratibu]
Idara ya ubora inahitaji kuendelea kufuatilia mchakato wa utekelezaji wa masuala ya utatuzi na kufahamu maendeleo kwa wakati. Kwa matatizo mbalimbali yanayotokea wakati wa utekelezaji, toa maoni kwa bidii, wasiliana, na uratibu ili kuondoa vikwazo kwa maendeleo ya kazi inayofuata.
Muda wa kutuma: Nov-07-2025