Sehemu ya 1
Maandalizi Kabla ya Mkutano—Maandalizi Kamili ni Nusu ya Mafanikio
[Pitia Ukamilishaji wa Kazi Iliyopita]
Angalia kukamilika kwa vipengee vya utekelezaji kutoka kwa dakika za mkutano uliopita ambavyo vimefikia tarehe za mwisho, ukizingatia hali ya kukamilika na ufanisi. Ikiwa kazi yoyote ya azimio bado haijakamilika, chunguza na uchanganue sababu za kutokamilika.
[Takwimu Kamili za Kiashiria cha Ubora]
Kusanya na kuchambua viashiria vya ubora wa ndani na nje kwa kipindi hicho, kama vile mavuno ya kwanza kupita, kiwango cha upotevu wa ubora, kiwango cha upotevu wa chakavu, viwango vya ukarabati/urekebishaji, na hitilafu za kilomita sifuri.
[Changanua Matukio ya Ubora Katika Kipindi]
Panga masuala ya ubora wa bidhaa kwa kitengo, bidhaa, na soko. Hii inajumuisha kupiga picha, kurekodi maelezo, na kufanya uchanganuzi wa chanzo cha tatizo. Unda uwasilishaji wa PPT ili kuonyesha eneo na matukio ya matatizo ya ubora, kuchambua sababu, na kuunda hatua za kurekebisha.
[Fafanua Mada za Mkutano Mapema]
Kabla ya mkutano, meneja wa idara ya ubora lazima aamue mada za majadiliano na utatuzi. Wafanyakazi wa usimamizi wa ubora wanapaswa kusambaza vifaa husika vya mkutano kwa vitengo vinavyohusiana na washiriki mapema. Hii inawaruhusu kuelewa na kuzingatia mada za majadiliano mapema, na hivyo kuboresha ufanisi wa mkutano.
[Waalike Viongozi Wakuu wa Kampuni Kuhudhuria]
Ikiwa mada muhimu zitakazojadiliwa zinaweza kusababisha kutokubaliana sana na kufanya iwe vigumu kufikia makubaliano, lakini matokeo ya majadiliano yataathiri sana ubora wa kazi, wasilisha mawazo yako na viongozi wakuu mapema. Pata idhini yao na uwaalike kushiriki katika mkutano.
Kuwa na viongozi kuhudhuria mkutano kunaweza kuamua kwa urahisi mwelekeo wa mkutano. Kwa kuwa mawazo yako tayari yameidhinishwa na viongozi, azimio la mwisho la mkutano litakuwa matokeo unayotarajia.
Sehemu ya 2
Utekelezaji Wakati wa Mkutano—Udhibiti Ufanisi ni Muhimu
[Ingia ili Kuelewa Mahudhurio]
Chapisha karatasi ya kuingia na uwahitaji waliohudhuria kuingia. Madhumuni ya kuingia ni:
1. Kudhibiti mahudhurio mahali pa kazi na kuonyesha waziwazi ni nani hayupo;
2. Kutumika kama msingi wa tathmini husika ikiwa kuna mifumo husika ya tathmini, na hivyo kuongeza umakini wa idara zingine kwa mikutano bora;
3. Kurahisisha kurekodi mikutano ya watu wenye dhamana. Ikiwa idara zingine hazitekelezi masuala ya utatuzi baadaye au zinadai kutojua, karatasi ya kuingia kwenye mkutano hutumika kama ushahidi thabiti.
[Ripoti kuhusu Kazi Iliyopita]
Kwanza, ripoti kuhusu hali ya kukamilika na ubora wa kazi ya awali, ikijumuisha vitu na sababu ambazo hazijakamilika, pamoja na hali za adhabu. Ripoti kuhusu utekelezaji wa maazimio ya mikutano ya awali na kukamilika kwa viashiria vya ubora.
[Jadili Maudhui ya Kazi ya Sasa]
Kumbuka kwamba msimamizi lazima adhibiti nashikamuda wa kuzungumza, maendeleo, na mada wakati wa mkutano. Maudhui yasiyoendana na mada ya mkutano yanapaswa kusimamishwa.
Pia mwongoze kila mtu kuzungumza kuhusu mambo muhimu ya majadiliano ili kuepuka hali ya baridi.
[Panga Wafanyakazi wa Kurekodi Mikutano]
Amua wafanyakazi wa kurekodi mkutano ili kurekodi maudhui kuu ya hotuba za kila kitengo wakati wa mkutano na kurekodi vipengee vya azimio la mkutano (kazi hii ni muhimu sana, kwani kusudi la mkutano ni kuunda maazimio).
[Mbinu za Kugundua Matatizo]
Kwa matatizo ya ubora ambayo yamegunduliwa, idara ya ubora inapaswa kuanzisha "Leja ya Matatizo ya Ubora" (fomu) kwa kuweka alama za masuala ABC kulingana na asili yake na kusajili matatizo.
Idara ya ubora inapaswa kuzingatia kufuatilia matatizo ya darasa la A na B na kutumia usimamizi wa rangi kuakisi maendeleo ya utatuzi wa matatizo. Katika mkutano wa kila mwezi wa ubora, fanya ripoti na mapitio ya mara kwa mara kwa mwezi, robo mwaka, na mwaka (matatizo ya darasa la C yanaweza kusimamiwa kama vipengele vya uchunguzi), ikiwa ni pamoja na kuongeza na kufunga matatizo mbalimbali.
1. Viwango vya Uainishaji wa Matatizo ya Ubora:
Darasa–Ajali nyingi, kasoro zinazojirudia, matatizo ya ubora yanayosababishwa na mambo ya kibinadamu kama vile kukiuka kanuni au kufanya kazi kinyume na sheria.
Darasa la B–Matatizo ya ubora yanayosababishwa na mambo ya kiufundi kama vile muundo au mchakato, matatizo ya ubora yanayosababishwa na ukosefu wa kanuni au sheria zisizokamilika, matatizo ya ubora yanayosababishwa na mambo ya kiufundi na mianya ya usimamizi au viungo dhaifu.
Darasa la C–Matatizo mengine yanayohitaji kuboreshwa.
2. Kila tatizo la darasa la A na B lazima liwe na "Fomu ya Ripoti ya Hatua za Kurekebisha na Kuzuia" (ripoti ya 8D), ikifanikisha ripoti moja kwa kila tatizo, na kuunda ufuatiliaji wa tatizo-kipimo-cha-kukabiliana-na-kipimo au mzunguko uliofungwa wa PDCA. Hatua za kukabiliana na tatizo zinapaswa kujumuisha suluhisho za muda mfupi, wa kati, na mrefu.
Katika mkutano wa kila mwezi wa ubora, zingatia kuripoti kama mpango umetekelezwa na tathmini ya athari za utekelezaji.
3. Kwa kazi ya kurekebisha matatizo ya darasa A na baadhi ya darasa B, tumia mbinu za usimamizi zinazotegemea mradi, anzisha timu maalum za mradi, na utabiri matatizo hayo.
4. Utatuzi wa matatizo yote ya ubora lazima hatimaye uwe na matokeo au mabadiliko yaliyoimarishwa, na kuwa utaratibu wa muda mrefu. Hii inajumuisha lakini sio tu mabadiliko ya kuchora au muundo, mabadiliko ya vigezo vya mchakato, na uboreshaji wa viwango vya uendeshaji.
5. Mkutano wa kila mwezi wa ubora unapaswa kuripoti matatizo ya ubora na maendeleo ya suluhisho lakini haupaswi kufanya mkutano wa kila mwezi wa ubora kuwa kichocheo au utegemezi wa kutatua matatizo.
Kwa kila tatizo la ubora, mara tu litakapogunduliwa, idara ya ubora inapaswa kupanga idara husika kufanya mikutano maalum ili kujadili na kuunda "Fomu ya Ripoti ya Hatua za Marekebisho na Kinga," kutatua matatizo katika ufuatiliaji wa kila siku.
6. Kwa baadhi ya matatizo ambayo hayajaunda suluhisho za kitanzi kilichofungwa, yanaweza kujadiliwa katika mkutano bora wa kila mwezi, lakini idara husika zinapaswa kuarifiwa kuhusu taarifa muhimu mapema ili ziweze kujiandaa kwa majadiliano mapema.
Kwa hivyo, ripoti ya mkutano wa kila mwezi inapaswa kutumwa kwa waliohudhuria angalau siku 2 za kazi mapema.
Sehemu ya 3
Ufuatiliaji Baada ya Mkutano—Utekelezaji ni Muhimu
[Fafanua Maazimio na Uyatoe]
Fafanua maazimio yote ya mikutano, ikiwa ni pamoja na maudhui maalum ya kazi, nodi za muda, malengo yanayotarajiwa, matokeo, na watu wanaowajibika, na vipengele vingine muhimu, na uwasilishe kwa kiongozi wa kampuni anayehusika kwa ajili ya uthibitisho wa sahihi.
[Ufuatiliaji na Uratibu]
Idara ya ubora inahitaji kufuatilia mchakato wa utekelezaji wa masuala ya utatuzi kila mara na kuelewa maendeleo kwa wakati. Kwa matatizo mbalimbali yanayotokea wakati wa utekelezaji, toa maoni, wasiliana, na uratibu kikamilifu ili kuondoa vikwazo kwa ajili ya maendeleo ya kazi yanayofuata.
Muda wa chapisho: Novemba-07-2025