யோக்கி லீன் இம்ப்ரூவ்மென்ட் - நிறுவனங்கள் வழக்கமான தரக் கூட்டங்களை எவ்வாறு நடத்த வேண்டும்?

பகுதி 1

கூட்டத்திற்கு முன் தயாரிப்பு - முழுமையான தயாரிப்பு பாதி வெற்றியாகும்.

[முந்தைய வேலையின் முடிவை மதிப்பாய்வு செய்யவும்]

முந்தைய கூட்ட நிமிடங்களில் இருந்து காலக்கெடுவை எட்டிய செயல் உருப்படிகளின் நிறைவைச் சரிபார்க்கவும், நிறைவு நிலை மற்றும் செயல்திறன் இரண்டிலும் கவனம் செலுத்துங்கள். ஏதேனும் தீர்வுப் பணி முடிக்கப்படாமல் இருந்தால், முடிக்கப்படாததற்கான காரணங்களை ஆராய்ந்து பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள்.

[முழுமையான தரக் குறிகாட்டி புள்ளிவிவரங்கள்]

முதல்-பாஸ் மகசூல், தர இழப்பு விகிதம், ஸ்கிராப் இழப்பு விகிதம், மறுவேலை/பழுதுபார்ப்பு விகிதங்கள் மற்றும் பூஜ்ஜிய கிலோமீட்டர் தோல்விகள் போன்ற காலத்திற்கான உள் மற்றும் வெளிப்புற தர குறிகாட்டிகளை சேகரித்து பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள்.

[இந்த காலகட்டத்தில் நடந்த தர சம்பவங்களை பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள்]

தயாரிப்பு தர சிக்கல்களை அலகு, தயாரிப்பு மற்றும் சந்தை வாரியாக வகைப்படுத்தவும். இதில் புகைப்படங்கள் எடுப்பது, விவரங்களைப் பதிவு செய்வது மற்றும் மூல காரண பகுப்பாய்வு நடத்துவது ஆகியவை அடங்கும். தர சிக்கல்களின் இடம் மற்றும் நிகழ்வுகளைக் காண்பிக்க, காரணங்களை பகுப்பாய்வு செய்ய மற்றும் சரியான நடவடிக்கைகளை உருவாக்க ஒரு PPT விளக்கக்காட்சியை உருவாக்கவும்.

[சந்திப்பு தலைப்புகளை முன்கூட்டியே தெளிவுபடுத்துங்கள்]

கூட்டத்திற்கு முன், தரத் துறை மேலாளர் விவாதம் மற்றும் தீர்வுக்கான தலைப்புகளைத் தீர்மானிக்க வேண்டும். தர மேலாண்மை பணியாளர்கள் தொடர்புடைய கூட்டப் பொருட்களை தொடர்புடைய பிரிவுகள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களுக்கு முன்கூட்டியே விநியோகிக்க வேண்டும். இது அவர்கள் விவாதப் பொருட்களை முன்கூட்டியே புரிந்துகொண்டு பரிசீலிக்க அனுமதிக்கிறது, இதன் மூலம் கூட்டத்தின் செயல்திறனை மேம்படுத்துகிறது.

[மூத்த நிறுவனத் தலைவர்களை கலந்துகொள்ள அழைக்கவும்]

விவாதிக்கப்பட வேண்டிய முக்கிய தலைப்புகள் குறிப்பிடத்தக்க கருத்து வேறுபாட்டை ஏற்படுத்தி, ஒருமித்த கருத்தை எட்டுவதை கடினமாக்கினால், ஆனால் விவாதத்தின் முடிவுகள் தரமான வேலையை பெரிதும் பாதிக்கும் என்றால், உங்கள் கருத்துக்களை மூத்த தலைவர்களுடன் முன்கூட்டியே தெரிவிக்கவும். அவர்களின் ஒப்புதலைப் பெற்று, கூட்டத்தில் பங்கேற்க அவர்களை அழைக்கவும்.

கூட்டத்தில் தலைவர்கள் கலந்து கொள்வது கூட்டத்தின் திசையை எளிதில் தீர்மானிக்கும். உங்கள் யோசனைகள் ஏற்கனவே தலைவர்களால் அங்கீகரிக்கப்பட்டுவிட்டதால், கூட்டத்தின் இறுதித் தீர்மானம் நீங்கள் எதிர்பார்க்கும் முடிவாக இருக்கும்.

பகுதி 2

கூட்டத்தின் போது செயல்படுத்தல்—பயனுள்ள கட்டுப்பாடு முக்கியமானது

[வருகையைப் புரிந்துகொள்ள உள்நுழையவும்]

ஒரு உள்நுழைவு தாளை அச்சிட்டு, பங்கேற்பாளர்கள் உள்நுழைய வேண்டும். உள்நுழைவின் நோக்கங்கள்:

1. தளத்தில் வருகையைக் கட்டுப்படுத்தவும், யார் வரவில்லை என்பதைத் தெளிவாகப் பிரதிபலிக்கவும்;

2. தொடர்புடைய மதிப்பீட்டு அமைப்புகள் இருந்தால், தொடர்புடைய மதிப்பீடுகளுக்கு அடிப்படையாகச் செயல்படுதல், இதன் மூலம் தரமான கூட்டங்களில் மற்ற துறைகளின் கவனத்தை மேம்படுத்துதல்;

3. பொறுப்பான நபர்களின் சந்திப்புகளைப் பதிவு செய்வதை எளிதாக்குவதற்கு. பிற துறைகள் பின்னர் தீர்வு விஷயங்களைச் செயல்படுத்தவில்லை அல்லது அறியாமையைக் கூறிவிட்டால், கூட்ட உள்நுழைவுத் தாள் வலுவான சான்றாகச் செயல்படும்.

[முந்தைய வேலை பற்றிய அறிக்கை]

முதலில், முந்தைய வேலையின் நிறைவு நிலை மற்றும் தரம், முடிக்கப்படாத உருப்படிகள் மற்றும் காரணங்கள், அத்துடன் அபராத சூழ்நிலைகள் குறித்து அறிக்கை அளிக்கவும். முந்தைய கூட்டத் தீர்மானங்களை செயல்படுத்துதல் மற்றும் தர குறிகாட்டிகளை நிறைவு செய்தல் குறித்து அறிக்கை அளிக்கவும்.

[தற்போதைய பணி உள்ளடக்கத்தைப் பற்றி விவாதிக்கவும்]

மதிப்பீட்டாளர் கட்டுப்படுத்த வேண்டும் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும் மற்றும்பற்றிக்கொள்கூட்டத்தின் போது பேசும் நேரம், முன்னேற்றம் மற்றும் கருப்பொருள். கூட்டத்தின் கருப்பொருளுடன் பொருந்தாத உள்ளடக்கம் நிறுத்தப்பட வேண்டும்.

குளிர்ச்சியான சூழ்நிலைகளைத் தவிர்க்க, முக்கிய விவாதப் பொருட்களில் பேச அனைவருக்கும் வழிகாட்டவும்.

[சந்திப்பு பதிவு பணியாளர்களை ஏற்பாடு செய்யுங்கள்]

கூட்டத்தின் போது ஒவ்வொரு பிரிவின் உரைகளின் முக்கிய உள்ளடக்கத்தைப் பதிவு செய்வதற்கும், கூட்டத் தீர்மான உருப்படிகளைப் பதிவு செய்வதற்கும் கூட்டப் பதிவுப் பணியாளர்களைத் தீர்மானித்தல் (இந்தப் பணி மிகவும் முக்கியமானது, ஏனெனில் கூட்டத்தின் நோக்கம் உண்மையில் தீர்மானங்களை உருவாக்குவதாகும்).

[சிக்கல்களைக் கண்டறிவதற்கான முறைகள்]

கண்டறியப்பட்ட தரச் சிக்கல்களுக்கு, தரத் துறையானது சிக்கல்களை அவற்றின் தன்மைக்கு ஏற்ப ABC தரப்படுத்துவதன் மூலம் ஒரு "தரச் சிக்கல் லெட்ஜர்" (படிவம்) நிறுவி சிக்கல்களைப் பதிவு செய்ய வேண்டும்.

தரத் துறையானது A மற்றும் B வகுப்பு சிக்கல்களைப் பின்தொடர்வதில் கவனம் செலுத்த வேண்டும் மற்றும் சிக்கல் தீர்க்கும் முன்னேற்றத்தைப் பிரதிபலிக்க வண்ண மேலாண்மையைப் பயன்படுத்த வேண்டும். தர மாதாந்திர கூட்டத்தில், மாதம், காலாண்டு மற்றும் ஆண்டு வாரியாக அவ்வப்போது அறிக்கையிடல் மற்றும் மதிப்பாய்வை நடத்துங்கள் (C வகுப்பு சிக்கல்களை கண்காணிப்பு உருப்படிகளாக நிர்வகிக்கலாம்), இதில் பல்வேறு சிக்கல்களைச் சேர்ப்பது மற்றும் மூடுவது அடங்கும்.

1. தர சிக்கல் வகைப்பாடு தரநிலைகள்:

ஒரு வகுப்பு–தொகுதி விபத்துகள், மீண்டும் மீண்டும் ஏற்படும் குறைபாடுகள், விதிமுறைகளை மீறுதல் அல்லது விதிகளுக்கு எதிராக செயல்படுதல் போன்ற மனித காரணிகளால் ஏற்படும் தர சிக்கல்கள்.

பி வகுப்பு–வடிவமைப்பு அல்லது செயல்முறை போன்ற தொழில்நுட்ப காரணிகளால் ஏற்படும் தர சிக்கல்கள், ஒழுங்குமுறைகள் அல்லது அபூரண விதிகள் இல்லாததால் ஏற்படும் தர சிக்கல்கள், தொழில்நுட்ப காரணிகள் மற்றும் மேலாண்மை ஓட்டைகள் அல்லது பலவீனமான இணைப்புகள் இரண்டாலும் ஏற்படும் தர சிக்கல்கள்.  

சி வகுப்பு–முன்னேற்றம் தேவைப்படும் பிற சிக்கல்கள்.  

2. ஒவ்வொரு A மற்றும் B வகுப்பு பிரச்சனையும் ஒரு "சரிசெய்தல் மற்றும் தடுப்பு நடவடிக்கை அறிக்கை படிவம்" (8D அறிக்கை) கொண்டிருக்க வேண்டும், இது ஒரு பிரச்சனைக்கு ஒரு அறிக்கையை அடைதல், ஒரு பிரச்சனை-எதிர் நடவடிக்கை-பின்தொடர்தல் அல்லது PDCA மூடிய வளையத்தை உருவாக்குதல். எதிர் நடவடிக்கைகளில் குறுகிய கால, நடுத்தர கால மற்றும் நீண்ட கால தீர்வுகள் இருக்க வேண்டும்.

தர மாதாந்திர கூட்டத்தில், திட்டம் செயல்படுத்தப்பட்டுள்ளதா என்பதை அறிக்கையிடுவதிலும், செயல்படுத்தலின் விளைவுகளை மதிப்பிடுவதிலும் கவனம் செலுத்துங்கள்.

3. A வகுப்பு மற்றும் சில B வகுப்பு சிக்கல்களைச் சரிசெய்யும் பணிகளுக்கு, திட்ட அடிப்படையிலான மேலாண்மை முறைகளைப் பயன்படுத்தவும், சிறப்பு திட்டக் குழுக்களை நிறுவவும், சிக்கல்களைத் திட்டமிடவும்.

4. அனைத்து தர சிக்கல்களின் தீர்வும் இறுதியில் திடப்படுத்தப்பட்ட வெளியீடு அல்லது உருமாற்றத்தைக் கொண்டிருக்க வேண்டும், இது ஒரு நீண்டகால பொறிமுறையாக மாற வேண்டும். இதில் வரைதல் அல்லது வடிவமைப்பு மாற்றங்கள், செயல்முறை அளவுரு மாற்றங்கள் மற்றும் செயல்பாட்டு தரநிலைகளின் மேம்பாடு ஆகியவை அடங்கும் ஆனால் அவை மட்டும் அல்ல.

5. தரமான மாதாந்திர கூட்டம் தரமான பிரச்சினைகள் மற்றும் தீர்வு முன்னேற்றத்தைப் புகாரளிக்க வேண்டும், ஆனால் தரமான மாதாந்திர கூட்டத்தை சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கான ஒரு நெம்புகோலாகவோ அல்லது சார்புடையதாகவோ மாற்றக்கூடாது.

ஒவ்வொரு தரப் பிரச்சினையும் கண்டுபிடிக்கப்பட்டதும், தரத் துறையானது, தினசரி பின்தொடர்தலில் உள்ள சிக்கல்களைத் தீர்க்க, விவாதிக்கவும், "சரிசெய்தல் மற்றும் தடுப்பு நடவடிக்கை அறிக்கை படிவம்" ஒன்றை உருவாக்கவும், சிறப்புக் கூட்டங்களை நடத்த தொடர்புடைய துறைகளை ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும்.

6. சில பிரச்சனைகளுக்கு, மூடிய-லூப் தீர்வுகள் உருவாக்கப்படவில்லை என்றால், அவற்றை தரமான மாதாந்திர கூட்டத்தில் விவாதிக்கலாம், ஆனால் தொடர்புடைய துறைகளுக்கு முன்கூட்டியே தொடர்புடைய தகவல்களைத் தெரிவிக்க வேண்டும், இதனால் அவர்கள் முன்கூட்டியே விவாதத்திற்குத் தயாராக முடியும்.

எனவே, மாதாந்திர கூட்ட அறிக்கையை குறைந்தபட்சம் 2 வேலை நாட்களுக்கு முன்னதாகவே பங்கேற்பாளர்களுக்கு அனுப்ப வேண்டும்.

பகுதி 3

கூட்டத்திற்குப் பிறகு பின்தொடர்தல் - செயல்படுத்துவது அடிப்படையானது

[தீர்மானங்களை தெளிவுபடுத்தி அவற்றை வெளியிடுங்கள்]

குறிப்பிட்ட பணி உள்ளடக்கம், நேர முனைகள், எதிர்பார்க்கப்படும் இலக்குகள், வழங்கக்கூடியவை மற்றும் பொறுப்பான நபர்கள் மற்றும் பிற முக்கிய கூறுகள் உட்பட அனைத்து கூட்டத் தீர்மானங்களையும் தெளிவுபடுத்தி, கையொப்ப உறுதிப்படுத்தலுக்காக பொறுப்பான நிறுவனத் தலைவரிடம் சமர்ப்பிக்கவும்.

[கண்காணிப்பு மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு]

தரத் துறை, தீர்வு விஷயங்களின் செயல்படுத்தல் செயல்முறையைத் தொடர்ந்து கண்காணித்து, சரியான நேரத்தில் முன்னேற்றத்தைப் புரிந்துகொள்ள வேண்டும். செயல்படுத்தலின் போது எழும் பல்வேறு சிக்கல்களுக்கு, தொடர்ந்து வேலை முன்னேற்றத்தைத் தடுக்க தடைகளை நீக்க, கருத்துக்களை வழங்குதல், தொடர்பு கொள்ளுதல் மற்றும் ஒருங்கிணைத்தல் ஆகியவற்றை தீவிரமாகச் செய்ய வேண்டும்.