ตอนที่ 1
การเตรียมตัวก่อนการประชุม—การเตรียมตัวอย่างละเอียดคือครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ
[ตรวจสอบผลงานที่ผ่านมาเสร็จสิ้น]
ตรวจสอบความสมบูรณ์ของรายการดำเนินการจากรายงานการประชุมครั้งก่อนๆ ที่ถึงกำหนด โดยเน้นที่สถานะการเสร็จสิ้นและประสิทธิผล หากงานแก้ไขใดๆ ยังไม่เสร็จสิ้น ให้ตรวจสอบและวิเคราะห์สาเหตุของการไม่เสร็จสิ้น
[สถิติตัวชี้วัดคุณภาพแบบสมบูรณ์]
รวบรวมและวิเคราะห์ตัวบ่งชี้คุณภาพภายในและภายนอกสำหรับช่วงเวลาต่างๆ เช่น ผลผลิตในรอบแรก อัตราการสูญเสียคุณภาพ อัตราการสูญเสียเศษวัสดุ อัตราการทำงานซ้ำ/ซ่อมแซม และความล้มเหลวในระยะศูนย์กิโลเมตร
[วิเคราะห์เหตุการณ์คุณภาพในช่วงระยะเวลา]
จัดหมวดหมู่ปัญหาคุณภาพผลิตภัณฑ์ตามหน่วย ผลิตภัณฑ์ และตลาด ซึ่งรวมถึงการถ่ายภาพ บันทึกรายละเอียด และวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง จัดทำงานนำเสนอ PPT เพื่อแสดงตำแหน่งและปรากฏการณ์ของปัญหาคุณภาพ วิเคราะห์สาเหตุ และกำหนดมาตรการแก้ไข
[ชี้แจงหัวข้อการประชุมล่วงหน้า]
ก่อนการประชุม ผู้จัดการฝ่ายคุณภาพต้องกำหนดหัวข้อที่จะหารือและหาข้อสรุป บุคลากรฝ่ายบริหารคุณภาพควรแจกจ่ายเอกสารประกอบการประชุมที่เกี่ยวข้องให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า วิธีนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจและพิจารณาหัวข้อที่จะหารือล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม
[เชิญผู้นำระดับสูงของบริษัทเข้าร่วม]
หากหัวข้อสำคัญที่จะหารือกันมีแนวโน้มที่จะก่อให้เกิดความขัดแย้งอย่างมากและทำให้การบรรลุฉันทามติเป็นเรื่องยาก แต่ผลลัพธ์ของการอภิปรายจะส่งผลกระทบต่อคุณภาพของงานอย่างมาก ควรสื่อสารแนวคิดของคุณกับผู้นำระดับสูงล่วงหน้า ขออนุมัติจากผู้นำและเชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุม
การมีผู้นำเข้าร่วมประชุมสามารถกำหนดทิศทางการประชุมได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากแนวคิดของคุณได้รับการอนุมัติจากผู้นำแล้ว มติสุดท้ายของการประชุมจึงเป็นไปตามที่คุณคาดหวัง
ตอนที่ 2
การดำเนินการระหว่างการประชุม—การควบคุมที่มีประสิทธิภาพคือกุญแจสำคัญ
[ลงชื่อเข้าใช้เพื่อทำความเข้าใจการเข้าร่วม]
พิมพ์ใบลงชื่อเข้าระบบและกำหนดให้ผู้เข้าร่วมลงชื่อเข้าระบบ วัตถุประสงค์ของการลงชื่อเข้าระบบมีดังนี้:
1. เพื่อควบคุมการเข้าร่วมหน้างานและแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าใครขาดงาน
2. เพื่อใช้เป็นพื้นฐานในการประเมินที่เกี่ยวข้องหากมีระบบการประเมินที่เกี่ยวข้อง โดยส่งเสริมให้แผนกอื่นๆ ให้ความสำคัญต่อการประชุมคุณภาพมากขึ้น
3. เพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกการประชุมของผู้รับผิดชอบ หากหน่วยงานอื่นไม่ดำเนินการตามมติในภายหลังหรืออ้างว่าไม่มีการดำเนินการ ให้ใช้ใบลงชื่อในการประชุมเป็นหลักฐานสำคัญ
[รายงานผลงานที่ผ่านมา]
ประการแรก รายงานสถานะการเสร็จสิ้นและคุณภาพของงานก่อนหน้า รวมถึงรายการที่ยังไม่เสร็จสิ้นและเหตุผล รวมถึงบทลงโทษ รายงานการปฏิบัติตามมติการประชุมครั้งก่อนและความสำเร็จของตัวชี้วัดคุณภาพ
[พูดคุยเนื้อหางานปัจจุบัน]
หมายเหตุว่าผู้ดูแลระบบจะต้องควบคุมและเข้าใจเวลาพูด ความคืบหน้า และหัวข้อการประชุม เนื้อหาที่ไม่สอดคล้องกับหัวข้อการประชุมควรหยุด
อีกทั้งแนะนำให้ทุกคนพูดคุยกันในหัวข้อสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่เหมาะสม
[จัดเตรียมบันทึกการประชุมบุคลากร]
กำหนดบุคลากรบันทึกการประชุมเพื่อบันทึกเนื้อหาหลักในการกล่าวสุนทรพจน์ของแต่ละหน่วยในระหว่างการประชุม และบันทึกรายการมติการประชุม (งานนี้สำคัญมาก เนื่องจากจุดประสงค์ของการประชุมจริงๆ คือการจัดทำมติ)
[วิธีการค้นพบปัญหา]
สำหรับปัญหาด้านคุณภาพที่ถูกค้นพบ ฝ่ายคุณภาพควรจัดทำ “บัญชีรายการปัญหาด้านคุณภาพ” (แบบฟอร์ม) โดยจัดระดับปัญหาตาม ABC ตามลักษณะ และลงทะเบียนปัญหาเหล่านั้น
ฝ่ายคุณภาพควรให้ความสำคัญกับการติดตามปัญหาระดับ A และ B และใช้การจัดการสีเพื่อสะท้อนถึงความคืบหน้าในการแก้ไขปัญหา ในการประชุมคุณภาพรายเดือน ควรดำเนินการรายงานและทบทวนเป็นระยะๆ เป็นรายเดือน ไตรมาส และปี (ปัญหาระดับ C สามารถจัดการเป็นรายการสังเกตการณ์ได้) รวมถึงการเพิ่มและแก้ไขปัญหาต่างๆ
1. มาตรฐานการจำแนกปัญหาคุณภาพ:
ชั้นเรียน-อุบัติเหตุจากการผลิตแบบแบตช์ ข้อบกพร่องที่เกิดซ้ำ ปัญหาคุณภาพที่เกิดจากปัจจัยของมนุษย์ เช่น การละเมิดกฎระเบียบหรือการปฏิบัติงานฝ่าฝืนกฎ
คลาสบี-ปัญหาคุณภาพที่เกิดจากปัจจัยทางเทคนิค เช่น การออกแบบหรือกระบวนการ ปัญหาคุณภาพที่เกิดจากการขาดกฎระเบียบหรือกฎเกณฑ์ที่ไม่สมบูรณ์แบบ ปัญหาคุณภาพที่เกิดจากทั้งปัจจัยทางเทคนิคและช่องโหว่หรือจุดอ่อนของการจัดการ
ซี คลาส-ปัญหาอื่นๆ ที่ต้องการการปรับปรุง
2. ปัญหาแต่ละประเภท A และ B ต้องมี “แบบฟอร์มรายงานการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน” (รายงาน 8D) โดยแต่ละปัญหาจะมีรายงานหนึ่งฉบับ ก่อให้เกิดวงจรปิดสำหรับการแก้ไขปัญหา-มาตรการรับมือ-การติดตามผล หรือ PDCA มาตรการรับมือควรครอบคลุมทั้งระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาว
ในการประชุมคุณภาพรายเดือน เน้นที่การรายงานว่ามีการดำเนินการตามแผนหรือไม่ และการประเมินผลการดำเนินการ
3. สำหรับการแก้ไขปัญหาคลาส A และคลาส B บางส่วน ให้ใช้การจัดการแบบโครงการ จัดตั้งทีมโครงการพิเศษ และกำหนดปัญหาเป็นโครงการ
4. การแก้ไขปัญหาคุณภาพทั้งหมดต้องทำให้ผลลัพธ์หรือการเปลี่ยนแปลงมีความแข็งแกร่งยิ่งขึ้น จนกลายเป็นกลไกระยะยาว ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียงการเปลี่ยนแปลงแบบร่างหรือการออกแบบ การเปลี่ยนแปลงพารามิเตอร์กระบวนการ และการปรับปรุงมาตรฐานการดำเนินงาน
5. การประชุมคุณภาพรายเดือน ควรจะรายงานปัญหาคุณภาพและความคืบหน้าของการแก้ไข แต่ไม่ควรทำให้การประชุมคุณภาพรายเดือนกลายเป็นเครื่องมือหรือสิ่งที่ต้องพึ่งพาในการแก้ไขปัญหา
เมื่อพบปัญหาคุณภาพแต่ละกรณีแล้ว ฝ่ายคุณภาพควรจัดฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้จัดการประชุมพิเศษเพื่อหารือและจัดทำ “แบบฟอร์มรายงานการดำเนินการแก้ไขและป้องกัน” เพื่อแก้ไขปัญหาในการติดตามผลรายวัน
6. สำหรับปัญหาบางประเด็นที่ยังไม่ได้ข้อสรุปในวงปิด สามารถหารือกันในการประชุมคุณภาพประจำเดือนได้ แต่ควรแจ้งข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบล่วงหน้า เพื่อเตรียมการหารือกันล่วงหน้า
ดังนั้นรายงานการประชุมประจำเดือนควรส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 2 วันทำการ
ตอนที่ 3
ติดตามผลหลังการประชุม—การนำไปปฏิบัติคือสิ่งพื้นฐาน
[ชี้แจงมติและออกมติ]
ชี้แจงมติการประชุมทั้งหมด รวมถึงเนื้อหางานที่เฉพาะเจาะจง โหนดเวลา เป้าหมายที่คาดหวัง ผลงานส่งมอบ และผู้รับผิดชอบ และองค์ประกอบสำคัญอื่นๆ และส่งให้ผู้นำบริษัทที่รับผิดชอบเพื่อยืนยันการลงนาม
[การติดตามและประสานงาน]
ฝ่ายคุณภาพจำเป็นต้องติดตามความคืบหน้าของกระบวนการดำเนินการแก้ไขปัญหาอย่างต่อเนื่องและทันท่วงที สำหรับปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการ ควรให้ข้อเสนอแนะ สื่อสาร และประสานงานอย่างจริงจัง เพื่อขจัดอุปสรรคต่างๆ เพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
เวลาโพสต์: 07 พ.ย. 2568