حصہ 1
میٹنگ سے پہلے تیاری—مکمل تیاری آدھی کامیابی ہے۔
[پچھلے کام کی تکمیل کا جائزہ لیں]
پچھلی میٹنگ منٹس سے ایکشن آئٹمز کی تکمیل کو چیک کریں جو اپنی ڈیڈ لائن تک پہنچ چکے ہیں، تکمیل کی حیثیت اور تاثیر دونوں پر توجہ مرکوز کرتے ہوئے۔ اگر کوئی قرارداد کا کام ادھورا رہ گیا ہے تو اس کی عدم تکمیل کی وجوہات کی تحقیق اور تجزیہ کریں۔
[مکمل معیار کے اشارے کے اعدادوشمار]
اس مدت کے لیے اندرونی اور بیرونی معیار کے اشارے جمع کریں اور ان کا تجزیہ کریں، جیسے فرسٹ پاس کی پیداوار، معیار کے نقصان کی شرح، سکریپ کے نقصان کی شرح، دوبارہ کام/مرمت کی شرح، اور صفر کلومیٹر کی ناکامیاں۔
[مدت کے دوران معیار کے واقعات کا تجزیہ کریں]
یونٹ، مصنوعات، اور مارکیٹ کے لحاظ سے مصنوعات کے معیار کے مسائل کی درجہ بندی کریں۔ اس میں تصاویر لینا، تفصیلات ریکارڈ کرنا، اور بنیادی وجہ کا تجزیہ کرنا شامل ہے۔ معیار کے مسائل کے مقام اور مظاہر کو ظاہر کرنے، وجوہات کا تجزیہ کرنے، اور اصلاحی اقدامات وضع کرنے کے لیے ایک PPT پریزنٹیشن بنائیں۔
[میٹنگ کے موضوعات کو پہلے سے واضح کریں]
میٹنگ سے پہلے، کوالٹی ڈیپارٹمنٹ مینیجر کو بحث اور حل کے لیے موضوعات کا تعین کرنا چاہیے۔ کوالٹی مینجمنٹ کے اہلکاروں کو متعلقہ یونٹس اور شرکاء میں متعلقہ میٹنگ کا مواد پہلے سے تقسیم کرنا چاہیے۔ اس سے وہ بحث کے آئٹمز کو پہلے سے سمجھنے اور ان پر غور کرنے کی اجازت دیتا ہے، اس طرح میٹنگ کی کارکردگی میں بہتری آتی ہے۔
کمپنی کے سینئر لیڈروں کو شرکت کی دعوت دیں]
اگر بات چیت کے لیے اہم موضوعات اہم اختلاف کا باعث بنتے ہیں اور اتفاق رائے تک پہنچنا مشکل بناتے ہیں، پھر بھی بحث کے نتائج کام کے معیار پر بہت زیادہ اثر ڈالیں گے، اپنے خیالات کو سینئر لیڈروں کے ساتھ پیشگی بات چیت کریں۔ ان کی منظوری حاصل کریں اور انہیں اجلاس میں شرکت کی دعوت دیں۔
اجلاس میں قائدین کی شرکت سے اجلاس کی سمت کا تعین آسانی سے ہو سکتا ہے۔ چونکہ آپ کے خیالات پہلے ہی قائدین سے منظور ہو چکے ہیں، اس لیے اجلاس کا حتمی فیصلہ آپ کی توقع کے مطابق ہو گا۔
حصہ 2
میٹنگ کے دوران عمل درآمد - موثر کنٹرول کلیدی ہے۔
[حاضری کو سمجھنے کے لیے سائن ان کریں]
ایک سائن ان شیٹ پرنٹ کریں اور حاضرین کو سائن ان کرنے کا تقاضہ کریں۔ سائن ان کے مقاصد یہ ہیں:
1. سائٹ پر حاضری کو کنٹرول کرنا اور واضح طور پر ظاہر کرنا کہ کون غیر حاضر ہے۔
2. متعلقہ تشخیصات کی بنیاد کے طور پر کام کرنا اگر متعلقہ تشخیصی نظام موجود ہیں، اس طرح دیگر محکموں کی کوالٹی میٹنگز پر توجہ بڑھانا؛
3. ذمہ دار افراد سے ملاقات کی ریکارڈنگ کو آسان بنانا۔ اگر دوسرے محکمے بعد میں حل کے معاملات پر عمل درآمد نہیں کرتے ہیں یا لاعلمی کا دعویٰ کرتے ہیں، تو میٹنگ سائن ان شیٹ مضبوط ثبوت کے طور پر کام کرتی ہے۔
[پچھلے کام پر رپورٹ]
سب سے پہلے، تکمیل کی حالت اور پچھلے کام کے معیار کے بارے میں رپورٹ کریں، بشمول نامکمل اشیاء اور وجوہات، نیز جرمانے کے حالات۔ گزشتہ اجلاس کی قراردادوں پر عمل درآمد اور معیار کے اشاریوں کی تکمیل کی رپورٹ۔
[موجودہ کام کے مواد پر بحث کریں]
نوٹ کریں کہ ماڈریٹر کو کنٹرول کرنا چاہیے اورگرفتمیٹنگ کے دوران بولنے کا وقت، پیش رفت اور تھیم۔ میٹنگ تھیم سے مطابقت نہ رکھنے والے مواد کو روک دیا جائے۔
سرد حالات سے بچنے کے لیے بحث کے اہم آئٹمز پر بات کرنے کے لیے سب کی رہنمائی بھی کریں۔
[میٹنگ ریکارڈنگ پرسنل کا بندوبست کریں]
میٹنگ ریکارڈ کرنے والے اہلکاروں کو میٹنگ کے دوران ہر یونٹ کی تقاریر کا مرکزی مواد ریکارڈ کرنے اور میٹنگ ریزولوشن آئٹمز کو ریکارڈ کرنے کا تعین کریں (یہ کام بہت اہم ہے، کیونکہ میٹنگ کا مقصد دراصل قراردادیں بنانا ہے)۔
[مسائل کو دریافت کرنے کے طریقے]
کوالٹی کے مسائل کے لیے جو دریافت ہوئے ہیں، محکمہ کوالٹی کو چاہیے کہ وہ ای بی سی ایشوز کو ان کی نوعیت کے مطابق درجہ بندی کرکے "کوالٹی پرابلم لیجر" (فارم) قائم کرے اور مسائل کا اندراج کرے۔
کوالٹی ڈیپارٹمنٹ کو A اور B کلاس کے مسائل کو فالو اپ کرنے پر توجہ دینی چاہیے اور مسائل کو حل کرنے کی پیش رفت کو ظاہر کرنے کے لیے رنگوں کے انتظام کا استعمال کرنا چاہیے۔ کوالٹی ماہانہ میٹنگ میں، ماہانہ، سہ ماہی اور سال کے حساب سے وقتاً فوقتاً رپورٹنگ اور جائزہ لیں (سی کلاس کے مسائل کو مشاہداتی اشیاء کے طور پر منظم کیا جا سکتا ہے)، بشمول مختلف مسائل کا اضافہ اور بندش۔
1. معیار کا مسئلہ درجہ بندی کے معیارات:
ایک کلاس-بیچ حادثات، بار بار ہونے والے نقائص، انسانی عوامل کی وجہ سے معیار کے مسائل جیسے کہ ضوابط کی خلاف ورزی یا قواعد کے خلاف کام کرنا۔
بی کلاس-تکنیکی عوامل کی وجہ سے کوالٹی کے مسائل جیسے کہ ڈیزائن یا عمل، معیار کے مسائل جو ضابطوں کی کمی یا نامکمل اصولوں کی وجہ سے ہوتے ہیں، کوالٹی کے مسائل دونوں تکنیکی عوامل اور انتظامی خامیوں یا کمزور روابط کی وجہ سے ہوتے ہیں۔
سی کلاس-دیگر مسائل جن میں بہتری کی ضرورت ہے۔
2. ہر A اور B کلاس کے مسئلے کے پاس ایک "اصلاحی اور روک تھام کی کارروائی کی رپورٹ فارم" (8D رپورٹ) ہونا ضروری ہے، جس میں فی مسئلہ ایک رپورٹ حاصل کرنا، مسئلہ کے انسداد کی پیروی یا PDCA بند لوپ تشکیل دینا۔ انسدادی اقدامات میں قلیل مدتی، درمیانی مدت اور طویل مدتی حل شامل ہونے چاہئیں۔
کوالٹی ماہانہ میٹنگ میں، رپورٹنگ پر توجہ مرکوز کریں کہ آیا منصوبہ لاگو کیا گیا ہے اور نفاذ کے اثرات کی تشخیص۔
3. A کلاس اور B کلاس کے کچھ مسائل کی اصلاح کے کام کے لیے، پراجیکٹ پر مبنی انتظام کے طریقے استعمال کریں، خصوصی پروجیکٹ ٹیمیں قائم کریں، اور مسائل کا تخمینہ لگائیں۔
4. معیار کے تمام مسائل کے حل کے لیے بالآخر مضبوط آؤٹ پٹ یا تبدیلی ہونی چاہیے، جو ایک طویل مدتی طریقہ کار بن جائے۔ اس میں ڈرائنگ یا ڈیزائن کی تبدیلیاں، عمل کے پیرامیٹر کی تبدیلیاں، اور آپریشن کے معیار میں بہتری شامل ہے لیکن یہ ان تک محدود نہیں ہے۔
5. معیاری ماہانہ میٹنگ کو معیار کے مسائل اور حل کی پیشرفت کی اطلاع دینی چاہیے لیکن معیاری ماہانہ میٹنگ کو مسائل کے حل کے لیے لیور یا انحصار نہیں بنانا چاہیے۔
کوالٹی کے ہر مسئلے کے لیے، ایک بار دریافت ہونے کے بعد، محکمہ کوالٹی کو چاہیے کہ وہ متعلقہ محکموں کو خصوصی اجلاس منعقد کرنے کے لیے منظم کرے تاکہ روزانہ کی پیروی میں مسائل کو حل کرنے کے لیے "اصلاحی اور روک تھام کی رپورٹ فارم" پر تبادلہ خیال کیا جا سکے۔
6. کچھ ایسے مسائل کے لیے جن کے لیے بند لوپ حل نہیں بنے ہیں، ان پر کوالٹی ماہانہ میٹنگ میں تبادلہ خیال کیا جا سکتا ہے، لیکن متعلقہ محکموں کو متعلقہ معلومات سے پہلے ہی مطلع کیا جانا چاہیے تاکہ وہ بحث کے لیے پہلے سے تیاری کر سکیں۔
لہذا، ماہانہ میٹنگ کی رپورٹ حاضرین کو کم از کم 2 کام کے دن پہلے بھیجی جانی چاہیے۔
حصہ 3
میٹنگ کے بعد فالو اپ—عمل درآمد بنیادی ہے۔
[قراردادیں واضح کریں اور انہیں جاری کریں]
میٹنگ کی تمام قراردادوں کو واضح کریں، بشمول مخصوص کام کا مواد، ٹائم نوڈس، متوقع اہداف، ڈیلیوری ایبلز، اور ذمہ دار افراد، اور دیگر اہم عناصر، اور دستخط کی تصدیق کے لیے کمپنی کے سربراہ کو جمع کروائیں۔
[ٹریکنگ اور کوآرڈینیشن]
کوالٹی ڈیپارٹمنٹ کو ریزولوشن کے معاملات پر عمل درآمد کے عمل کو مسلسل ٹریک کرنے اور بروقت گرفت کی پیشرفت کی ضرورت ہے۔ عمل درآمد کے دوران پیدا ہونے والے مختلف مسائل کے لیے، فعال طور پر فیڈ بیک فراہم کریں، بات چیت کریں، اور ہموار کام کی پیش رفت کے لیے رکاوٹوں کو دور کرنے کے لیے ہم آہنگی پیدا کریں۔
پوسٹ ٹائم: نومبر-07-2025