Phần 1
Chuẩn bị trước cuộc họp — Chuẩn bị kỹ lưỡng là một nửa thành công.
[Xem xét lại việc hoàn thành các công việc trước đó]
Kiểm tra tiến độ hoàn thành các mục hành động từ biên bản cuộc họp trước đã đến hạn, tập trung vào cả trạng thái hoàn thành và hiệu quả. Nếu còn công việc giải quyết nào chưa hoàn thành, hãy điều tra và phân tích lý do chưa hoàn thành.
[Thống kê đầy đủ các chỉ số chất lượng]
Thu thập và phân tích các chỉ số chất lượng nội bộ và bên ngoài trong kỳ, chẳng hạn như tỷ lệ đạt chất lượng ngay lần đầu, tỷ lệ lỗi do chất lượng, tỷ lệ phế phẩm, tỷ lệ làm lại/sửa chữa và tỷ lệ lỗi ngay từ giai đoạn sản xuất đầu tiên.
[Phân tích các sự cố về chất lượng trong giai đoạn này]
Phân loại các vấn đề về chất lượng sản phẩm theo đơn vị, sản phẩm và thị trường. Việc này bao gồm chụp ảnh, ghi lại chi tiết và tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ. Tạo bài thuyết trình PowerPoint để hiển thị vị trí và hiện tượng của các vấn đề chất lượng, phân tích nguyên nhân và đề ra các biện pháp khắc phục.
[Làm rõ các chủ đề cuộc họp trước khi diễn ra]
Trước cuộc họp, người quản lý bộ phận chất lượng phải xác định các chủ đề thảo luận và giải quyết. Nhân viên quản lý chất lượng nên phân phát tài liệu họp liên quan cho các đơn vị và người tham dự trước. Điều này giúp họ hiểu và xem xét các nội dung thảo luận trước, từ đó nâng cao hiệu quả cuộc họp.
[Mời các lãnh đạo cấp cao của công ty tham dự]
Nếu các chủ đề quan trọng cần thảo luận có khả năng gây ra bất đồng đáng kể và khó đạt được sự đồng thuận, nhưng kết quả thảo luận lại có tác động lớn đến chất lượng công việc, hãy trình bày ý tưởng của bạn với các lãnh đạo cấp cao trước. Xin sự chấp thuận của họ và mời họ tham gia cuộc họp.
Việc có sự tham gia của các lãnh đạo trong cuộc họp có thể dễ dàng định hướng cuộc họp. Vì ý tưởng của bạn đã được các lãnh đạo chấp thuận, nên kết quả cuối cùng của cuộc họp sẽ đúng như bạn mong đợi.
Phần 2
Thực hiện trong suốt cuộc họp — Kiểm soát hiệu quả là chìa khóa
[Đăng nhập để hiểu rõ về việc điểm danh]
In một tờ danh sách người tham dự và yêu cầu họ ký tên. Mục đích của việc ký tên là:
1. Để kiểm soát việc điểm danh tại chỗ và ghi nhận rõ ràng những người vắng mặt;
2. Nhằm làm cơ sở cho các đánh giá liên quan nếu có các hệ thống đánh giá tương ứng, từ đó nâng cao sự quan tâm của các bộ phận khác đến chất lượng các cuộc họp;
3. Để thuận tiện cho việc ghi nhận người chịu trách nhiệm tham dự cuộc họp. Nếu các bộ phận khác không thực hiện các vấn đề đã được giải quyết sau đó hoặc viện cớ không biết, bảng điểm danh tham dự cuộc họp sẽ là bằng chứng xác thực.
[Báo cáo về công việc trước đây]
Trước tiên, báo cáo về tình trạng hoàn thành và chất lượng công việc đã thực hiện trước đó, bao gồm các hạng mục chưa hoàn thành và lý do, cũng như các trường hợp bị xử phạt. Báo cáo về việc thực hiện các nghị quyết của cuộc họp trước và việc hoàn thành các chỉ tiêu chất lượng.
[Thảo luận về nội dung công việc hiện tại]
Lưu ý rằng người điều hành phải kiểm soát vànắm bắtThời gian phát biểu, tiến trình và chủ đề trong cuộc họp cần được chú trọng. Nội dung không phù hợp với chủ đề cuộc họp cần được dừng lại.
Đồng thời, hướng dẫn mọi người phát biểu về các điểm thảo luận chính để tránh tình trạng im lặng.
[Sắp xếp nhân viên ghi âm cuộc họp]
Phân công nhân viên ghi biên bản cuộc họp để ghi lại nội dung chính các bài phát biểu của từng đơn vị trong cuộc họp và ghi lại các nội dung nghị quyết (công việc này rất quan trọng, vì mục đích thực sự của cuộc họp là để thông qua các nghị quyết).
[Các phương pháp phát hiện vấn đề]
Đối với các vấn đề chất lượng đã được phát hiện, bộ phận chất lượng nên lập “Sổ ghi nhận vấn đề chất lượng” (mẫu) bằng cách phân loại các vấn đề theo thang điểm ABC dựa trên tính chất của chúng và ghi lại các vấn đề đó.
Bộ phận chất lượng nên tập trung theo dõi các vấn đề loại A và B, đồng thời sử dụng hệ thống quản lý màu sắc để phản ánh tiến độ giải quyết vấn đề. Trong cuộc họp chất lượng hàng tháng, cần tiến hành báo cáo và đánh giá định kỳ theo tháng, quý và năm (các vấn đề loại C có thể được quản lý như các mục cần theo dõi), bao gồm việc bổ sung và hoàn thành các vấn đề khác nhau.
1. Tiêu chuẩn phân loại vấn đề chất lượng:
Hạng A–Tai nạn theo lô, lỗi lặp đi lặp lại, vấn đề chất lượng do yếu tố con người gây ra như vi phạm quy định hoặc vận hành trái quy tắc.
Hạng B–Các vấn đề về chất lượng do các yếu tố kỹ thuật như thiết kế hoặc quy trình, các vấn đề về chất lượng do thiếu quy định hoặc luật lệ chưa hoàn thiện, các vấn đề về chất lượng do cả yếu tố kỹ thuật và sơ hở hoặc điểm yếu trong quản lý.
Hạng C–Những vấn đề khác cần được cải thiện.
2. Mỗi vấn đề thuộc loại A và B phải có một “Mẫu báo cáo hành động khắc phục và phòng ngừa” (báo cáo 8D), đảm bảo mỗi vấn đề có một báo cáo, tạo thành một vòng lặp khép kín PDCA (vấn đề - biện pháp khắc phục - theo dõi). Các biện pháp khắc phục nên bao gồm các giải pháp ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Trong cuộc họp chất lượng hàng tháng, hãy tập trung vào việc báo cáo xem kế hoạch đã được thực hiện hay chưa và đánh giá hiệu quả thực hiện.
3. Đối với công tác khắc phục các vấn đề loại A và một số vấn đề loại B, hãy sử dụng phương pháp quản lý theo dự án, thành lập các nhóm dự án chuyên trách và dự án hóa các vấn đề đó.
4. Việc giải quyết tất cả các vấn đề về chất lượng cuối cùng phải dẫn đến kết quả đầu ra hoặc sự chuyển đổi được củng cố, trở thành một cơ chế lâu dài. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc thay đổi bản vẽ hoặc thiết kế, thay đổi thông số quy trình và cải thiện tiêu chuẩn vận hành.
5. Cuộc họp chất lượng hàng tháng nên báo cáo các vấn đề về chất lượng và tiến độ giải quyết, nhưng không nên biến cuộc họp chất lượng hàng tháng thành đòn bẩy hoặc sự phụ thuộc để giải quyết vấn đề.
Đối với mỗi vấn đề về chất lượng, ngay khi phát hiện ra, bộ phận chất lượng cần tổ chức các cuộc họp đặc biệt giữa các bộ phận liên quan để thảo luận và lập “Báo cáo hành động khắc phục và phòng ngừa”, đồng thời giải quyết vấn đề trong quá trình theo dõi hàng ngày.
6. Đối với một số vấn đề chưa có giải pháp khép kín, chúng có thể được thảo luận trong cuộc họp chất lượng hàng tháng, nhưng các bộ phận liên quan cần được thông báo trước về các thông tin cần thiết để họ có thể chuẩn bị cho cuộc thảo luận.
Do đó, báo cáo cuộc họp hàng tháng cần được gửi cho người tham dự ít nhất 2 ngày làm việc trước đó.
Phần 3
Theo dõi sau cuộc họp — Việc thực hiện là yếu tố then chốt.
[Làm rõ các nghị quyết và ban hành chúng]
Làm rõ tất cả các nghị quyết của cuộc họp, bao gồm nội dung công việc cụ thể, thời gian biểu, mục tiêu mong muốn, sản phẩm bàn giao, người chịu trách nhiệm và các yếu tố quan trọng khác, rồi gửi cho người lãnh đạo công ty phụ trách để xác nhận chữ ký.
[Theo dõi và phối hợp]
Bộ phận kiểm soát chất lượng cần liên tục theo dõi quá trình thực hiện các vấn đề cần giải quyết và nắm bắt tiến độ kịp thời. Đối với các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, cần chủ động phản hồi, trao đổi và phối hợp để loại bỏ trở ngại, đảm bảo tiến độ công việc tiếp theo được suôn sẻ.
Thời gian đăng bài: 07/11/2025