Phần 1
Chuẩn bị trước cuộc họp—Chuẩn bị kỹ lưỡng quyết định một nửa thành công
[Xem lại việc hoàn thành công việc trước đó]
Kiểm tra việc hoàn thành các hạng mục hành động từ biên bản cuộc họp trước đã đến hạn, tập trung vào cả tình trạng hoàn thành và hiệu quả. Nếu bất kỳ công việc giải quyết nào vẫn chưa hoàn thành, hãy điều tra và phân tích lý do chưa hoàn thành.
[Thống kê chỉ số chất lượng hoàn chỉnh]
Thu thập và phân tích các chỉ số chất lượng nội bộ và bên ngoài trong giai đoạn này, chẳng hạn như năng suất lần đầu, tỷ lệ mất chất lượng, tỷ lệ mất phế liệu, tỷ lệ làm lại/sửa chữa và lỗi không đi được km nào.
[Phân tích các sự cố chất lượng trong kỳ]
Phân loại các vấn đề về chất lượng sản phẩm theo đơn vị, sản phẩm và thị trường. Điều này bao gồm chụp ảnh, ghi lại chi tiết và tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ. Tạo bài thuyết trình PPT để hiển thị vị trí và hiện tượng của các vấn đề về chất lượng, phân tích nguyên nhân và xây dựng biện pháp khắc phục.
[Làm rõ chủ đề cuộc họp trước]
Trước cuộc họp, trưởng phòng chất lượng phải xác định các chủ đề thảo luận và giải quyết. Nhân viên quản lý chất lượng nên phân phát tài liệu họp liên quan đến các đơn vị và người tham dự trước để họ hiểu và cân nhắc trước các nội dung thảo luận, từ đó nâng cao hiệu quả cuộc họp.
[Mời các nhà lãnh đạo cấp cao của công ty tham dự]
Nếu các chủ đề chính cần thảo luận có khả năng gây ra bất đồng đáng kể và khó đạt được sự đồng thuận, nhưng kết quả thảo luận lại ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc, hãy trao đổi ý tưởng với các lãnh đạo cấp cao trước. Xin ý kiến chấp thuận của họ và mời họ tham gia cuộc họp.
Việc có sự tham gia của các lãnh đạo có thể dễ dàng quyết định hướng đi của cuộc họp. Vì ý tưởng của bạn đã được các lãnh đạo chấp thuận, nên kết quả cuối cùng của cuộc họp sẽ là kết quả bạn mong đợi.
Phần 2
Thực hiện trong cuộc họp—Kiểm soát hiệu quả là chìa khóa
[Đăng nhập để hiểu về Điểm danh]
In tờ đăng ký và yêu cầu người tham dự đăng ký. Mục đích của việc đăng ký là:
1. Kiểm soát số lượng người tham dự tại chỗ và phản ánh rõ ràng những người vắng mặt;
2. Làm cơ sở cho các đánh giá liên quan nếu có hệ thống đánh giá liên quan, qua đó nâng cao sự quan tâm của các phòng ban khác đối với các cuộc họp chất lượng;
3. Để thuận tiện cho việc ghi chép biên bản cuộc họp của những người có trách nhiệm. Nếu các phòng ban khác không thực hiện giải quyết vấn đề sau đó hoặc viện cớ không biết, biên bản ghi chép cuộc họp sẽ là bằng chứng thuyết phục.
[Báo cáo về công trình trước đây]
Trước tiên, báo cáo về tình hình hoàn thành và chất lượng công việc trước đó, bao gồm các hạng mục chưa hoàn thành và lý do, cũng như các tình huống xử phạt. Báo cáo về việc thực hiện các nghị quyết cuộc họp trước đó và việc hoàn thành các chỉ số chất lượng.
[Thảo luận về nội dung công việc hiện tại]
Lưu ý rằng người điều hành phải kiểm soát vànắm bắtthời gian phát biểu, tiến độ và chủ đề trong cuộc họp. Nội dung không phù hợp với chủ đề cuộc họp phải được dừng lại.
Ngoài ra, hãy hướng dẫn mọi người thảo luận về những vấn đề quan trọng để tránh tình trạng lạnh nhạt.
[Sắp xếp nhân viên ghi âm cuộc họp]
Xác định người ghi chép cuộc họp để ghi lại nội dung chính các bài phát biểu của từng đơn vị trong cuộc họp và ghi lại các mục nghị quyết của cuộc họp (công việc này rất quan trọng vì mục đích của cuộc họp thực chất là để đưa ra nghị quyết).
[Phương pháp phát hiện vấn đề]
Đối với các vấn đề về chất lượng được phát hiện, bộ phận chất lượng phải lập “Sổ ghi chép vấn đề chất lượng” (biểu mẫu) bằng cách phân loại các vấn đề theo ABC theo bản chất của chúng và ghi lại các vấn đề.
Bộ phận chất lượng nên tập trung theo dõi các vấn đề loại A và B và sử dụng quản lý màu sắc để phản ánh tiến độ giải quyết vấn đề. Trong cuộc họp chất lượng hàng tháng, hãy thực hiện báo cáo và đánh giá định kỳ theo tháng, quý và năm (các vấn đề loại C có thể được quản lý như các mục quan sát), bao gồm việc bổ sung và hoàn thiện các vấn đề khác nhau.
1. Tiêu chuẩn phân loại vấn đề chất lượng:
Một lớp học–Tai nạn hàng loạt, lỗi lặp lại, vấn đề chất lượng do yếu tố con người gây ra như vi phạm quy định hoặc vận hành không đúng quy tắc.
Lớp B–Các vấn đề về chất lượng do các yếu tố kỹ thuật như thiết kế hoặc quy trình gây ra, các vấn đề về chất lượng do thiếu quy định hoặc quy tắc không hoàn hảo, các vấn đề về chất lượng do cả yếu tố kỹ thuật và lỗ hổng quản lý hoặc liên kết yếu.
Hạng C–Những vấn đề khác cần cải thiện.
2. Mỗi vấn đề loại A và B phải có “Biểu mẫu Báo cáo Hành động Khắc phục và Phòng ngừa” (báo cáo 8D), mỗi vấn đề được lập một báo cáo, tạo thành vòng tròn khép kín vấn đề-biện pháp khắc phục-theo dõi hoặc PDCA. Các biện pháp khắc phục nên bao gồm các giải pháp ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Trong cuộc họp chất lượng hàng tháng, tập trung vào việc báo cáo xem kế hoạch đã được thực hiện hay chưa và đánh giá tác động của việc thực hiện.
3. Đối với công tác khắc phục sự cố loại A và một số sự cố loại B, sử dụng phương pháp quản lý theo dự án, thành lập các nhóm dự án chuyên biệt và dự báo các sự cố.
4. Việc giải quyết tất cả các vấn đề chất lượng cuối cùng phải tạo ra kết quả đầu ra hoặc chuyển đổi vững chắc, trở thành một cơ chế lâu dài. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc thay đổi bản vẽ hoặc thiết kế, thay đổi thông số quy trình và cải thiện tiêu chuẩn vận hành.
5. Cuộc họp chất lượng hàng tháng phải báo cáo các vấn đề về chất lượng và tiến độ giải quyết nhưng không được biến cuộc họp chất lượng hàng tháng thành đòn bẩy hoặc sự phụ thuộc để giải quyết vấn đề.
Đối với mỗi vấn đề chất lượng, khi phát hiện ra, phòng chất lượng phải tổ chức các cuộc họp chuyên đề với các phòng ban liên quan để thảo luận và lập “Biểu mẫu báo cáo hành động khắc phục và phòng ngừa”, giải quyết các vấn đề trong quá trình theo dõi hàng ngày.
6. Đối với một số vấn đề chưa hình thành giải pháp vòng kín, có thể thảo luận tại cuộc họp chất lượng hàng tháng, nhưng cần thông báo trước cho các phòng ban liên quan về thông tin liên quan để có sự chuẩn bị thảo luận.
Do đó, báo cáo cuộc họp hàng tháng phải được gửi tới những người tham dự trước ít nhất 2 ngày làm việc.
Phần 3
Theo dõi sau cuộc họp—Việc thực hiện là cơ bản
[Làm rõ các Nghị quyết và Ban hành chúng]
Làm rõ tất cả các nghị quyết cuộc họp, bao gồm nội dung công việc cụ thể, thời gian biểu, mục tiêu mong đợi, kết quả thực hiện, người chịu trách nhiệm và các yếu tố quan trọng khác, sau đó trình lên người đứng đầu công ty để xác nhận chữ ký.
[Theo dõi và Phối hợp]
Bộ phận quản lý chất lượng cần liên tục theo dõi quá trình thực hiện các vấn đề giải quyết và nắm bắt tiến độ kịp thời. Đối với các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, chủ động phản hồi, trao đổi và phối hợp để tháo gỡ các trở ngại, đảm bảo tiến độ công việc sau này được thuận lợi.
Thời gian đăng: 07-11-2025