योकी लीन इम्प्रूवमेंट - कंपनियों को नियमित गुणवत्ता बैठकें कैसे आयोजित करनी चाहिए?

भाग ---- पहला

बैठक से पहले तैयारी—पूरी तैयारी ही आधी सफलता है

[पिछले कार्य के पूरा होने की समीक्षा करें]

पिछली बैठक के कार्यवृत्तों में से उन कार्य-वस्तुओं की जाँच करें जिनकी समय-सीमा समाप्त हो चुकी है, और उनकी पूर्णता की स्थिति और प्रभावशीलता दोनों पर ध्यान केंद्रित करें। यदि कोई समाधान कार्य अधूरा रह गया है, तो उसके अधूरा रहने के कारणों की जाँच और विश्लेषण करें।

[पूर्ण गुणवत्ता संकेतक सांख्यिकी]

अवधि के लिए आंतरिक और बाह्य गुणवत्ता संकेतकों को एकत्रित और विश्लेषित करें, जैसे कि प्रथम-पास उपज, गुणवत्ता हानि दर, स्क्रैप हानि दर, पुनः कार्य/मरम्मत दर, और शून्य-किलोमीटर विफलताएं।

[अवधि के दौरान गुणवत्ता संबंधी घटनाओं का विश्लेषण करें]

उत्पाद गुणवत्ता संबंधी समस्याओं को इकाई, उत्पाद और बाज़ार के आधार पर वर्गीकृत करें। इसमें फ़ोटो लेना, विवरण दर्ज करना और मूल कारण विश्लेषण करना शामिल है। गुणवत्ता संबंधी समस्याओं के स्थान और घटनाओं को प्रदर्शित करने, कारणों का विश्लेषण करने और सुधारात्मक उपाय तैयार करने के लिए एक पीपीटी प्रस्तुति तैयार करें।

[बैठक के विषयों को पहले ही स्पष्ट कर लें]

बैठक से पहले, गुणवत्ता विभाग प्रबंधक को चर्चा और समाधान के लिए विषय निर्धारित करने चाहिए। गुणवत्ता प्रबंधन कर्मियों को संबंधित इकाइयों और प्रतिभागियों को बैठक की प्रासंगिक सामग्री पहले ही वितरित कर देनी चाहिए। इससे उन्हें चर्चा के विषयों को पहले से समझने और उन पर विचार करने में मदद मिलेगी, जिससे बैठक की दक्षता में सुधार होगा।

[वरिष्ठ कंपनी नेताओं को भाग लेने के लिए आमंत्रित करें]

यदि चर्चा के प्रमुख विषयों पर गंभीर असहमति होने की संभावना है और आम सहमति तक पहुँचना मुश्किल हो सकता है, फिर भी चर्चा के परिणाम कार्य की गुणवत्ता पर गहरा प्रभाव डालेंगे, तो अपने विचार वरिष्ठ नेताओं को पहले ही बता दें। उनकी स्वीकृति प्राप्त करें और उन्हें बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित करें।

बैठक में नेताओं की उपस्थिति से बैठक की दिशा आसानी से तय हो सकती है। चूँकि आपके विचारों को नेताओं द्वारा पहले ही अनुमोदित कर दिया गया है, इसलिए बैठक का अंतिम समाधान वही होगा जिसकी आप अपेक्षा करते हैं।

भाग 2

बैठक के दौरान कार्यान्वयन—प्रभावी नियंत्रण महत्वपूर्ण है

[उपस्थिति समझने के लिए साइन-इन करें]

साइन-इन शीट प्रिंट करें और उपस्थित लोगों से साइन-इन करने को कहें। साइन-इन के उद्देश्य हैं:

1. साइट पर उपस्थिति को नियंत्रित करना और स्पष्ट रूप से दर्शाना कि कौन अनुपस्थित है;

2. यदि संबंधित मूल्यांकन प्रणालियां हैं तो प्रासंगिक आकलन के लिए आधार के रूप में कार्य करना, जिससे गुणवत्ता बैठकों पर अन्य विभागों का ध्यान बढ़ सके;

3. बैठक के ज़िम्मेदार व्यक्तियों की रिकॉर्डिंग की सुविधा के लिए। यदि अन्य विभाग बाद में समाधान संबंधी मामलों पर अमल नहीं करते हैं या अनभिज्ञता का दावा करते हैं, तो बैठक की साइन-इन शीट एक मज़बूत सबूत के रूप में काम करती है।

[पिछले कार्य पर रिपोर्ट]

सबसे पहले, पिछले कार्य की पूर्णता की स्थिति और गुणवत्ता पर रिपोर्ट दें, जिसमें अधूरे कार्य और कारण, साथ ही दंड की स्थिति भी शामिल हो। पिछली बैठकों के प्रस्तावों के कार्यान्वयन और गुणवत्ता संकेतकों के पूरा होने पर रिपोर्ट दें।

[वर्तमान कार्य सामग्री पर चर्चा करें]

ध्यान दें कि मॉडरेटर को नियंत्रण करना चाहिए औरपकड़बैठक के दौरान बोलने का समय, प्रगति और विषय-वस्तु के बारे में जानकारी दें। बैठक के विषय-वस्तु से असंगत विषय-वस्तु को रोका जाना चाहिए।

साथ ही, ठंडे माहौल से बचने के लिए सभी को मुख्य चर्चा विषयों पर बोलने के लिए मार्गदर्शन करें।

[मीटिंग रिकॉर्डिंग कार्मिक की व्यवस्था करें]

बैठक के दौरान प्रत्येक इकाई के भाषणों की मुख्य सामग्री को रिकॉर्ड करने और बैठक के संकल्प मदों को रिकॉर्ड करने के लिए बैठक रिकॉर्डिंग कर्मियों को निर्धारित करें (यह कार्य बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि बैठक का उद्देश्य वास्तव में प्रस्ताव बनाना है)।

[समस्याओं की खोज के तरीके]

गुणवत्ता संबंधी जो समस्याएं पाई गई हैं, उनके लिए गुणवत्ता विभाग को उनकी प्रकृति के अनुसार एबीसी मुद्दों को वर्गीकृत करके एक "गुणवत्ता समस्या खाता" (प्रपत्र) स्थापित करना चाहिए और समस्याओं को पंजीकृत करना चाहिए।

गुणवत्ता विभाग को ए और बी श्रेणी की समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और समस्या-समाधान की प्रगति को दर्शाने के लिए रंग प्रबंधन का उपयोग करना चाहिए। गुणवत्ता मासिक बैठक में, महीने, तिमाही और वर्ष के अनुसार आवधिक रिपोर्टिंग और समीक्षा करें (सी श्रेणी की समस्याओं को अवलोकन मदों के रूप में प्रबंधित किया जा सकता है), जिसमें विभिन्न समस्याओं को जोड़ना और समाप्त करना शामिल है।

1. गुणवत्ता समस्या वर्गीकरण मानक:

एक वर्ग–बैच दुर्घटनाएं, बार-बार होने वाले दोष, नियमों का उल्लंघन या नियमों के विरुद्ध संचालन जैसे मानवीय कारकों के कारण होने वाली गुणवत्ता संबंधी समस्याएं।

बी क्लास–तकनीकी कारकों जैसे डिजाइन या प्रक्रिया के कारण होने वाली गुणवत्ता संबंधी समस्याएं, विनियमों की कमी या अपूर्ण नियमों के कारण होने वाली गुणवत्ता संबंधी समस्याएं, तकनीकी कारकों और प्रबंधन खामियों या कमजोर कड़ियों दोनों के कारण होने वाली गुणवत्ता संबंधी समस्याएं।  

सी क्लास–अन्य समस्याएं जिनमें सुधार की आवश्यकता है।  

2. प्रत्येक A और B श्रेणी की समस्या के लिए एक "सुधारात्मक और निवारक कार्रवाई रिपोर्ट प्रपत्र" (8D रिपोर्ट) होना चाहिए, जिससे प्रत्येक समस्या के लिए एक रिपोर्ट तैयार की जा सके और एक समस्या-प्रतिउपाय-अनुवर्ती या PDCA बंद लूप तैयार हो सके। प्रतिउपायों में अल्पकालिक, मध्यम-अवधि और दीर्घकालिक समाधान शामिल होने चाहिए।

गुणवत्ता मासिक बैठक में, इस बात पर ध्यान केन्द्रित करें कि योजना का क्रियान्वयन हुआ है या नहीं और क्रियान्वयन प्रभावों का मूल्यांकन किया जाए।

3. ए श्रेणी और कुछ बी श्रेणी की समस्याओं के सुधार कार्य के लिए, परियोजना-आधारित प्रबंधन विधियों का उपयोग करें, विशेष परियोजना दल स्थापित करें और समस्याओं का प्रोजेक्टीकरण करें।

4. सभी गुणवत्ता संबंधी समस्याओं का समाधान अंततः ठोस परिणाम या परिवर्तन के रूप में सामने आना चाहिए, जो एक दीर्घकालिक तंत्र बन जाए। इसमें ड्राइंग या डिज़ाइन में बदलाव, प्रक्रिया मापदंडों में बदलाव और संचालन मानकों में सुधार शामिल हैं, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं हैं।

5. गुणवत्ता मासिक बैठक में गुणवत्ता संबंधी समस्याओं और समाधान की प्रगति की रिपोर्ट दी जानी चाहिए, लेकिन गुणवत्ता मासिक बैठक को समस्याओं के समाधान के लिए एक लीवर या निर्भरता नहीं बनाया जाना चाहिए।

प्रत्येक गुणवत्ता समस्या के लिए, एक बार पता चलने पर, गुणवत्ता विभाग को संबंधित विभागों को विशेष बैठकें आयोजित करने के लिए संगठित करना चाहिए ताकि चर्चा की जा सके और "सुधारात्मक और निवारक कार्रवाई रिपोर्ट प्रपत्र" तैयार किया जा सके, तथा दैनिक अनुवर्ती में समस्याओं का समाधान किया जा सके।

6. कुछ समस्याओं के लिए, जिनका बंद-लूप समाधान नहीं बन पाया है, उन पर गुणवत्ता मासिक बैठक में चर्चा की जा सकती है, लेकिन संबंधित विभागों को पहले से ही प्रासंगिक जानकारी से अवगत करा दिया जाना चाहिए ताकि वे पहले से चर्चा के लिए तैयारी कर सकें।

इसलिए, मासिक बैठक की रिपोर्ट उपस्थित लोगों को कम से कम 2 कार्य दिवस पहले भेज दी जानी चाहिए।

भाग 3

बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई—कार्यान्वयन मौलिक है

[प्रस्तावों को स्पष्ट करें और उन्हें जारी करें]

सभी बैठक प्रस्तावों को स्पष्ट करें, जिसमें विशिष्ट कार्य सामग्री, समय नोड, अपेक्षित लक्ष्य, डिलिवरेबल्स, जिम्मेदार व्यक्ति और अन्य प्रमुख तत्व शामिल हों, तथा हस्ताक्षर की पुष्टि के लिए कंपनी के प्रभारी नेता को प्रस्तुत करें।

[ट्रैकिंग और समन्वय]

गुणवत्ता विभाग को समाधान मामलों की कार्यान्वयन प्रक्रिया पर निरंतर नज़र रखने और समय पर प्रगति को समझने की आवश्यकता है। कार्यान्वयन के दौरान उत्पन्न होने वाली विभिन्न समस्याओं के लिए, सक्रिय रूप से प्रतिक्रिया प्रदान करें, संवाद करें और सुचारू रूप से आगे की कार्य प्रगति के लिए बाधाओं को दूर करने हेतु समन्वय करें।