योकी लीन इम्प्रूवमेंट – कंपनियों को नियमित गुणवत्ता बैठकें कैसे आयोजित करनी चाहिए?

भाग ---- पहला

बैठक से पहले की तैयारी—पूरी तैयारी सफलता की आधी कुंजी है

[पिछले कार्य की पूर्णता की समीक्षा करें]

पिछली बैठक के कार्यवृत्त में उल्लिखित उन कार्यों की जाँच करें जिनकी समय सीमा समाप्त हो चुकी है, और उनकी पूर्णता और प्रभावशीलता दोनों पर ध्यान केंद्रित करें। यदि कोई कार्य अधूरा रह गया है, तो उसके पूरा न होने के कारणों की जाँच और विश्लेषण करें।

[गुणवत्ता संकेतक सांख्यिकी का संपूर्ण विवरण]

इस अवधि के लिए आंतरिक और बाह्य गुणवत्ता संकेतकों को एकत्रित करें और उनका विश्लेषण करें, जैसे कि प्रथम-पास उपज, गुणवत्ता हानि दर, स्क्रैप हानि दर, पुनः कार्य/मरम्मत दरें और शून्य-किलोमीटर विफलताएं।

[इस अवधि के दौरान गुणवत्ता संबंधी घटनाओं का विश्लेषण करें]

उत्पाद की गुणवत्ता संबंधी समस्याओं को इकाई, उत्पाद और बाज़ार के आधार पर वर्गीकृत करें। इसमें फ़ोटो लेना, विवरण रिकॉर्ड करना और मूल कारण विश्लेषण करना शामिल है। गुणवत्ता संबंधी समस्याओं के स्थान और घटनाक्रम को प्रदर्शित करने, कारणों का विश्लेषण करने और सुधारात्मक उपाय तैयार करने के लिए एक पीपीटी प्रस्तुति बनाएं।

[बैठक के विषयों को पहले से स्पष्ट कर लें]

बैठक से पहले, गुणवत्ता विभाग प्रबंधक को चर्चा और समाधान के विषयों का निर्धारण करना होगा। गुणवत्ता प्रबंधन कर्मियों को संबंधित इकाइयों और प्रतिभागियों को बैठक से संबंधित सामग्री पहले से वितरित कर देनी चाहिए। इससे उन्हें चर्चा के विषयों को पहले से समझने और उन पर विचार करने का अवसर मिलेगा, जिससे बैठक की दक्षता में सुधार होगा।

[कंपनी के वरिष्ठ नेताओं को उपस्थित होने के लिए आमंत्रित करें]

यदि चर्चा के प्रमुख विषयों पर महत्वपूर्ण मतभेद होने की संभावना है और आम सहमति तक पहुंचना मुश्किल हो सकता है, लेकिन चर्चा के परिणाम कार्य की गुणवत्ता पर बहुत अधिक प्रभाव डालेंगे, तो अपने विचारों को वरिष्ठ नेताओं के साथ पहले से साझा करें। उनकी स्वीकृति प्राप्त करें और उन्हें बैठक में भाग लेने के लिए आमंत्रित करें।

नेताओं की उपस्थिति से बैठक की दिशा आसानी से निर्धारित की जा सकती है। चूंकि आपके विचारों को नेताओं द्वारा पहले ही अनुमोदित कर दिया गया है, इसलिए बैठक का अंतिम परिणाम वही होगा जो आप अपेक्षित समझते हैं।

भाग 2

बैठक के दौरान कार्यान्वयन—प्रभावी नियंत्रण महत्वपूर्ण है

[उपस्थिति समझने के लिए साइन इन करें]

एक साइन-इन शीट प्रिंट करें और उपस्थित लोगों को साइन इन करने के लिए कहें। साइन-इन के उद्देश्य निम्नलिखित हैं:

1. परिसर में उपस्थिति को नियंत्रित करना और अनुपस्थित व्यक्तियों को स्पष्ट रूप से दर्शाना;

2. यदि संबंधित मूल्यांकन प्रणालियाँ मौजूद हैं तो प्रासंगिक आकलन के लिए आधार के रूप में कार्य करना, जिससे गुणवत्ता बैठकों पर अन्य विभागों का ध्यान बढ़ाया जा सके;

3. बैठक में उपस्थित जिम्मेदार व्यक्तियों की उपस्थिति दर्ज करने की सुविधा प्रदान करना। यदि अन्य विभाग बाद में संकल्प मामलों को लागू नहीं करते हैं या अनभिज्ञता का दावा करते हैं, तो बैठक में उपस्थिति दर्ज करने वाली शीट एक मजबूत प्रमाण के रूप में कार्य करती है।

[पूर्व कार्य पर रिपोर्ट]

सर्वप्रथम, पिछले कार्य की पूर्णता स्थिति और गुणवत्ता पर रिपोर्ट प्रस्तुत करें, जिसमें अधूरे कार्य और उनके कारण, साथ ही दंड संबंधी स्थितियाँ शामिल हों। पिछली बैठक के प्रस्तावों के कार्यान्वयन और गुणवत्ता संकेतकों की पूर्णता पर भी रिपोर्ट प्रस्तुत करें।

[वर्तमान कार्य विषयवस्तु पर चर्चा करें]

ध्यान दें कि मॉडरेटर को नियंत्रण करना होगा औरपकड़बैठक के दौरान बोलने का समय, प्रगति और विषयवस्तु पर ध्यान दें। बैठक की विषयवस्तु से असंगत सामग्री को रोक देना चाहिए।

साथ ही, सभी को चर्चा के मुख्य विषयों पर बोलने के लिए प्रोत्साहित करें ताकि नीरस स्थितियों से बचा जा सके।

[बैठक रिकॉर्डिंग कर्मियों की व्यवस्था करें]

बैठक के दौरान प्रत्येक इकाई के भाषणों की मुख्य सामग्री को रिकॉर्ड करने और बैठक के प्रस्तावों को रिकॉर्ड करने के लिए बैठक रिकॉर्डिंग कर्मियों को नियुक्त करें (यह कार्य बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि बैठक का उद्देश्य वास्तव में प्रस्ताव बनाना है)।

[समस्याओं की पहचान करने के तरीके]

गुणवत्ता संबंधी जिन समस्याओं का पता चला है, उनके लिए गुणवत्ता विभाग को उनकी प्रकृति के अनुसार समस्याओं को एबीसी श्रेणी में रखकर एक "गुणवत्ता समस्या बहीखाता" (फॉर्म) स्थापित करना चाहिए और समस्याओं को दर्ज करना चाहिए।

गुणवत्ता विभाग को ए और बी श्रेणी की समस्याओं पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और समस्या-समाधान की प्रगति को दर्शाने के लिए रंग प्रबंधन का उपयोग करना चाहिए। गुणवत्ता संबंधी मासिक बैठक में, महीने, तिमाही और वर्ष के आधार पर आवधिक रिपोर्टिंग और समीक्षा करें (सी श्रेणी की समस्याओं को अवलोकन मदों के रूप में प्रबंधित किया जा सकता है), जिसमें विभिन्न समस्याओं को जोड़ना और उनका समाधान करना शामिल है।

1. गुणवत्ता संबंधी समस्याओं के वर्गीकरण के मानक:

एक वर्ग–बैच दुर्घटनाएं, बार-बार होने वाली खामियां, मानवीय कारकों जैसे नियमों का उल्लंघन या नियमों के विरुद्ध संचालन के कारण उत्पन्न गुणवत्ता संबंधी समस्याएं।

बी कक्षा–डिजाइन या प्रक्रिया जैसे तकनीकी कारकों के कारण उत्पन्न गुणवत्ता संबंधी समस्याएं, नियमों की कमी या अपूर्ण नियमों के कारण उत्पन्न गुणवत्ता संबंधी समस्याएं, और तकनीकी कारकों तथा प्रबंधन की खामियों या कमजोर कड़ियों दोनों के कारण उत्पन्न गुणवत्ता संबंधी समस्याएं।  

सी क्लास–अन्य समस्याएं जिनमें सुधार की आवश्यकता है।  

2. प्रत्येक ए और बी श्रेणी की समस्या के लिए एक "सुधारात्मक एवं निवारक कार्रवाई रिपोर्ट प्रपत्र" (8डी रिपोर्ट) होना अनिवार्य है, जिससे प्रति समस्या एक रिपोर्ट तैयार हो सके और समस्या-उपाय-अनुवर्ती प्रक्रिया (पीडीसीए) का एक बंद चक्र बन सके। उपायों में अल्पकालिक, मध्यमकालिक और दीर्घकालिक समाधान शामिल होने चाहिए।

गुणवत्ता संबंधी मासिक बैठक में, इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि योजना को लागू किया गया है या नहीं और कार्यान्वयन के प्रभावों का मूल्यांकन कैसे किया गया है।

3. ए श्रेणी और कुछ बी श्रेणी की समस्याओं के सुधार कार्य के लिए, परियोजना-आधारित प्रबंधन विधियों का उपयोग करें, विशेष परियोजना दल स्थापित करें और समस्याओं को परियोजना के रूप में हल करें।

4. सभी गुणवत्ता संबंधी समस्याओं का समाधान अंततः ठोस उत्पादन या परिवर्तन को सुनिश्चित करना चाहिए, जो एक दीर्घकालिक तंत्र बन जाए। इसमें ड्राइंग या डिज़ाइन में परिवर्तन, प्रक्रिया मापदंडों में परिवर्तन और परिचालन मानकों में सुधार शामिल हैं, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है।

5. गुणवत्ता संबंधी मासिक बैठक में गुणवत्ता संबंधी समस्याओं और समाधान की प्रगति की रिपोर्ट प्रस्तुत की जानी चाहिए, लेकिन गुणवत्ता संबंधी मासिक बैठक को समस्याओं के समाधान के लिए एक साधन या निर्भरता नहीं बनाया जाना चाहिए।

गुणवत्ता संबंधी प्रत्येक समस्या का पता चलने पर, गुणवत्ता विभाग को संबंधित विभागों के साथ विशेष बैठकें आयोजित करनी चाहिए ताकि उन पर चर्चा की जा सके और एक "सुधारात्मक और निवारक कार्रवाई रिपोर्ट प्रपत्र" तैयार किया जा सके, साथ ही दैनिक अनुवर्ती कार्रवाई में समस्याओं का समाधान किया जा सके।

6. कुछ ऐसी समस्याओं के लिए जिनका कोई बंद-लूप समाधान नहीं निकला है, उन पर गुणवत्ता संबंधी मासिक बैठक में चर्चा की जा सकती है, लेकिन संबंधित विभागों को पहले से ही प्रासंगिक जानकारी से अवगत कराया जाना चाहिए ताकि वे चर्चा के लिए पहले से तैयारी कर सकें।

इसलिए, मासिक बैठक की रिपोर्ट उपस्थित लोगों को कम से कम 2 कार्यदिवस पहले भेज दी जानी चाहिए।

भाग 3

बैठक के बाद अनुवर्ती कार्रवाई—कार्यान्वयन सर्वोपरि है

[प्रस्तावों को स्पष्ट करें और उन्हें जारी करें]

बैठक के सभी प्रस्तावों को स्पष्ट करें, जिनमें विशिष्ट कार्य सामग्री, समय सीमा, अपेक्षित लक्ष्य, परिणाम, जिम्मेदार व्यक्ति और अन्य प्रमुख तत्व शामिल हों, और हस्ताक्षर पुष्टि के लिए प्रभारी कंपनी प्रमुख को प्रस्तुत करें।

[ट्रैकिंग और समन्वय]

गुणवत्ता विभाग को समस्या निवारण की प्रक्रिया पर लगातार नज़र रखनी चाहिए और प्रगति की समय पर जानकारी प्राप्त करनी चाहिए। कार्यान्वयन के दौरान उत्पन्न होने वाली विभिन्न समस्याओं के लिए सक्रिय रूप से प्रतिक्रिया दें, संवाद करें और समन्वय स्थापित करें ताकि आगे के कार्य की सुचारू प्रगति के लिए बाधाओं को दूर किया जा सके।