Bölüm 1
Toplantı Öncesi Hazırlık—Kapsamlı Hazırlık Başarının Yarısıdır
[Önceki Çalışmaların Tamamlanmasının Gözden Geçirilmesi]
Önceki toplantı tutanaklarında yer alan ve son teslim tarihine ulaşmış olan eylem maddelerinin tamamlanma durumunu ve etkinliğini kontrol edin. Herhangi bir çözüm çalışması tamamlanmamışsa, tamamlanmama nedenlerini araştırın ve analiz edin.
[Tam Kalite Göstergesi İstatistikleri]
Dönem boyunca ilk geçiş verimliliği, kalite kaybı oranı, hurda kaybı oranı, yeniden işleme/onarım oranları ve sıfır kilometre arızaları gibi iç ve dış kalite göstergelerini toplayın ve analiz edin.
[Dönem Boyunca Meydana Gelen Kalite Olaylarını Analiz Edin]
Ürün kalitesi sorunlarını birim, ürün ve pazar bazında sınıflandırın. Bu, fotoğraf çekmeyi, ayrıntıları kaydetmeyi ve kök neden analizini yapmayı içerir. Kalite sorunlarının yerini ve oluşumunu gösteren, nedenlerini analiz eden ve düzeltici önlemler formüle eden bir PowerPoint sunumu oluşturun.
[Toplantı Konularını Önceden Netleştirin]
Toplantıdan önce, kalite departmanı yöneticisi görüşülecek ve çözüme kavuşturulacak konuları belirlemelidir. Kalite yönetim personeli, ilgili birimlere ve katılımcılara toplantıyla ilgili materyalleri önceden dağıtmalıdır. Bu, onların görüşülecek konuları önceden anlamalarını ve değerlendirmelerini sağlayarak toplantı verimliliğini artırır.
[Şirket Üst Düzey Yöneticilerini Katılmaya Davet Edin]
Görüşülecek önemli konuların ciddi anlaşmazlıklara yol açması ve uzlaşmaya varılmasını zorlaştırması muhtemel ise, ancak görüşme sonuçları iş kalitesini büyük ölçüde etkileyecekse, fikirlerinizi önceden üst düzey yöneticilerle paylaşın. Onların onayını alın ve toplantıya katılmaya davet edin.
Liderlerin toplantıya katılması, toplantının yönünü kolayca belirleyebilir. Fikirleriniz liderler tarafından zaten onaylandığı için, toplantının nihai sonucu beklediğiniz sonuç olacaktır.
Bölüm 2
Toplantı Sırasında Uygulama—Etkin Kontrol Anahtar Unsurlardır
[Devam Durumunu Anlamak İçin Giriş Yapın]
Bir kayıt formu yazdırın ve katılımcılardan kayıt yaptırmalarını isteyin. Kayıt yaptırmanın amaçları şunlardır:
1. Sahadaki katılımı kontrol etmek ve kimin devamsız olduğunu açıkça belirtmek;
2. İlgili değerlendirme sistemleri varsa, bunlara ilişkin değerlendirmeler için temel oluşturmak ve böylece diğer departmanların kalite toplantılarına olan ilgisini artırmak;
3. Toplantı sorumlularının kayıt altına alınmasını kolaylaştırmak. Diğer departmanlar daha sonra çözüm konularını uygulamadığında veya bilgisizlik iddiasında bulunduğunda, toplantı imza listesi güçlü bir kanıt niteliği taşır.
[Önceki Çalışmalara İlişkin Rapor]
İlk olarak, tamamlanmamış maddeler ve nedenleri ile cezai durumlar da dahil olmak üzere, önceki çalışmaların tamamlanma durumu ve kalitesi hakkında rapor verin. Önceki toplantı kararlarının uygulanması ve kalite göstergelerinin tamamlanması hakkında rapor verin.
[Güncel Çalışma İçeriğini Tartışın]
Moderatörün kontrolü elinde bulundurması gerektiğini unutmayın.sıkı sıkı tutmakToplantı boyunca konuşma süresi, ilerleyiş ve tema takip edilmelidir. Toplantı temasıyla tutarsız içerik durdurulmalıdır.
Ayrıca, soğuk ortamların önüne geçmek için herkesin önemli tartışma konularında konuşmasını sağlayın.
[Toplantı Kayıt Görevlilerini Ayarlayın]
Toplantı sırasında her birimin konuşmalarının ana içeriğini ve toplantı karar maddelerini kaydetmekle görevli toplantı kayıt personeli belirleyin (bu çalışma çok önemlidir, çünkü toplantının amacı aslında kararlar oluşturmaktır).
[Sorunları Tespit Etme Yöntemleri]
Tespit edilen kalite sorunları için, kalite departmanı sorunları niteliklerine göre ABC olarak sınıflandırarak bir “Kalite Sorun Defteri” (form) oluşturmalı ve sorunları kaydetmelidir.
Kalite departmanı, A ve B sınıfı sorunların takibine odaklanmalı ve sorun çözme ilerlemesini yansıtmak için renk yönetimini kullanmalıdır. Aylık kalite toplantısında, çeşitli sorunların eklenmesi ve kapatılması da dahil olmak üzere, aylık, üç aylık ve yıllık periyodik raporlama ve inceleme yapılmalıdır (C sınıfı sorunlar gözlem maddesi olarak ele alınabilir).
1. Kalite Sorunu Sınıflandırma Standartları:
A Sınıfı–Üretim hataları, tekrarlayan kusurlar, yönetmeliklere aykırı hareket etme veya kurallara aykırı işlem yapma gibi insan faktörlerinden kaynaklanan kalite sorunları.
B Sınıfı–Tasarım veya süreç gibi teknik faktörlerden kaynaklanan kalite sorunları, düzenlemelerin eksikliğinden veya kusurlu kurallardan kaynaklanan kalite sorunları, hem teknik faktörlerden hem de yönetimdeki boşluklardan veya zayıf noktalardan kaynaklanan kalite sorunları.
C Sınıfı–İyileştirilmesi gereken diğer sorunlar.
2. Her A ve B sınıfı sorun için, sorun başına bir rapor olmak üzere, "Düzeltici ve Önleyici Eylem Rapor Formu" (8D raporu) oluşturulmalı ve böylece sorun-karşı önlem-takip (PDCA) kapalı döngüsü sağlanmalıdır. Karşı önlemler kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli çözümleri içermelidir.
Aylık kalite toplantısında, planın uygulanıp uygulanmadığına dair raporlamaya ve uygulama etkilerinin değerlendirilmesine odaklanılmalıdır.
3. A sınıfı ve bazı B sınıfı sorunların düzeltme çalışmaları için proje tabanlı yönetim yöntemleri kullanılmalı, özel proje ekipleri oluşturulmalı ve sorunlar projeleştirilmelidir.
4. Tüm kalite sorunlarının çözümü, nihayetinde uzun vadeli bir mekanizma haline gelen, somutlaştırılmış bir çıktı veya dönüşümle sonuçlanmalıdır. Bu, çizim veya tasarım değişikliklerini, süreç parametre değişikliklerini ve işletme standartlarının iyileştirilmesini içerir ancak bunlarla sınırlı değildir.
5. Aylık kalite toplantısında kalite sorunları ve çözümdeki gelişmeler hakkında rapor verilmelidir, ancak aylık kalite toplantısı sorunların çözümü için bir kaldıraç veya bağımlılık haline getirilmemelidir.
Tespit edilen her kalite sorunu için, kalite departmanı ilgili departmanları bir araya getirerek özel toplantılar düzenlemeli, sorunları görüşerek "Düzeltici ve Önleyici Eylem Rapor Formu" oluşturmalı ve günlük takip sürecinde çözümler üretmelidir.
6. Henüz kesin çözüm bulunamamış bazı sorunlar aylık kalite toplantısında ele alınabilir, ancak ilgili departmanlar önceden bilgilendirilmelidir ki tartışmaya hazırlık yapabilsinler.
Bu nedenle, aylık toplantı raporu katılımcılara en az 2 iş günü önceden gönderilmelidir.
Bölüm 3
Toplantı Sonrası Takip—Uygulama Temeldir
[Kararları Açıklığa Kavuşturun ve Yayınlayın]
Toplantı kararlarının tümünü, iş içeriği, zaman dilimleri, beklenen hedefler, teslim edilecek sonuçlar, sorumlu kişiler ve diğer önemli unsurlar dahil olmak üzere netleştirin ve imza onayı için sorumlu şirket yöneticisine gönderin.
[Takip ve Koordinasyon]
Kalite departmanının, çözüm süreçlerinin uygulanmasını sürekli olarak takip etmesi ve ilerlemeyi zamanında kavraması gerekmektedir. Uygulama sırasında ortaya çıkan çeşitli sorunlar için aktif olarak geri bildirim sağlamalı, iletişim kurmalı ve koordinasyon sağlamalıdır; böylece sonraki çalışmaların sorunsuz ilerlemesi için engeller ortadan kaldırılmalıdır.
Yayın tarihi: 07-11-2025