Bölüm 1
Toplantı Öncesi Hazırlık - Kapsamlı Hazırlık Başarının Yarısıdır
[Önceki Çalışmanın Tamamlanmasının Gözden Geçirilmesi]
Önceki toplantı tutanaklarında yer alan ve son teslim tarihine ulaşan eylem maddelerinin tamamlanıp tamamlanmadığını, hem tamamlanma durumuna hem de etkinliğine odaklanarak kontrol edin. Herhangi bir çözüm çalışması tamamlanmamışsa, tamamlanmama nedenlerini araştırın ve analiz edin.
[Tam Kalite Göstergesi İstatistikleri]
Döneme ait ilk geçiş verimi, kalite kayıp oranı, hurda kayıp oranı, yeniden işleme/onarım oranları ve sıfır kilometre arızaları gibi iç ve dış kalite göstergelerini toplayın ve analiz edin.
[Dönem İçindeki Kalite Olaylarını Analiz Edin]
Ürün kalite sorunlarını birim, ürün ve pazar bazında kategorilere ayırın. Bu, fotoğraf çekmeyi, ayrıntıları kaydetmeyi ve kök neden analizi yapmayı içerir. Kalite sorunlarının yerini ve olgularını gösteren, nedenlerini analiz eden ve düzeltici önlemler formüle eden bir PPT sunumu oluşturun.
[Toplantı Konularını Önceden Netleştirin]
Toplantı öncesinde, kalite departmanı yöneticisi tartışma ve çözüm konularını belirlemelidir. Kalite yönetim personeli, ilgili toplantı materyallerini ilgili birimlere ve katılımcılara önceden dağıtmalıdır. Bu, toplantı konularını önceden anlayıp değerlendirmelerini sağlayarak toplantı verimliliğini artırır.
[Üst Düzey Şirket Liderlerini Katılmaya Davet Edin]
Tartışılacak önemli konuların önemli bir anlaşmazlığa yol açması ve fikir birliğine varılmasını zorlaştırması muhtemelse, ancak tartışma sonuçları işin kalitesini büyük ölçüde etkileyecekse, fikirlerinizi önceden üst düzey yöneticilerle paylaşın. Onaylarını alın ve toplantıya katılmaya davet edin.
Toplantıya liderlerin katılması, toplantının gidişatını kolayca belirleyebilir. Fikirleriniz liderler tarafından onaylandığı için, toplantının nihai kararı beklediğiniz gibi olacaktır.
Bölüm 2
Toplantı Sırasında Uygulama - Etkili Kontrol Anahtardır
[Katılımı Anlamak İçin Oturum Açın]
Bir oturum açma formu yazdırın ve katılımcıların oturum açmasını zorunlu kılın. Oturum açmanın amaçları şunlardır:
1. Sahada katılımı kontrol etmek ve kimlerin devamsız olduğunu açıkça yansıtmak;
2. İlgili değerlendirme sistemleri varsa, ilgili değerlendirmelerin temelini oluşturmak, böylece diğer departmanların da kalite toplantılarına olan ilgisini artırmak;
3. Toplantı sorumlularının kayıt altına alınmasını kolaylaştırmak. Diğer departmanlar daha sonra çözüm konularını uygulamaz veya bilgisizlik iddiasında bulunursa, toplantı imza listesi güçlü bir kanıt görevi görür.
[Önceki Çalışmalar Hakkında Rapor]
Öncelikle, tamamlanmamış kalemler ve nedenleri ile ceza durumları da dahil olmak üzere önceki işlerin tamamlanma durumu ve kalitesi hakkında rapor verin. Önceki toplantı kararlarının uygulanması ve kalite göstergelerinin tamamlanması hakkında rapor verin.
[Mevcut Çalışma İçeriğini Tartışın]
Moderatörün kontrol etmesi vesıkı sıkı tutmakToplantı sırasında konuşma süresi, ilerleme ve tema dikkate alınmalıdır. Toplantı temasıyla uyuşmayan içerikler sonlandırılmalıdır.
Ayrıca herkesin soğuk durumlardan kaçınmak için önemli tartışma konuları hakkında konuşmasını sağlayın.
[Toplantı Kayıt Personelini Düzenleyin]
Toplantı sırasında her birimin konuşmalarının ana içeriğini ve toplantı karar maddelerini kaydetmek üzere toplantı kayıt personeli belirleyin (bu çalışma çok önemlidir, çünkü toplantının amacı aslında kararlar oluşturmaktır).
[Problemleri Keşfetme Yöntemleri]
Tespit edilen kalite sorunları için kalite birimi, sorunları niteliklerine göre ABC olarak derecelendirerek bir “Kalite Sorun Defteri” (formu) oluşturmalı ve sorunları kayıt altına almalıdır.
Kalite departmanı, A ve B sınıfı sorunları takip etmeye odaklanmalı ve sorun çözme ilerlemesini yansıtmak için renk yönetimini kullanmalıdır. Aylık kalite toplantısında, çeşitli sorunların eklenmesi ve kapatılması da dahil olmak üzere, ay, çeyrek ve yıl bazında periyodik raporlama ve inceleme gerçekleştirin (C sınıfı sorunlar gözlem öğeleri olarak yönetilebilir).
1. Kalite Sorunu Sınıflandırma Standartları:
A Sınıfı–Toplu iş kazaları, tekrarlanan hatalar, yönetmelik ihlali veya kurallara aykırı çalışma gibi insan faktöründen kaynaklanan kalite sorunları.
B Sınıfı–Tasarım veya süreç gibi teknik faktörlerden kaynaklanan kalite sorunları, düzenleme eksikliğinden veya kusurlu kurallardan kaynaklanan kalite sorunları, hem teknik faktörlerden hem de yönetim açıklarından veya zayıf halkalardan kaynaklanan kalite sorunları.
C Sınıfı–İyileştirilmesi gereken diğer sorunlar.
2. Her A ve B sınıfı sorun için bir "Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Rapor Formu" (8D raporu) bulunmalı ve sorun başına bir rapor oluşturularak, sorun-karşı önlem-takip veya PDCA kapalı döngüsü oluşturulmalıdır. Karşı önlemler, kısa vadeli, orta vadeli ve uzun vadeli çözümler içermelidir.
Aylık kalite toplantısında, planın uygulanıp uygulanmadığının raporlanmasına ve uygulama etkilerinin değerlendirilmesine odaklanılır.
3. A sınıfı ve bazı B sınıfı problemlerin düzeltme çalışmaları için proje bazlı yönetim yöntemlerini kullanın, özel proje ekipleri kurun ve problemleri projelendirin.
4. Tüm kalite sorunlarının çözümü, nihayetinde somut bir çıktı veya dönüşüme sahip olmalı ve uzun vadeli bir mekanizma haline gelmelidir. Bu, çizim veya tasarım değişiklikleri, proses parametresi değişiklikleri ve işletme standartlarının iyileştirilmesini içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir.
5. Kalite aylık toplantısı, kalite sorunlarını ve çözüm ilerlemesini raporlamalı ancak kalite aylık toplantısını sorunların çözümü için bir kaldıraç veya bağımlılık haline getirmemelidir.
Kalite departmanı, tespit edilen her kalite sorunu için ilgili departmanları organize ederek özel toplantılar düzenlemeli, sorunları tartışıp günlük takipte sorunları çözecek bir “Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Rapor Formu” oluşturmalıdır.
6. Kapalı devre çözümleri oluşturulamamış bazı sorunlar için kalite aylık toplantısında görüşülebilir, ancak ilgili birimlere konuyla ilgili bilgilerin önceden bildirilmesi, tartışmaya önceden hazırlanmaları sağlanmalıdır.
Bu nedenle aylık toplantı raporunun katılımcılara en az 2 iş günü öncesinden iletilmesi gerekmektedir.
Bölüm 3
Toplantı Sonrası Takip - Uygulama Temeldir
[Kararları Açıklayın ve Yayınlayın]
Belirli çalışma içeriği, zaman düğümleri, beklenen hedefler, teslimatlar, sorumlu kişiler ve diğer temel unsurlar dahil olmak üzere tüm toplantı kararlarını netleştirin ve imza onayı için sorumlu şirket liderine sunun.
[İzleme ve Koordinasyon]
Kalite departmanının, çözüm konularının uygulama sürecini sürekli olarak takip etmesi ve ilerlemeyi zamanında yakalaması gerekir. Uygulama sırasında ortaya çıkan çeşitli sorunlar için, sonraki işlerin sorunsuz ilerlemesi için engelleri ortadan kaldırmak amacıyla aktif olarak geri bildirim sağlayın, iletişim kurun ve koordinasyon sağlayın.
Gönderim zamanı: 07-11-2025